구매를 기록하는 방법

구매는 하나가 아니라 세 가지 사실입니다

공급업체가 물품과 청구서를 보내면 세 가지 별개의 사실이 생깁니다. 무언가를 사기로 약정했습니다. 무언가를 받았습니다. 누군가에게 돈을 빚지고 있습니다. 소규모 기업에서는 이 셋이 함께 도착해 한 번에 기록됩니다. 리드 타임이 있는 기업에서는 며칠 또는 몇 주 간격으로 도착하며, 이를 구분하지 못하는 회계 시스템은 없는 재고를 과대 계상하거나 있는 부채를 과소 계상하게 됩니다.

Skyline Nexus는 구매 양식의 한 필드, 곧 “구매 상태”로 이 셋을 구분합니다. 이 필드는 화면의 다른 어떤 항목보다 무게가 큽니다. 재고가 움직이는지, 결제를 받을 수 있는지, 원장이 부채를 인식하는지를 결정하기 때문입니다.

“구매 추가” 양식의 나머지 항목은 많지만, 모두 이 세 가지 사실에 딸린 세부 사항입니다. 상태를 제대로 정하면 나머지는 데이터 입력일 뿐입니다. 상태를 잘못 정하면 재고를 지어냈거나 매입채무를 숨긴 것이 됩니다.

구매 화면의 위치

왼쪽 메뉴에 “구매” 드롭다운이 있습니다. 가장 많이 쓰는 항목은 “구매 목록”(/purchases)과 “구매 추가”(/purchases/create)입니다. 그 옆에 “구매 반품 목록”(/purchase-return), “구매 반품 (데빗 노트)”(/purchase-return/create), “구매 데빗 노트”(/purchase-debit-note)가 있습니다.

해당 설정이 켜져 있을 때만 나타나는 항목이 두 개 더 있습니다. “구매 요청서”와 “구매 주문서”이며, 후자 옆에는 “구매 주문서 추가”가 있습니다. 물품이 도착하기 전에 주문을 발행하는 절차라면 구매 주문서 화면을 사용하십시오. 상태를 “주문됨”으로 한 구매로 주문을 발행할 수도 있지만 덜 깔끔한 방법입니다. 구매 문서는 청구서가 되도록 설계되어 있는데, 주문은 청구서가 아니기 때문입니다.

공급업체는 거래처입니다. “연락처” 드롭다운에서 “공급업체”로 필터링해 만들고 조회하며, 공급업체 선택기 옆의 추가 버튼을 쓰면 구매 양식을 떠나지 않고도 만들 수 있습니다.

공급업체 잔액과 연령 분석은 메뉴의 별도 섹션인 “공급업체 재무 센터”에 있으며, 여기에 “공급업체 원장”, 매입채무 보고서, 공급업체 연령 분석 보고서가 들어 있습니다. 무엇을 샀느냐가 아니라 얼마를 빚지고 있느냐가 궁금할 때 여는 화면입니다.

“구매 추가” 양식

첫 번째 카드는 “구매 상세”입니다. “공급업체”와 “비즈니스 지점”은 필수입니다. “참조 번호”는 비워 두면 자동 생성되며, 나중에 공급업체 자체의 청구서 번호로 문서를 찾고 싶다면 그 번호를 적어 둘 곳입니다. “구매 날짜”는 회계 일자입니다. “문서 첨부”로 공급업체의 PDF를 기록에 저장할 수 있는데, 이는 구매 절차 전체에서 가장 가치가 큰 습관입니다. 증빙 서류가 없는 구매는 증거가 아니라 주장에 불과하기 때문입니다.

“결제 조건”은 숫자와 “개월” 또는 “일”로 입력하며, 연령 분석에서 청구서의 만기 시점을 결정합니다. 외화 구매가 설정되어 있으면 통화 선택기와 “통화 환율” 필드도 표시되며, 이 필드는 외화를 선택하면 나타납니다.

돈이 걸린 곳은 품목 표입니다. 열은 “상품 이름”, “구매 수량”, “단가 (할인 전)”, “할인율”, “단위 원가 (세전)”, “소계 (세전)”, “상품 세금”, “순 원가”, “라인 총계”이며, 끝에 “단위 판매 가격”이 있어 구매 시점에 판매가를 정할 수 있습니다. 세 개의 세금 열은 비즈니스에서 인라인 세금이 켜져 있을 때만 표시됩니다. 꺼져 있으면 그리드가 짧아지고 세금은 문서 수준에서 처리됩니다.

수령됨, 대기 중, 주문됨

“구매 상태” 필드에는 “수령됨”, “대기 중”, “주문됨”, “취소됨”, “부분”이 있습니다. 재고를 늘리는 것은 “수령됨”뿐입니다. 구매 라인을 작성하는 코드는 상태가 “수령됨”일 때만 지점의 가용 수량을 늘리며, 그 밖의 상태에서는 문서만 작성하고 재고는 건드리지 않습니다.

돈에도 같은 규칙이 적용됩니다. 결제는 구매 상태가 “수령됨”이 된 뒤에만 기록할 수 있으며, 그 전에 시도하면 시스템이 이유를 분명히 알려 줍니다. 주문되었거나 대기 중인 구매는 청구서가 아니라 약정이라는 것입니다. 양식의 결제 카드는 상태가 “수령됨”이 될 때까지 숨겨져 있습니다. 이는 정말 유용한 제약입니다. 받지 않은 주문에 대해 지급하는 것이 바로 선급금이 구매로 잘못 분류되는 경로이기 때문입니다.

나중에 구매를 “수령됨”에서 다른 상태로 바꾸면 추가되었던 재고가 다시 빠집니다. 반대의 경우도 처리됩니다. 구매를 “수령됨”으로 바꾸면 그 시점에 재고가 추가됩니다. 하지 말아야 할 것은 이미 결제되었거나 반품된 구매의 상태를 가볍게 바꾸는 일이며, 그 이유는 거래 취소 및 정정에 관한 가이드에 설명되어 있습니다.

• “수령됨”: 재고가 늘고, 청구서가 존재하며, 결제를 기록할 수 있고, 원장에 기록될 수 있습니다.
• “주문됨”: 약정입니다. 재고도, 결제도, 원장 기록도 없습니다.
• “대기 중”: 물품이 예정되어 있지만 아직 들어오지 않았습니다. 재고도, 결제도 없습니다.
• “부분”: 주문의 일부가 도착했으며, 그 상태로 추적됩니다.
• “취소됨”: 감사 추적을 위해 문서는 남지만 아무것도 움직이지 않습니다.

매입세액

각 상품 행에는 자체 세금 선택기가 있으며, 기본값은 상품에 설정된 세율에서 가져옵니다. 시스템은 라인에 세전 단위 원가와 세금 포함 단위 원가를 적용된 세율과 함께 모두 저장합니다. 그래서 나중에 아무것도 다시 도출하지 않고 매입세액 보고서를 만들 수 있습니다. 세금은 보고 시점에 수행하는 계산이 아니라 라인에 저장된 사실입니다.

“단위 원가 (세전)”과 “순 원가” 열은 양방향으로 작동합니다. 세전 원가를 입력하면 시스템이 세금을 더해 총액을 계산합니다. 공급업체 청구서에 보통 나오는 세금 포함 원가를 입력하면 역산해서 순액을 구합니다. 여러 구성 세율로 이루어진 세금 그룹은 그룹 단위로 처리됩니다.

같은 이름의 접이식 섹션에는 문서 수준의 “구매 세금”도 있습니다. 이 항목은 의도적으로 비즈니스 기본값이 미리 선택되어 있지 않다는 점에 유의하십시오. 대부분의 구매에서는 비워 두는 것이 의도된 상태입니다. 세금은 보통 이미 라인에서 반영되었기 때문입니다. 사용할 경우에는 자체 세금이 없는 라인의 순액에만 적용되므로, 판매 쪽에서 피하는 것과 같은 이중 과세 문제를 막아 줍니다. 화면에 입력된 값은 저장 전에 서버에서 다시 계산되며, 불일치하면 받아들이지 않고 거부합니다.

운임과 배송비에는 별도의 매입세액 필드가 있습니다. “배송 상세” 섹션의 “추가 배송 요금” 옆에 있는 “구매 운임/비용 매입 부가가치세” 필드입니다. 운임에 대한 세금을 물품에 대한 세금과 분리해 두는 것은 매입세액을 공제받는 모든 기업에 중요합니다. 두 가지가 항상 같은 기준으로 공제되는 것은 아니기 때문입니다.

할인, 배송비, 기타 비용

할인은 두 수준에 있습니다. 각 라인에는 세전 단위 원가에 적용되는 “할인율”이 있습니다. 문서에는 “할인” 카드가 있고, “할인 유형”(“고정” 또는 “비율”)과 “할인 금액”을 입력합니다. 라인 할인이 둘 중 더 유용합니다. 재고 평가액이 되는 단위 원가에 반영되기 때문입니다. 문서 수준 할인은 어느 품목이 싸졌는지 알려 주지 않습니다.

“배송 상세” 섹션에는 자유 기술란, 추가 배송 요금, 그 매입세액, 그리고 “추가 비용 추가” 버튼이 있습니다. 이 버튼을 누르면 청구서에 함께 온 기타 비용을 위한 이름과 금액 입력란 네 쌍이 나타납니다. 이 항목들은 구매에 연결되어 저장되므로, 물품을 취득하는 데 든 총원가가 비용 원장 여기저기 흩어지지 않고 한 문서에 모입니다.

수입품의 경우 관세, 수입 부가가치세, 개별소비세, 운임을 라인에 배분하는 더 완전한 착륙원가 처리가 있지만, 양식의 무역 섹션에서 수입으로 표시된 구매에만 실행됩니다. 국내 구매에서는 추가 비용 필드가 그 수단입니다.

매입채무와 공급업체 결제

저장된 구매는 미납 상태로 시작합니다. 결제 상태는 해당 구매에 대해 지급된 금액에서 계산됩니다. 지급액이 합계를 충당하면 결제 완료, 일부만 지급했으면 부분 결제, 그 외에는 미납입니다. 결제가 바뀔 때마다 다시 계산되므로 직접 설정해서는 안 되며, 그렇게 할 수 있는 필드도 없습니다.

결제는 구매 양식의 “결제 추가” 카드에서 “결제일”, “금액”, “결제 방법”, “결제 계좌”, “결제 메모” 필드로 직접 입력할 수 있습니다. 나중에 구매 목록에서 추가할 수도 있으며, 행 메뉴에 “결제 추가”와 “결제 보기”가 있습니다. “결제 추가” 동작은 구매가 “수령됨”이고 아직 전액 결제되지 않았을 때만 나타납니다. 앞서와 같은 규칙이 두 번째 장소에서 다시 적용되는 것입니다.

양식에는 결제 출처 선택기도 있어, 회사가 지급한 구매와 직원이 개인적으로 지급한 구매, 또는 가지급금에서 지급한 구매를 구분합니다. 이 선택은 원장에서 어느 계정이 대변에 기록될지를 바꾸므로 형식적인 항목이 아닙니다. 개인이 지급한 구매는 공급업체가 아니라 직원에 대한 채무를 만듭니다.

여러 청구서를 한 번에 정산하거나 계정에 대한 선지급을 기록하려면 구매를 하나씩 열지 말고 거래처 수준의 결제 경로를 사용하십시오. 공급업체의 누적 현황은 “공급업체 재무 센터” 아래의 “공급업체 원장” 화면에 있습니다.

총계정원장에 기록되는 것

수령된 구매는 회계 모듈이 수신하는 이벤트를 발생시킵니다. 분개는 라인의 순액을 재고 또는 구매 비용으로 차변에, 세액을 부가가치세 매입세액으로 차변에 기록하고, 총액을 매입채무로 대변에 기록합니다. 상품 카테고리에 별도의 원가 계정이 있으면 차변이 카테고리별로 나뉘므로, 여러 카테고리에 걸친 구매가 수작업 분석 없이 여러 비용 또는 재고 계정에 기록됩니다.

관문은 판매 쪽과 같은 세 가지에 상태 규칙이 더해집니다. 구매가 “수령됨”이어야 합니다. 회계 설정에서 “매입 거래 자동 전기”가 켜져 있어야 합니다. /accounting/settings/mapping의 “매입 매핑”과 “재고” 섹션에서 계정이 매핑되어 있어야 합니다. 그리고 구매 날짜가 속한 회계 기간이 열려 있어야 합니다.

구매를 회사가 아니라 개인이나 가지급금으로 지급했다면, 대변은 일반 매입채무 대신 직원 미지급금 계정이나 가지급금 계정으로 갑니다. 실제로 누구에게 돈을 빚지고 있는지를 원장이 올바르게 반영하는 것입니다.

구매 반품

경로는 두 가지입니다. 기존 구매에서 반품을 발행할 수 있으며, 이 경우 반품 수량은 구매 수량을 넘을 수 없고, 반품 수량만큼 재고가 줄며, 반품의 세금은 다시 계산하지 않고 원 문서에서 도출됩니다. 물품이 실제로 공급업체에 돌아갈 때 사용하는 경로입니다.

두 번째 경로는 독립된 “구매 반품 (데빗 노트)” 화면으로, 하나의 원 구매와 깔끔하게 대응되지 않는 공급업체 대변을 위한 것입니다. 이 경로도 재고를 줄이고 자체 문서를 만듭니다.

원장에서 반품은 구매가 대변에 기록했던 같은 통제 계정을 차변에 기록하고, 재고와 매입세액을 대변에 기록합니다. 예상하는 그대로의 역기록입니다. “수령됨”에 이르지 않은 구매에 대한 반품은 아무것도 기록하지 않습니다. 되돌릴 기록이 애초에 없었기 때문입니다.

구매의 수정과 삭제

구매는 구매 목록에서 수정할 수 있으며, 권한과 함께 판매에 적용되는 것과 같은 기한, 곧 “거래 편집 일수”라는 비즈니스 설정의 제한을 받습니다. 이미 해당 구매에 대해 반품이 발행되었다면 수정이 거부되고 대신 반품을 수정하라는 안내가 나옵니다. 반품은 원 문서를 기준으로 계산되었으므로, 그 아래에서 원 문서를 바꾸면 둘이 서로 맞지 않게 되기 때문입니다.

삭제는 보기보다 철저합니다. 문서가 사라지기 전에 연결된 모든 결제가 취소되고 그 원장 분개가 되돌려지며, 수령된 구매가 추가했던 재고가 다시 빠지고, 구매 라인이 제거되며, 그 구매 라인과 이를 사용한 판매 사이의 배분이 다시 만들어집니다. 물품이 이미 특정 로트에서 판매되었다면, 판매를 조용히 고아로 만드는 대신 삭제가 거부됩니다.

일반 원칙은 판매 쪽과 같습니다. 수정은 아직 아무 일도 일으키지 않은 문서이거나, 편집 기한 안의 작은 정정을 위한 것입니다. 결제되었거나 반품되었거나 보고된 것은 반품이나 차변표로 정정하여, 변경 사항이 조용한 수정이 아니라 날짜와 사유가 있는 문서가 되게 합니다. 거래 취소 및 정정에 관한 가이드에서 더 자세히 다룹니다.

구매가 제대로 반영되었는지 확인하는 곳

구매를 저장한 뒤 생길 수 있는 모든 질문에는 네 개의 화면이 함께 답합니다. 어느 화면을 열어야 하는지 알면 헤매는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

회계 모듈도 사용한다면, 매입채무 통제 계정의 총계정원장에 해당 구매가 참조 번호와 함께 대변으로 나타나야 합니다. 구매가 구매 목록에는 있는데 원장에는 없다면, 문서가 사라진 것이 아니라 기록 관문 중 하나가 원인이며, 시산표 조회에 관한 가이드에서 이를 확인하는 방법을 설명합니다.

• “구매 목록”(/purchases)은 문서를 참조 번호, 공급업체, 상태, 합계, 결제 상태와 함께 보여 줍니다. 구매가 존재하고 “수령됨” 상태인지 가장 빨리 확인하는 방법입니다.
• “공급업체 재무 센터” 아래의 “공급업체 원장”은 공급업체의 누적 현황, 즉 청구된 금액, 지급된 금액, 남은 금액을 보여 줍니다.
• 같은 섹션의 매입채무 보고서와 공급업체 연령 분석 보고서는 같은 정보를 연체 정도별로 정리해 보여 주며, 이번 주에 무엇을 지급할지 정할 때 쓰는 화면입니다.
• 재고 보고서는 물품이 실제로 재고에 들어왔는지 보여 주며, 실수로 “대기 중”으로 저장된 구매를 잡아내는 점검입니다.

간단한 점검표

• 상태가 “수령됨”입니까? 물품이 들어오지 않았다면 그래서는 안 됩니다.
• 다시 찾을 수 있도록 공급업체 자체의 청구서 번호를 “참조 번호”에 입력했습니까?
• 공급업체의 서류를 첨부했습니까?
• 라인 원가가 공급업체가 표시한 대로 세금 포함 또는 별도 기준으로 청구서와 일치합니까?
• 운임을 라인 원가에 섞어 넣지 않고 자체 매입세액이 있는 배송 요금으로 입력했습니까?
• 결제 출처가 맞습니까? 회사, 개인, 가지급금 중 무엇입니까?
• 매입채무 보고서에서 청구서가 올바르게 연령 분석되도록 결제 조건을 설정했습니까?
• 재고가 실제로 움직였습니까? 그렇지 않다면 상태가 “수령됨”이 아니었을 가능성이 큽니다.