التسوية البنكية في Skyline Nexus ERP

التسوية البنكية في نظام محاسبي: باختصار

التسوية البنكية في نظام تخطيط موارد المؤسسات هي عملية استيراد كشف الحساب البنكي، ومطابقة كل سطر فيه بدفعة أو مقبوض مُسجَّل مسبقًا في الدفاتر، وتفسير أو ترحيل ما يتبقى، إلى أن يتساوى الرصيد الدفتري المُسوَّى مع رصيد كشف الحساب. وتكتسب أهميتها من أن النقدية هي الرصيد الأكثر عرضة للخطأ والاحتيال، ومن أن النظام الذي يتولى المطابقة يترك للأشخاص مهمة التحقيق في الاستثناءات بدلًا من تدقيق كل سطر يدويًا.

هذا الدليل رفيق عملي لدليلنا عن التسوية البنكية خطوة بخطوة، الذي يشرح الطريقة بمثال ورقي كامل. أما التركيز هنا فعلى سير العمل في Skyline Nexus ERP: أين تقيم الحسابات البنكية، وكيف تُبدأ التسوية وتُستورد وتُطابق وتُنهى، وأي البنود يحتاج إلى قيد في دفتر الأستاذ، وكيفية مراجعة النتيجة.

أين تقيم الحسابات البنكية: الخزينة ودليل الحسابات

تقع الأعمال البنكية في Skyline Nexus ERP ضمن وحدة الخزينة، تحت قسم حوكمة الخزينة ومركز التحكم. وتشمل الخزينة المقبوضات، وسندات الدفع، وسندات الرواتب، والإشعارات الدائنة، والشيكات (الشيكات المستلمة، والشيكات الصادرة، وإدارة الشيكات المؤجلة، ودفاتر الشيكات)، والتحويلات، والعهدة النقدية، والسلف النقدية، ومطالبات المصروفات، والحسابات البنكية، والتسوية البنكية، والاستيراد الذكي، ومعالجة المدفوعات واعتمادها، مع تقارير مثل المركز النقدي اليومي، وملخص الأرصدة البنكية، وتقرير التسوية.

تُزامَن كل حساب بنكي في الخزينة مع دليل الحسابات من مسار السلطة المالية، الإعدادات، مزامنة الحساب البنكي، الذي يربطه بحساب بنكي في دفتر الأستاذ. ويُحذّر ميزان المراجعة عندما يكون حساب خزينة بنكي غير مُزامَن. تحقق من هذا التحذير أولًا: فالتسوية على حساب بنكي غير مرتبط بحسابه في دفتر الأستاذ تُثبت سجل الخزينة فقط، لا الميزانية العمومية.

قبل أن تبدأ: التحضير الذي يوفر الوقت

معظم الجهد المبذول في التسوية سببه معاملات كان ينبغي تسجيلها قبل بدئها. وتسجيلها أولًا يحوّل التسوية إلى قائمة قصيرة من فروق التوقيت الحقيقية فقط.

• تسجيل وترحيل جميع مقبوضات العملاء ومدفوعات الموردين للفترة
• إدخال الشيكات الصادرة والمستلمة في سجلات الشيكات، مع الشيكات المؤجلة في إدارة الشيكات المؤجلة
• إدخال التحويلات بين حسابات الشركة نفسها كتحويلات، بطرفيها معًا
• تسجيل تسويات البطاقات وبوابات الدفع، بما في ذلك رسومها
• تنزيل كشف الحساب البنكي للفترة بصيغة CSV أو TXT أو XLSX أو XLS
• مراجعة تسوية الشهر الماضي وحصر بنودها المعلقة

بدء التسوية

توجّه إلى الخزينة، التسوية البنكية، تسوية جديدة. ويطلب منك نموذج بدء التسوية اختيار الحساب، وتحديد من تاريخ وإلى تاريخ، وتاريخ كشف الحساب، ورقمًا مرجعيًا لكشف الحساب مثل رقم الكشف، والرصيد الختامي لكشف الحساب تمامًا كما هو مطبوع عليه، مع ملاحظات اختيارية. وتُظهر لوحة جانبية الرصيد الدفتري وآخر تسوية للحساب، وهو ما يوضح لك فورًا مدى الفارق بين الدفاتر والبنك وأين انتهت التسوية السابقة.

ابدأ دائمًا من التاريخ التالي لآخر تسوية. فالفجوة بين التسويات تترك معاملات لم تُطابَق قط، والتداخل يُطابق المعاملة نفسها مرتين. وتتبع إرشادات كيفية التسوية الظاهرة على الشاشة الترتيب نفسه: اختيار الحساب والتواريخ، وإدخال الرصيد الختامي لكشف الحساب، ثم المطابقة وتعليم البنود كمُسوَّاة، ثم إضافة التسويات للوصول إلى فرق صفري.

استيراد كشف الحساب والمطابقة التلقائية

بدلًا من إدخال سطور كشف الحساب يدويًا، استورد الملف. وتقبل شاشة الاستيراد ملفات CSV وTXT وXLSX وXLS بحجم يصل إلى 10 ميغابايت، وتُطابق شاشة المطابقة التلقائية سطور كشف الحساب بقيود الدفاتر. وتُنهي المطابقة حسب المبلغ والتاريخ معظم المقبوضات والمدفوعات الروتينية. أما الأدوات المتبقية فتتعامل مع الحالات الصعبة: اكتشاف التكرار عند استيراد كشف الحساب مرتين أو إدخال دفعة مرتين، ودمج البنود عندما يغطي سطر بنكي واحد عدة قيود دفترية، والتحديث أو الإلغاء الجماعي للبنود، والتحقق من المعاملات الجديدة المُدخلة في الدفاتر بعد بدء التسوية.

راجع المطابقات التلقائية قبل قبولها. فدفعتان بالمبلغ نفسه في اليوم نفسه لموردين مختلفين قد تُقرنان بالعكس، وهو ما لا يُغيّر الرصيد لكنه يُضلل أي شخص يعتمد لاحقًا على تلك المطابقة.

التعامل مع البنود غير المُطابَقة

ما يتبقى بعد المطابقة يقع في ثلاث مجموعات، وتُعامَل كل واحدة بطريقة مختلفة. البنود الموجودة في الدفاتر ولم تظهر بعد في كشف الحساب، مثل الإيداعات المعلقة في الطريق والشيكات غير المصروفة، تُعلَّم كبنود معلقة: فهي فروق توقيت وستُصفَّى في كشف لاحق. والبنود الموجودة في كشف الحساب ولم تظهر في الدفاتر، مثل الرسوم البنكية والفوائد والخصم المباشر، هي معاملات حقيقية لم تسجلها المنشأة بعد. أما البنود الظاهرة في الجانبين بمبالغ مختلفة فهي أخطاء في أحد الجانبين.

طابق البنود واحدًا تلو الآخر بمفتاح التبديل، وعلّم البنود المعلقة، وحدّث رصيد كشف الحساب أو أعد احتساب الرصيد الدفتري كلما حُلّت البنود. وعندما يصبح الفرق صفرًا، تكتمل التسوية ويمكن طباعتها للحفظ في الملف.

تسويات التسوية البنكية وقيود دفتر الأستاذ

تتيح لك شاشة التسوية إضافة سطور تسوية وحذفها، وهي تُفسّر الفروق داخل التسوية فقط. وتعامل معها على هذا الأساس بالضبط: سجل يثبت أن الفرق مفهوم. أما دفتر الأستاذ نفسه فيُحدَّث من خلال المسارات المعتادة، بحيث يحمل الحساب البنكي في ميزان المراجعة الرقم الصحيح. وتُسجَّل الرسوم البنكية ورسوم البطاقات كمصروفات أو سند دفع، وتُسجَّل الفوائد المقبوضة عبر مقبوض أو قيد يومية، ويُسجَّل التحويل المباشر من العميل كدفعة عميل مقابل الفاتورة التي تُسوّيها.

وتسجيل هذه البنود بشكل صحيح له أثر يتجاوز البنك. فتحويل عميل يُسجَّل كتسوية عامة يُبقي الفاتورة مفتوحة في تقرير أعمار ذمم العملاء؛ أما إذا سُجِّل كدفعة، فإنه يُسوّي الفاتورة وكشف حساب العميل. والرسم المُسجَّل كمصروف ضمن الفئة الصحيحة يظهر في مكانه الصحيح في قائمة الدخل.

مثال تطبيقي: تسوية نهاية الشهر

يُسوّي تاجر جملة فرنسي حسابه الرئيسي باليورو عن شهر أبريل. الرصيد الختامي لكشف الحساب 48,250 EUR، والرصيد الدفتري الظاهر في اللوحة الجانبية 46,910 EUR. وبعد الاستيراد والمطابقة التلقائية، تبقى خمسة بنود: مقبوض من عميل بقيمة 2,050 أُودع في 30 أبريل وقيّده البنك في 2 مايو؛ وشيك مورد رقم 318 بقيمة 3,600 لم يُصرف بعد؛ ورسوم بنكية بقيمة 45؛ ورسوم مُحصِّل بطاقات بقيمة 185 خُصمت من تسوية؛ وفوائد مقبوضة بقيمة 20.

يُعلَّم الإيداع والشيك كبندين معلقين. وتُسجَّل الرسوم والعمولة والفوائد في الدفاتر، ما ينقل الرصيد الدفتري من 46,910 إلى 46,910 ناقص 45، ناقص 185، زائد 20، أي 46,700 EUR. وفي جانب البنك، 48,250 زائد الإيداع المعلق في الطريق 2,050 ناقص الشيك غير المصروف 3,600 يساوي أيضًا 46,700 EUR. والفرق صفر، ورقم 46,700 هو رقم النقدية الذي ينتمي إلى الميزانية العمومية.

• مدين الرسوم البنكية 45 / دائن البنك 45
• مدين رسوم معالجة البطاقات 185 / دائن البنك 185
• مدين البنك 20 / دائن إيرادات الفوائد 20
• الرصيد الدفتري المُعدَّل: 46,910 - 45 - 185 + 20 = 46,700
• رصيد كشف الحساب المُعدَّل: 48,250 + 2,050 - 3,600 = 46,700
• البنود المعلقة المُرحَّلة إلى مايو: الإيداع 2,050، والشيك 318 بقيمة 3,600

الشيكات والشيكات المؤجلة وتسويات البطاقات

الشيكات هي سبب معظم بنود التسوية طويلة الأمد، ولهذا تحتفظ الخزينة بسجلات الشيكات المستلمة والشيكات الصادرة ودفاتر الشيكات، وبإدارة الشيكات المؤجلة للشيكات المؤجلة. والشيك المؤجل المستلم من عميل ليس نقدية حتى يحل تاريخه ويُصرف؛ فأبقه في السجل لا في الرصيد البنكي حتى يُودَع فعليًا، حتى لا يصبح بندًا في التسوية أبدًا. وراجع سجل الشيكات الصادرة في نهاية كل شهر بحثًا عن شيكات أقدم من فترة الصلاحية المحلية لديك، والتي عادة ما تحتاج إلى إلغائها من الدفاتر بدلًا من ترحيلها إلى ما لا نهاية.

تصل تسويات البطاقات وبوابات الدفع صافية بعد خصم الرسوم، وغالبًا على دفعات بعد أيام من عملية البيع. والمعالجة السليمة هي تسجيل المتحصلات الإجمالية عبر طريقة الدفع الخاصة بالموقع وحسابها الافتراضي، الذي يكون عادة حساب تسوية وسيط، ثم تسجيل الرسم عند وصول التسوية، بحيث يطابق مبلغ التسوية سطرًا واحدًا في كشف الحساب ويعود حساب التسوية الوسيط إلى الصفر.

التحويلات بين حساباتك الخاصة

الأموال المنقولة بين حسابين بنكيين للشركة نفسها تظهر في كشفي حساب، وغالبًا في يومين مختلفين: السحب من حساب اليوم والإيداع في الحساب الآخر غدًا أو لاحقًا. وإذا سُجِّلت كقيدين منفصلين، فإنها تُنتج بندين في التسوية، وعند نهاية شهر تقع بين التاريخين، نقدية تبدو وكأنها اختفت. أما إذا سُجِّلت كتحويل واحد في الخزينة، بطرفيه معًا، فإنها تُطابَق مرة واحدة في كل حساب ويصبح فرق التوقيت واضحًا.

سوِّ جميع حسابات الشركة إلى التاريخ نفسه، وسوِّها معًا عندما تكون التحويلات متكررة. وعند نهاية السنة، يُدقق المراجعون تحديدًا في التحويلات التي تغادر حسابًا قبل نهاية السنة وتصل إلى حساب آخر بعدها، لأن تسجيل المقبوض مبكرًا والمدفوع متأخرًا يجعل النقدية تبدو أعلى مما هي عليه. والتحويل الذي يبقى معلقًا عبر نهاية شهر يجب أن تُفسّره تواريخه، وأن يُصفّى خلال أيام عمل قليلة.

قراءة التسوية بحثًا عن مؤشرات الخطر

قد تُخفي التسوية ذات الفرق الصفري مشكلات رغم كل شيء، لأن الخطر يكمن في البنود المعلقة لا في الرقم النهائي. وينبغي أن يقرأ المراجع قائمة البنود المعلقة بالعناية نفسها التي يقرأ بها النتيجة، ويطلب أدلة على أي بند لا يُصفَّى في الكشف التالي. ومؤشرات الخطر أدناه هي ما يختبره المدققون الخارجيون، وتنطبق على أي منشأة بصرف النظر عن حجمها.

• إيداعات معلقة في الطريق لأكثر من ثلاثة أيام عمل، وهو مؤشر محتمل على المناورة المحاسبية أو مقبوضات وهمية
• شيكات صادرة قبيل نهاية الشهر مباشرة ولم تُصرف لأسابيع، وقد تكون لم تُرسل أصلًا
• البند المعلق نفسه مُرحَّل دون تغيير لعدة أشهر
• تسويات بمبالغ مستديرة دون مستند مؤيد
• مقبوضات أو مدفوعات مُسجَّلة في الدفاتر دون نظير لها في أي كشف حساب
• تسويات تُنجز متأخرة، أو يُعدّها ويراجعها الشخص نفسه

المراجعة والأدلة والتكرار

اطبع التسوية المكتملة واحفظها مع كشف الحساب. ويتحقق المراجع، الذي ينبغي ألا يكون الشخص الذي يسجل المدفوعات، من أربعة أمور: أن الرصيد الختامي لكشف الحساب يطابق الكشف نفسه، وأن التسوية تبدأ من حيث انتهت آخر تسوية، وأن كل بند معلق حديث ومحدد، وأنه لم يُفرض شيء بتسوية غير مُفسَّرة. ويمنح تقرير التسوية وملخص الأرصدة البنكية في الخزينة نظرة عامة عبر جميع الحسابات.

سوِّ الحسابات شهريًا على الأقل، وأسبوعيًا أو يوميًا للحسابات ذات الحركة الكثيفة من البطاقات أو بوابات الدفع؛ فالفروق الصغيرة الحديثة أسهل بكثير في تفسيرها. ويشرح دليلنا عن الضوابط المالية التي تحتاجها المنشأة الصغيرة فعليًا، ودليلنا عن الأدوار والصلاحيات والفصل بين المهام في Skyline Nexus ERP، كيفية توزيع مهام التسجيل والتسوية والمراجعة في فريق صغير، بما في ذلك صلاحية تسوية الحسابات.