فئات المصروفات وتسجيل المصروفات

إعداد المصروفات في Skyline Nexus ERP، باختصار

يعني تسجيل المصروفات في Skyline Nexus ERP أمرين: بناء قائمة فئات مصروفات، تُوجَّه كل واحدة منها إلى حساب دفتر الأستاذ العام الذي يجب أن تُرحَّل إليه، ثم تسجيل كل نفقة مقابل فئة بحيث تصل تلقائياً إلى البند الصحيح في قائمة الدخل. وتكمن أهميته في أن المنشأة التي تُلقي بكل تكلفة في حساب عام واحد لا تستطيع قراءة قائمة أرباحها وخسائرها الخاصة، ولا رؤية أي نفقة تتصاعد.

يغطي هذا الدليل فئات المصروفات وفئاتها الفرعية وحساب دفتر الأستاذ الخاص بها، وإضافة مصروف بتفاصيل الضريبة والدفع والمرفقات، والمصروفات المتكررة، وشاشة سندات المصروفات المنفصلة في السلطة المالية والمستخدَمة لصندوق النثرية. ولا يكرِّر هذا الدليل كيفية تسجيل عملية شراء، التي تغطي بالفعل شراء المخزون من مورِّد؛ فالمصروف هنا هو المال المُنفَق على تشغيل المنشأة، لا على بضائع لإعادة البيع.

فئات المصروفات وفئاتها الفرعية: أين تقع

تقع فئات المصروفات تحت المصروفات، فئات المصروفات، إضافة فئة مصروف (Expenses, Expense Categories, Add Expense Category). ويطلب النموذج اسم الفئة ورمز فئة اختياري، ومربع اختيار، إضافة كفئة فرعية (Add as sub category)، يُظهِر حقل اختر الفئة الرئيسية (Select Parent Category) بمجرد تفعيله. ومربع الاختيار هذا وحده هو ما يحوِّل قائمة الفئات إلى تسلسل هرمي: فيمكن لفئة رئيسية مثل المرافق أن تحمل فئات فرعية للكهرباء والماء والإنترنت، بحيث يمكن قراءة التقرير على أي من المستويين.

وحيث تكون إدخالات دليل الحسابات مُهيَّأة للمنشأة، يُظهِر النموذج نفسه حساب المصروف في دفتر الأستاذ (GL Expense Account)، الموصوف في الشاشة بأنه اختياري: إذا لم يُحدَّد، سيُستخدَم حساب دفتر الأستاذ الافتراضي من الإعدادات. وهذا الحقل الواحد هو ما يحوِّل الفئة من مجرد تسمية إلى قرار محاسبي. اتركه فارغاً وسيُرحَّل كل مصروف في تلك الفئة إلى حساب المصروف الافتراضي على مستوى المنشأة في إعدادات السلطة المالية؛ وحدِّده، وستحصل تلك الفئة على بند خاص بها في قائمة الدخل، منفصل عن كل شيء آخر.

• يُعرِّف اسم الفئة ورمز الفئة الفئة في القوائم والتقارير
• يبني خيار إضافة كفئة فرعية مع اختر الفئة الرئيسية تسلسلاً هرمياً من مستويين
• حساب المصروف في دفتر الأستاذ (اختياري) يتجاوز الافتراضي على مستوى المنشأة لهذه الفئة وحدها
• عدم التجاوز يعني رجوع الفئة إلى حساب المصروف الافتراضي في إعدادات السلطة المالية

قبل أن تبدأ

يؤتي إعداد قصير ثماره أول مرة يُشغِّل فيها أحدهم قائمة أرباح وخسائر ويجد كل تكلفة لا تزال تحت بند واحد. والترتيب مهم: فئة مصروف تُنشأ بعد أسابيع من تسجيل النفقات تحت بند خاطئ بالفعل لا يمكنها إعادة كتابة ذلك التاريخ من تلقاء نفسها، لذا فبناء قائمة الفئات، وربط ما يستحق منها بحساب دفتر أستاذ خاص به، يستحق القيام به قبل إدخال أول فاتورة لا بعده.

• دليل حسابات مبنيّ بالفعل في السلطة المالية، بحيث توجد حسابات مصروفات محدَّدة في دفتر الأستاذ لإسنادها
• فئات مصروفات مُنشأة لأنواع التكاليف المتكررة التي تملكها المنشأة فعلاً، قبل أن يبدأ الموظفون في تسجيل النفقات
• تفعيل الترحيل التلقائي لمعاملات المصروفات تحت السلطة المالية، الإعدادات، إعدادات الترحيل التلقائي، وإلا بقيت المصروفات مستندات مصدر دون قيد خلفها
• فترة مالية حالية مفتوحة لتاريخ المصروف، وإلا حُفِظ مستند المصدر لكن رُفِض قيده
• صلاحية إنشاء فئات المصروفات والمصروفات مُسنَدة إلى الأدوار الصحيحة

إضافة مصروف، خطوة بخطوة

اذهب إلى المصروفات، إضافة مصروف (Expenses, Add Expense). ويفصل النموذج بين لمن كانت النفقة، وما كانت، وكيف تُدفَع، ورابط رقم الفاتورة (Invoice No.) يستحق التوقف عنده: فاختيار إحدى مبيعات المنشأة نفسها هناك يُعلِّم المصروف بأنه قابل للتحصيل من ذلك العميل، وهو ما يهم منشأة تُعيد تحميل المصروفات أو المسافات المقطوعة أو تكاليف طرف ثالث فوق فاتورتها الخاصة بدلاً من استيعابها.

• الموقع (Business Location): الفرع الذي ينتمي إليه المصروف، لأغراض التقارير المُصفَّاة حسب الموقع
• فئة المصروف، وإن كان لها فئة فرعية، الفئة الفرعية
• رقم مرجعي (يُولَّد تلقائياً إن تُرِك فارغاً)، وحيثما ينطبق، رقم فاتورة المورِّد نفسه
• رقم الفاتورة (Invoice No.)، رابط اختياري بإحدى مبيعات المنشأة نفسها، يجعل المصروف قابلاً للتحصيل من ذلك العميل
• التاريخ، والمصروف لـ (Expense for) (المستخدم الذي تُسنَد إليه النفقة)، وإرفاق مستند للإيصال أو الفاتورة
• الضريبة المطبَّقة والمبلغ الإجمالي، الذي يستخدمه دفتر الأستاذ لفصل المصروف غير الشامل للضريبة عن الضريبة القابلة للاسترداد
• مصدر الدفع، ودُفِع بواسطة (Paid By)، وحيث خرجت النفقة من عهدة موظف، اختر السلفة النقدية (Select Cash Advance)
• ملاحظة المصروف لأي شيء سيحتاجه المراجِع لاحقاً

ما الذي يُرحِّله المصروف إلى دفتر الأستاذ

تُدخِل شركة خدمات بلجيكية إيجار المكتب الشهري عبر إضافة مصروف: فئة الإيجار والمرافق (Rent and Utilities)، التي تحمل تجاوز حساب المصروف في دفتر الأستاذ مصروف الإيجار (5210). والفاتورة 1,000 EUR قبل الضريبة، وتضيف ضريبة القيمة المضافة البلجيكية بنسبة 21% مبلغ 210 EUR، ويُدفَع الإجمالي البالغ 1,210 EUR من حساب دفع البنك في اليوم نفسه. ومع تفعيل الترحيل التلقائي لمعاملات المصروفات، تُرحِّل المهمة الخلفية قيداً متوازناً لحظة حفظ المصروف.

ولأن الفئة تحمل حساب المصروف الخاص بها في دفتر الأستاذ، يقع المدين على مصروف الإيجار بدلاً من حساب المصروف الافتراضي العام، بحيث تُظهِر قائمة الدخل الإيجار كبند خاص به بدلاً من إدماجه في تكاليف متنوعة. ولو تُرِكت الفئة دون ربط، لكان المبلغ نفسه، 1,000 EUR، قد رُحِّل إلى أي حساب تسمِّيه إعدادات السلطة المالية حساب المصروف الافتراضي بدلاً من ذلك.

• مدين مصروف الإيجار 1,000.00
• مدين ضريبة القيمة المضافة المدخلات 210.00
• دائن البنك 1,210.00

المصروفات المتكررة

لا تحتاج التكاليف الثابتة مثل الإيجار والاشتراكات وما شابهها إلى إعادة إدخال كل شهر. وعلى شاشة إضافة أو تعديل مصروف، تتيح لوحة متكرر خيار متكرر (Is Recurring)، ورقم فاصل التكرار (Recurring interval) مقترناً بنوع أيام أو أشهر أو سنوات، وعدد مرات التكرار (No. of Repetitions)، يُترَك فارغاً للتكرار إلى ما لا نهاية. ويُظهِر اختيار أشهر أيضاً حقل يتكرر في (Repeat on)، مُحدِّد يوم من الشهر من 1 إلى 30، بحيث يمكن ضبط مصروف إيجار لإعادة إنشائه في اليوم 1 من كل شهر دون تاريخ نهاية.

والمصروفات المتكررة مولِّد حقيقي، لا مجرد علامة على النموذج: تُشغَّل مهمة على الخادم تلقائياً كل يوم وتُنشئ التكرار التالي لكل مصروف مُعلَّم بأنه متكرر ومستحق، بحيث لا يحتاج أحد بعد ضبط خيار متكرر بشكل صحيح إلى تذكُّر إعادة إدخال الفاتورة. وتشغيل المهمة مرتين في اليوم نفسه لا يُنشئ أبداً تكراراً مكرَّراً، فلا خطر في تشغيلها أكثر من مرة إذا أُعيد تشغيل الخادم.

اضبط الفاصل بما يطابق كيفية وصول الفاتورة فعلياً لا وتيرة دفعها: فعقد خدمة ربع سنوي يُفوتَر كل ثلاثة أشهر ينبغي أن يستخدم فاصلاً مدته ثلاثة أشهر، لا إدخالاً شهرياً مقسوماً على ثلاثة، لأن القالب المتكرر يُعيد إنشاء المستند بالكامل، بضريبته وإجماليه، في تاريخ تشغيله. وترك عدد مرات التكرار فارغاً يناسب تكلفة مفتوحة فعلاً مثل الإيجار؛ أما عقد محدَّد المدة فمن الأفضل منحه عدد تكرارات صريحاً، بحيث يتوقف القالب من تلقاء نفسه بدلاً من الاعتماد على تذكُّر أحد إيقافه.

• متكرر: يحوِّل المصروف إلى قالب
• فاصل التكرار + أيام/أشهر/سنوات: عدد مرات إنشاء التالي
• عدد مرات التكرار: اتركه فارغاً لمصروف يتكرر إلى ما لا نهاية
• يتكرر في (للأشهر فقط): يوم الشهر الذي يقع فيه التكرار التالي

سندات المصروفات في السلطة المالية وصندوق النثرية

إضافة مصروف هي الشاشة التشغيلية للنفقات اليومية. وتملك السلطة المالية أيضاً شاشة سندات المصروفات (Expense Vouchers) الخاصة بها، الموصوفة في الشاشة بأنها لإدارة مدفوعات المصروفات ومصروفات صندوق النثرية، بأنواع سندات للقيود اليومية، والدفع، والقبض، والمقاصة، والمصروف. ويتبع السند دورة حياة مسودة، وإرسال، واعتماد، وترحيل، وعكس نفسها التي يتبعها قيد اليومية اليدوي، ويمكن طباعته لعلبة النثرية أو ملف الاعتماد.

استخدِمها في هذا بالضبط: النفقات النقدية الصغيرة والفورية التي يريد مسك الدفاتر إبقاءها داخل سير العمل المحاسبي، بخطوة اعتماد خاصة بها، بدلاً من أن تبقى فقط في قائمة المصروفات التشغيلية. فشراء قرطاسية بمبلغ 40 EUR بضريبة قيمة مضافة 21%، أي 8.40 EUR، مدفوع مباشرة من صندوق النثرية، يُدخَل كسند من نوع مصروف بمبلغ 48.40 EUR ويُرحِّل الشكل نفسه من القيد الذي يُرحِّله مصروف مربوط بفئة، إلا أنه يمر عبر شاشة الاعتماد والترحيل الخاصة بالسلطة المالية بدلاً من الشاشة التشغيلية.

• مدين مصروف اللوازم المكتبية 40.00
• مدين ضريبة القيمة المضافة المدخلات 8.40
• دائن صندوق النثرية 48.40

أخطاء شائعة وكيفية إصلاحها

تعود معظم مشكلات المصروفات إلى واحدة من عدد قليل من فجوات الإعداد، وتكون جميعها ظاهرة في قائمة الدخل قبل أن تظهر في أي مكان آخر. ومراجعة قسم المصروفات التشغيلية في قائمة الدخل مرة كل شهر، قبل إقفال الفترة، هي أرخص طريقة لاكتشاف مصروف مُصنَّف خطأً أو غير مُرحَّل وهو لا يزال سهل التصحيح.

• كل المصروفات تقع في بند عام واحد: لا تحمل أي فئة تجاوزاً لحساب المصروف في دفتر الأستاذ، فتعود جميعها إلى حساب المصروف الافتراضي؛ أصلِح ذلك بربط الفئات المهمة
• مصروف مُحفَظ لكنه لا يظهر أبداً في ميزان المراجعة: الترحيل التلقائي لمعاملات المصروفات مُعطَّل في إعدادات السلطة المالية، فلم يكن شيء ليُرحَّل أصلاً
• مصروف متكرر لا يبدو أنه يُنشَّط أبداً: تحقَّق من فاصل التكرار، ونوع أيام/أشهر/سنوات، وبالنسبة لمصروف شهري، يوم يتكرر في، لأن المهمة اليومية التي تُنشئ التكرارات لا تُنشئ واحداً إلا حين يكون القالب مستحقاً فعلاً
• دفعة مُسجَّلة مقابل مصدر دفع خاطئ، بحيث يتحرك رصيد نقد أو بنك خاطئ ويبدو الرصيد الحقيقي غير صحيح حتى يُصحَّح
• مصروف بتاريخ يقع في فترة مُقفَلة جزئياً أو مُوصَدة: يُحفَظ مستند المصدر لكن يُرفَض قيده، بحيث يختلف دفتر الأستاذ عن قائمة المصروفات حتى يُعاد تأريخه أو تُفتَح الفترة
• نفقة تحمل ضريبة قيمة مضافة حُفِظت دون إرفاق مستند، ما لا يترك شيئاً يراجعه الإقرار الضريبي أو المدقِّق لاحقاً

التقارير ذات الصلة

بمجرد أن تبدأ المصروفات بالتدفق، يمكن فحص الأرقام نفسها من عدة زوايا لا من قائمة المصروفات وحدها، وهذا بالضبط ما يتيح لمسك الدفاتر تسوية السجل التشغيلي مع دفتر الأستاذ بدلاً من الوثوق بأحدهما فقط.

• التقارير، تقرير المصروفات: القائمة التشغيلية للمصروفات حسب الفئة والموقع والتاريخ
• السلطة المالية، التقارير، قائمة الدخل: قسم المصروفات التشغيلية، حيث تظهر كل فئة مربوطة كبند خاص بها
• السلطة المالية، التقارير، تحليل ضريبة القيمة المضافة: ضريبة المدخلات المُستردَّة عبر المصروفات، مقروءة من حسابات دفتر الأستاذ نفسها التي رُحِّل إليها المصروف
• السلطة المالية، التقارير، سجل التدقيق: من أنشأ سند مصروف أو عدَّله أو عكسه ومتى
• السلطة المالية، دليل الحسابات، عرض دفتر الأستاذ الخاص بالحساب: كل مصروف مُرحَّل وصل إلى ذلك الحساب تحديداً