تصميمات الفواتير وترقيمها في Skyline Nexus ERP

ما الذي ستُعِدّه ولماذا

تتحكم تصميمات الفواتير في شكل فاتورة العميل وما تقوله؛ ويتحكم ترقيم الفواتير في المرجع المطبوع عليها. ويمنح Skyline Nexus ERP كل فرع فاتورة قياسية (Standard) وفاتورة مبسَّطة (Simplified) افتراضياً، لكل منهما نظام ترقيم خاص بها، ويوضح هذا الدليل كيفية مراجعة كليهما وتخصيصهما وتوسيعهما. وضبطهما بشكل صحيح مرة واحدة يعني أن كل فاتورة تحمل الصياغة القانونية الصحيحة وتسلسل أرقام يمكن اختباره بحثاً عن فجوات لاحقاً.

والإعدادان منفصلان لكنهما مترابطان: يحدِّد التصميم كيفية طباعة الفاتورة وصياغتها، ويحدِّد النظام الرقم الذي يظهر عليها، ويختار الفرع أي تصميم وأي نظام يستخدمهما لدرج نقطة البيع الخاص به ولشاشة المبيعات. ويستعرض هذا الدليل بناء نظام، وتخصيص تصميم، وضبط كليهما بشكل صحيح على فرع جديد، ثم يوضح السبب المحاسبي الذي يجعل الفاتورة القياسية والمبسَّطة تختلفان عادة.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى صلاحية إعدادات الفواتير لإضافة الأنظمة والتصميمات أو تعديلها، وصلاحية الفروع لتغيير ما يطبعه الفرع افتراضياً. ويجب أن يكون فرع واحد على الأقل موجوداً بالفعل، لأن كل تصميم ونظام مرتبطان دائماً بفرع. جهِّز الاسم القانوني لمنشأتك، وعنوان الفرع، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وتفاصيل البنك، لأنها تُكتَب مباشرة في التصميم.

يُنشئ Skyline Nexus ERP بالفعل تصميماً قياسياً وآخر مبسَّطاً لكل فرع بمجرد إعداده، مُعبَّأين مسبقاً باسم المنشأة، وعنوان ذلك الفرع، وشعاره، لذا فبالنسبة لمعظم المنشآت يتعلق هذا الدليل بمراجعة ما هو موجود بالفعل وتعديله بدلاً من البدء من صفحة فارغة.

• صلاحية: الوصول إلى إعدادات الفواتير، لإضافة الأنظمة والتصميمات أو تعديلها
• صلاحية: الوصول إلى الفروع، لضبط ما يطبعه الفرع افتراضياً
• فرع واحد على الأقل مُنشأ بالفعل
• الاسم القانوني للمنشأة، وعنوان الفرع، والهاتف، والبريد الإلكتروني، وتفاصيل البنك جاهزة

الخطوة 1: افتح إعدادات الفواتير

اذهب إلى الإعدادات، ثم إعدادات الفواتير (Invoice Settings). يفتح عنصر القائمة الواحد هذا كلاً من أنظمة ترقيم الفواتير وتصميمات الفواتير، بحيث يمكنك من هنا سرد أي منهما أو إضافته أو تعديله. وتُسرَد الأنظمة والتصميمات القائمة مع الفروع التي تستخدمها بالفعل، وهي أسرع طريقة للتحقق مما إذا كان فرع يستخدم تصميمه الخاص أو يشارك تصميماً مع فرع آخر.

الخطوة 2: ابنِ نظام ترقيم فواتير

من إعدادات الفواتير، يفتح إضافة نظام فواتير جديد (Add new invoice scheme) نموذجاً بخيار تنسيق النظام (Scheme Format) يظهر كمعاينة حية: تنسيق فارغ يُطبَع كرقم تسلسلي عادي، أو تنسيق سنوي يطبع السنة الحالية قبل الرقم. ثم تطلب تفاصيل النظام (Scheme Details) اسماً، ونوع ترقيم (Numbering Type) تسلسلي (Sequential) أو عشوائي (Aleatory/Random)، وبادئة (Prefix)، ورقم البدء من (Start from)، وعدد الخانات (Number of digits) من أربع إلى عشر، بمربع اختيار تعيين كافتراضي (Set as default) ومربع معاينة (Preview) خاص به يُظهِر التنسيق النهائي قبل الحفظ.

فمثلاً، تظهر بادئة INV، مع التنسيق السنوي، وأربع خانات، وبدء من 1، بمعاينة INV-2026-0001، ثم INV-2026-0002، وهكذا؛ ويُعاد ضبط التسلسل إلى 0001 حين ينتقل التنسيق السنوي إلى السنة التالية. أما التنسيق الفارغ بالبادئة والخانات نفسها فيسير INV-0001، وINV-0002 دون إعادة ضبط أبداً. ويتوفر الترقيم العشوائي للمنشآت التي تفضِّل عدم الإفصاح عن عدد الفواتير التي أصدرتها، على حساب جعل اكتشاف أي فجوة أصعب.

• تنسيق النظام: رقم تسلسلي فارغ، أو تنسيق سنوي مُصدَّر بالسنة الحالية
• نوع الترقيم: تسلسلي (1، 2، 3...) أو عشوائي
• الاسم، والبادئة، وبدء من، وعدد الخانات (من 4 إلى 10)
• تعيين كافتراضي، ومعاينة حية لتنسيق الرقم النهائي

الخطوة 3: صمِّم تصميم الفاتورة

من إعدادات الفواتير، يبدأ إضافة تصميم فاتورة جديد (Add new invoice layout) باسم تصميم (Layout name) مرتبط بفرع، وخيار تصميم (Design) مُجمَّع حسب الطابعة التي يناسبها: تصميمات حرارية 80 مم أو 58 مم لطابعة إيصالات نقاط البيع، أو تصميمات A4 لطابعة مكتبية عادية. ويقع نص الترويسة فوق زوجَين ثنائيَّي اللغة، لكل منهما مربع إنجليزي ومربع عربي واختصار ترجمة من الإنجليزية إلى العربية: اسم المنشأة، وسطور العنوان والتواصل (Address & contact lines). اكتب الشارع، والرمز البريدي والمدينة، والدولة، ورقم الهاتف في سطور منفصلة ضمن سطور العنوان والتواصل؛ ويُطبَع كل سطر تكتبه كسطر مستقل، ويُعاين مربع يُطبَع كالتالي (Prints as) شكله النهائي بدقة. وتفاصيل البنك، المطبوعة أسفل الفاتورة، تعمل بالطريقة نفسها: عنصر واحد في كل سطر، مثل اسم البنك، ثم الآيبان، ثم رمز BIC أو SWIFT.

وفي الأسفل، يغطي النموذج عنوان الفاتورة (Invoice heading) ولاحقة العنوان (Heading Suffix) للفواتير المدفوعة وغير المدفوعة، وتسمية رقم الفاتورة، وتسميات المجموع الفرعي، والخصم، والضريبة، والإجمالي. ويتيح لك الحقول المُظهَرة في عنوان الفرع (Fields to be shown in location address) تفعيل أو إيقاف اسم المنشأة، واسم الفرع، ورقم الجوال، ورقم بديل، والبريد الإلكتروني، إضافة إلى مفاتيح منفصلة لتفاصيل الضريبة 1 والضريبة 2. ويُكمِل إظهار شعار الفاتورة، وإظهار الباركود، ولون التمييز، ونص التذييل المظهر النهائي، ويحدِّد تعيين كافتراضي أي تصميم من ذلك النوع يرجع إليه الفرع. ويُصدِّر تصميم منشأة خليجية الفاتورة بعبارة فاتورة ضريبية بمقابلها العربي؛ وتطبع كل منشأة المبلغ كتابة بعملتها الخاصة.

• اسم التصميم والفرع، وتصميم مُجمَّع حسب الطابعة (حراري لنقاط البيع، وA4 للمكتب)
• اسم المنشأة وسطور العنوان والتواصل، كل منهما بمربع إنجليزي وعربي مع معاينة يُطبَع كالتالي
• تفاصيل البنك، عنصر واحد في كل سطر، مطبوعة أسفل الفاتورة
• عنوان الفاتورة، ولاحقتا المدفوع/غير المدفوع، وتسميات المجموع الفرعي، والخصم، والضريبة، والإجمالي
• الحقول المُظهَرة في عنوان الفرع: اسم المنشأة، واسم الفرع، وأرقام الهاتف، والبريد الإلكتروني، وتفاصيل الضريبة
• الشعار، والباركود، ولون التمييز، ونص التذييل، وتعيين كافتراضي

الخطوة 4: اختر ما يحصل عليه الفرع الجديد

في الإعدادات، الفروع، إضافة فرع جديد، تطلب كتلة الفوترة والتسعير (Invoice & Pricing) أولاً نظام الفاتورة لنقطة البيع (Invoice scheme for POS) ونظام الفاتورة للبيع (Invoice scheme for sale)، المختارَين من الأنظمة التي بنيتها في الخطوة 2. ثم تعرض تصميمات الفواتير لهذا الفرع (Invoice layouts for this location) خيار إنشاء تصميمه الخاص: قياسي + مبسَّط (Create its own: Standard + Simplified)، وهو الافتراضي الموصى به، الذي يُسمّي تصميمَين جديدَين باسم المنشأة وهذا الفرع ويملأ الترويسة بعنوان هذا الفرع الخاص، أو استخدام تصميمات قائمة (Use existing layouts)، الذي يُعيد استخدام تصميمات بُنِيت بالفعل لفرع آخر. ويُظهِر اختيار إنشاء تصميمه الخاص خيار يطبع افتراضياً (Prints by default)، مضبوطاً على فاتورة قياسية (بين الشركات) أو فاتورة مبسَّطة (للمستهلك).

ويُظهِر اختيار استخدام تصميمات قائمة بدلاً من ذلك مُحدِّدَين، تصميم الفاتورة لنقطة البيع (فاتورة مبسَّطة) وتصميم الفاتورة للبيع (فاتورة قياسية)، بحيث يمكنك توجيه هذا الفرع إلى تصميمات مستخدَمة بالفعل في مكان آخر. استخدم إنشاء تصميمه الخاص لفرع منفصل فعلاً بعنوانه الخاص؛ واحتفظ باستخدام تصميمات قائمة لشيء مثل درج ثانٍ في المحل نفسه ينبغي أن يطبع فاتورة مطابقة للدرج الرئيسي.

أي شاشة تطبع أي تصميم

ما يطبعه خيار يطبع افتراضياً الخاص بالفرع، أو تصميم نقطة البيع المُختار، هو ما تطبعه عملية بيع من نقطة البيع. أما شاشة المبيعات، المستخدَمة للفواتير الصادرة خارج الدرج، فتطبع دائماً التصميم القياسي بغض النظر عن افتراضي الفرع عند نقطة البيع. وعملياً، يطبع درج المحل عادة إيصالات مبسَّطة للعملاء العابرين بينما تصدر فاتورة من شاشة المبيعات لعميل حساب دائماً كفاتورة قياسية كاملة.

ما الذي يُرحِّله كل نوع فاتورة إلى دفتر الأستاذ

لا يُنشئ التصميم ولا نظام الترقيم نفسه أي قيد يومية؛ فهما يحدِّدان فقط شكل المستند والرقم الذي يحمله. والذي يختلف هو نوع البيع الذي يُستخدَم له كل نوع فاتورة عادة، وهذا فعلاً يغيِّر الترحيل. فالفاتورة القياسية تمثِّل عادة بيعاً آجلاً لعميل حساب، يُرحَّل إلى الذمم المدينة حتى يُدفَع؛ والفاتورة المبسَّطة تمثِّل عادة بيعاً نقدياً أو بالبطاقة فورياً، يُرحَّل مباشرة إلى حساب نقد أو بنك.

يُصدِر فرع لوازم مكتبية هولندي فاتورة قياسية بمبلغ 2,000 EUR ثمن كراسٍ زائد ضريبة قيمة مضافة 21%، أي 420 EUR، لعميل شركات بشروط 30 يوماً، ويُخفِّض المخزون بصورة منفصلة بتكلفته البالغة 1,100 EUR. وفي فترة بعد الظهر نفسها يُصدِر إيصالاً مبسَّطاً بمبلغ 50 EUR ثمن قرطاسية مدفوعة فوراً بالبطاقة، زائد ضريبة قيمة مضافة 21%، أي 10.50 EUR.

• فاتورة قياسية، بيع حساب 30 يوماً: مدين الذمم المدينة 2,420 / دائن الإيراد 2,000 / دائن ضريبة القيمة المضافة المخرجات 420
• البيع نفسه، تكلفة البضاعة المباعة: مدين تكلفة البضاعة المباعة 1,100 / دائن المخزون 1,100
• فاتورة مبسَّطة، مدفوعة فوراً بالبطاقة: مدين مقاصة المبيعات النقدية 60.50 / دائن الإيراد 50.00 / دائن ضريبة القيمة المضافة المخرجات 10.50
• يتوازن كلا القيدين بمفرده؛ ولا يختلف بين نوعَي الفاتورة سوى حساب التسوية وتوقيتها

أخطاء شائعة وكيفية إصلاحها

تُلاحَظ معظم مشكلات تصميم الفاتورة عند أول فاتورة مطبوعة، وجميعها سريعة الإصلاح من الشاشتين نفسيهما اللتين يغطيهما هذا الدليل.

• اختيار استخدام تصميمات قائمة لعنوان جديد فعلاً: تطبع الفواتير عنوان فرع خاطئ؛ بدِّل إلى إنشاء تصميمه الخاص وأعِد حفظ الفرع
• كتابة العنوان كله في سطر واحد ضمن سطور العنوان والتواصل: يُطبَع كسطر متصل واحد؛ اضغط Enter بين الشارع، والرمز البريدي والمدينة، ورقم الهاتف
• إعادة استخدام البادئة نفسها في أنظمة فرعَين: تتداخل تسلسلاتهما ويصبح اختبار أي فجوة مستحيلاً؛ امنح كل فرع بادئته الخاصة
• افتراض أن شاشة المبيعات تتبع افتراضي نقطة البيع للفرع: تطبع دائماً قياسياً، فلا يتلقى عميل الحساب أبداً تصميماً مبسَّطاً من تلك الشاشة
• ترك المربع العربي فارغاً في اسم المنشأة أو سطور العنوان والتواصل لفرع خليجي: يُطبَع الجانب العربي من الترويسة فارغاً؛ املأ أو ترجِم كلا المربعَين
• نسيان تفعيل تعيين كافتراضي بعد إضافة تصميم ثانٍ من النوع نفسه: يستمر استخدام التصميم الأقدم حتى يُختار افتراضي جديد

التقارير والأدلة ذات الصلة

بعد ضبط التصميمات والأنظمة، من الأفضل مراجعة الفواتير نفسها من شاشة المبيعات، حيث تسرد كل فاتورة صادرة رقمها وتصميمها، ومن تقرير التحقق من البيانات في السلطة المالية، الذي يقارن ميزان المراجعة ومعاملات دفتر الأستاذ العام ومعاملات نقاط البيع لاكتشاف ترحيل لم يصل قط إلى دفتر الأستاذ. وتغطي أدلتنا عن كيفية تسجيل عملية بيع، وعن المحاسبة متعددة الفروع، وعن عروض الأسعار وفواتير المبيعات والمرتجعات المستندات التي تُطبَع عليها هذه التصميمات والأرقام.