급여를 처리하는 방법

급여는 계산, 승인, 기록입니다

급여는 기업에서 계산, 승인, 회계 기록이 진정으로 별개의 세 행위인 유일한 절차이며, 이를 하나로 합치는 것은 스타일의 문제가 아니라 실질적인 통제 실패입니다. 한 사람이 각자에게 줄 금액을 계산합니다. 권한을 가진 다른 사람이 이를 승인합니다. 그런 뒤에야 비용이 장부에 반영되고 돈이 은행에서 나갑니다.

Skyline Nexus는 이 구조를 그대로 따릅니다. 급여 처리 건은 계산되어 초안으로 저장됩니다. 그런 다음 여러 단계일 수 있는 승인을 거칩니다. 총계정원장 분개는 계산 시점이 아니라 급여가 최종 승인될 때 작성됩니다. 따라서 승인되지 않은 급여는 비용도 약정도 발생시키지 않으며, 숫자가 민감하고 실수의 대가가 큰 절차에서 바로 이것이 원하는 성질입니다.

급여 기능은 왼쪽 메뉴의 “인적 자본 관리” 섹션 제목 아래, “HCM (인사)” 드롭다운 안의 “급여 계산” 하위 드롭다운에 있습니다. 그 안에 “급여 계산”과 “급여 계산 처리”가 있고, 옆에 “급여 체계”, “대여금 및 가불”, “추가 지급”, “미지급 급여”가 있습니다. “출근”과 “휴가”는 급여 그룹과 나란히 있으며, 별도의 보고서 드롭다운에 급여 대장, 급여 시트, GOSI, 퇴직급여 보고서가 있습니다.

첫 급여 처리 전에: 급여 체계

급여 처리는 각 직원에 대해 알고 있는 정보로 계산하므로 설정이 먼저입니다. /hrm/salary-structures의 “급여 체계”는 급여의 구조, 곧 기본급과 그 위에 붙는 수당과 공제를 정의하는 곳입니다. 체계는 생성하고, 저장하기 전에 계산 미리보기로 확인하고, 수정하고, 폐기할 수 있습니다.

미리보기는 건너뛰지 말고 활용할 가치가 있습니다. 급여 처리가 실행할 것과 같은 계산을 돌려 주어진 급여에 대한 결과를 보여 주므로, 어떤 수당이 잘못된 기준으로 계산되고 있다는 사실을 200명에게 적용하기 전에 알아낼 수 있습니다.

“대여금 및 가불”은 직원에게 빌려주고 급여에서 회수하는 금액을 관리합니다. “추가 지급”은 상시 체계에 속하지 않는 일회성 추가 지급과 수동 초과근무를 다룹니다. 둘 다 월 계산에 자동으로 반영되므로, 월중에 지급한 가불금은 누가 기억하지 않아도 공제됩니다.

이 설계의 한 가지 결과는 분명히 말해 둘 가치가 있습니다. 활성 급여 체계가 없는 직원에게는 급여를 지급할 수 없습니다. 처리 마법사는 조용히 0원을 지급하는 대신 급여 체계가 있는 직원이 없다고 알려 줍니다. 누군가 급여 처리에서 빠졌다면 부서, 지점, 권한보다 이것을 먼저 확인하십시오.

한 달치 급여 처리하기

/hrm/payroll/process의 “급여 계산 처리”는 3단계 마법사입니다. “기간 선택”, “직원 선택”, “검토 및 처리”입니다.

1단계에서는 “월”과 “연도”, 그리고 선택적으로 프로젝트 재지정을 입력하며, 기본값은 직원 기록의 프로젝트를 그대로 따릅니다. 이미 처리된 기간을 선택하면 걸러집니다. 시스템은 해당 기간의 급여가 이미 존재한다고 알리며 영향을 받는 직원 수를 밝히고, 조용히 중복 처리 건을 만드는 대신 계속할지 묻습니다.

2단계는 해당 기간에 처리 가능한 직원을 코드, 이름, 부서, 총급여, 상태와 함께 나열하며, 전체 선택 컨트롤이 있습니다. 일부만 선택하는 것은 정당하고 흔한 일입니다. 예를 들어 한 부서가 다른 주기로 급여를 받는 경우입니다. 그러나 실수로 누군가를 빠뜨리기 가장 쉬운 곳이기도 하므로, 선택한 직원 수를 예상 인원과 대조해 볼 가치가 있습니다.

확정하기 전에 검토하기

3단계가 제 역할을 하는 단계입니다. 상단에 네 가지 요약 수치, 곧 선택된 직원 수, 총지급액 합계, 공제 합계, 실지급액 합계를 보여 줍니다. 그 아래에는 직원별로 총급여, 초과근무, 직원 GOSI 분담금, 대여금 공제, 실수령액이 한 줄씩 표시됩니다.

이 화면은 제대로 확인해야 합니다. 실수를 적은 비용으로 바로잡을 수 있는 마지막 지점이기 때문입니다. 네 가지 합계가 가장 빠른 점검 수단입니다. 무언가 바뀌지 않았다면 총지급액은 전월과 비슷해야 하며, 그렇지 않다면 이유를 댈 수 있어야 합니다. 총지급액은 그대로인데 실지급액 합계가 움직였다면 공제가 바뀐 것이며, 대개는 대출 상환이 시작되거나 끝난 것이고 가끔은 무언가 잘못된 것입니다.

이 화면에서 처리하면 급여 기록이 초안으로 만들어집니다. 아직 아무것도 승인되지 않았고, 아무것도 지급되지 않았으며, 아무것도 장부에 도달하지 않았습니다.

승인

급여 기록은 초안, 승인 대기, 승인됨, 반려됨, 지급됨, 취소됨의 상태를 거칩니다. 승인은 여러 단계로 설정할 수 있으며, 시스템은 각 급여가 어느 단계까지 도달했는지 추적합니다. 한 단계에서 승인하면 다음으로 넘어가고, 설정된 모든 단계가 서명해야 최종 승인되며, 진행해서는 안 되는 경우를 위한 반려 동작도 있습니다.

여러 급여를 한 번에 승인하는 일괄 승인 동작이 있습니다. 직원별 급여가 각각 별도의 기록이기 때문에 중요한 기능입니다. 삭제는 급여가 아직 초안일 때만 허용되며, 이는 올바른 제한입니다. 승인된 급여는 누군가 내린 결정이고, 결정은 지우는 것이 아니라 되돌리는 것이기 때문입니다.

급여는 시스템에서 삭제가 아닌 진정한 취소 기능이 있는 유일한 곳입니다. 승인된 급여를 취소하면 그 결제를 되돌리고, 원장 분개를 역분개하며, 관련 계정 거래를 되돌리고, 회수했던 대출 상환분의 정산을 해제합니다. 이 모든 것이 하나의 데이터베이스 트랜잭션 안에서 이루어지므로, 전부 일어나거나 아무것도 일어나지 않습니다. 급여가 대체로 맞지만 한 수치만 틀린 경우를 위한 정정 경로도 있습니다.

최종 승인의 순간이 곧 회계 분개가 작성되는 순간입니다. 그때까지 급여는 급여 모듈 안에만 존재합니다. 이 하나의 설계 선택이 승인을 형식적인 절차가 아니라 의미 있는 절차로 만듭니다.

급여가 원장에 기록하는 것

최종 승인되면 이벤트가 발생하고, 두 가지 일이 일어납니다. 급여 모듈은 비즈니스 문서의 주 원장에 급여 월말 날짜로 비용 거래를 만들며, 총지급액을 세전 합계로, 실지급액을 지급할 금액으로 담습니다. 이와 별도로 회계 모듈은 분개를 작성합니다. 그 분개의 모양은 급여 발생 기준 회계에서 예상하는 그대로입니다. 급여 비용을 총지급액으로 차변에, 미지급 급여를 실지급액으로 대변에 기록하고, 원천징수되거나 적립된 금액은 각각의 부채 계정에 대변으로 기록합니다.

원가 센터나 부서가 설정되어 있으면 비용이 이에 따라 나뉘므로, 부서별 인건비가 스프레드시트가 아니라 원장에서 나옵니다. 프로젝트가 지정되어 있으면 분개에 그 정보가 담겨 인건비가 프로젝트 보고에 나타납니다.

회계 모듈의 다른 모든 곳과 같은 세 가지 관문이 적용됩니다. 회계 설정에서 “급여 거래 자동 전기”가 켜져 있어야 합니다. 급여 비용 계정과 미지급 급여 계정이 회계 설정 또는 인적 자본 설정에서 매핑되어 있어야 합니다. 그리고 급여 날짜가 속한 회계 기간이 열려 있어야 합니다. 마감된 기간의 날짜로 된 급여는 소급 기록되지 않고 거부되며, 거부 메시지에 해당 기간이 명시됩니다.

• 급여 비용: 총지급액으로 차변 기록.
• 미지급 급여: 실지급액으로 대변 기록하며, 지급이 이루어지면 상계됩니다.
• 미지급 GOSI: 사회보험 기여금으로 대변 기록하며, 고용주가 기여하는 경우 이에 대응하는 고용주 비용이 함께 기록됩니다.
• 퇴직급여충당부채: 해당 기간의 적립액으로 대변 기록하고, 퇴직급여 비용을 차변에 기록합니다.

지급, 급여명세서, 은행 파일

승인된 급여는 지급할 준비가 된 것입니다. 마지막 승인이 이루어지면 시스템이 그렇게 분명히 알려 줍니다. 급여명세서는 급여 기록별로 내려받거나 인쇄할 수 있으며, 각 명세서에는 검증 코드가 있어 은행이나 집주인에게 제출된 명세서를 믿고 받아들이는 대신 시스템과 대조할 수 있습니다. 해당되는 경우 임금 보호 제도 신고를 위해 은행별 이체 파일을 내보낼 수 있습니다. 지급은 급여에 대해 기록되고 미지급, 부분, 전액으로 추적되며, 문제가 생기면 건별로 되돌릴 수 있습니다.

“미지급 급여”는 발생했지만 아직 지급되지 않은 금액을 보여 주며, 원장의 미지급 급여 잔액에 대응하는 운영 화면입니다. 둘은 일치해야 하며, 일치하지 않는다면 대개 한쪽에만 기록된 지급이 원인입니다.

오류가 있는 채로 승인된 급여를 위한 정정 경로도 있습니다. 정정은 원 기록을 수정하는 대신 차액으로 기록되며, 원장은 음(-)의 정정도 올바르게 처리해 과다 계상된 부분을 줄이도록 급여 비용을 대변에 기록합니다. 정정은 대상 급여에 이력으로 보관되며, 정정 자체가 틀렸다면 무효 처리할 수 있습니다. 시스템의 다른 모든 곳과 같은 원칙입니다. 수정이 아니라 추가로 정정합니다.

이것이 다른 어느 곳보다 급여에서 더 중요한 이유를 덧붙이겠습니다. 급여명세서는 직원이 이미 본 문서이며, 많은 곳에서 직원이 법적으로 받을 권리가 있는 문서입니다. 이번 달 합계를 맞추려고 지난달 수치를 조용히 수정하면, 직원은 더 이상 시스템과 일치하지 않는 명세서를 들고 있게 됩니다. 바로 이런 불일치가 작은 행정 오류를 분쟁으로 키웁니다. 사유가 붙은 눈에 보이는 정정은 더 나은 회계이자 더 나은 고용 관행입니다.

근태, 휴가, 그리고 급여에 미치는 영향

급여는 고립되어 계산되지 않습니다. 각 급여 기록은 해당 기간의 근무일수, 실제 근무일수, 결근일수, 유급 및 무급 휴가일수를 저장하며, 이 수치가 공제를 결정합니다. 무급 휴가와 결근은 결근 공제를 만듭니다. 지각은 지각 공제를 만들며, 기록에는 총 지각 시간(분)과 별개의 지각 횟수가 모두 보관됩니다. 대부분의 지각 공제 정책이 분이 아니라 횟수를 기준으로 작성되기 때문입니다.

이 수치는 같은 메뉴에서 급여와 나란히 있는 근태 및 휴가 기능에서 옵니다. 근태는 수동 입력, 파일 가져오기, 장치 동기화로 입력할 수 있습니다. 휴가는 휴가 유형, 자체 승인 단계가 있는 휴가 신청, 휴가 잔여일수로 운영됩니다. 급여를 처리하기 전에 그달의 근태가 처리되지 않았다면, 공제는 시스템이 현재 알고 있는 정보, 대개는 아무것도 없는 상태를 기준으로 계산됩니다.

실무상의 결론은 순서 규칙입니다. 그달의 근태를 마감하고, 대기 중인 휴가 신청을 승인하거나 반려한 다음에야 급여를 처리하십시오. 급여를 먼저 처리하고 나중에 근태를 고치면 영향을 받은 모든 기록을 다시 계산하거나 정정해야 하며, 순서대로 하는 것보다 훨씬 많은 일이 됩니다.

급여 기록에 담기는 것

직원별, 월별로 실제로 무엇이 저장되는지 알아 두면 도움이 됩니다. 나중에 아무것도 재구성하지 않고 무엇을 보고할 수 있는지 알려 주기 때문입니다. 지급 항목은 한데 묶이지 않고 나뉘어 있습니다. 기본급, 주택, 교통, 식대, 교육, 통신, 공과금 및 특별 수당, 기타 수당, 초과근무, 상여금, 수수료, 기타 지급이며, 합하면 총급여가 됩니다.

공제도 마찬가지로 세분화되어 있습니다. 직원 사회보험 기여금, 건강보험, 대출 및 가불 회수, 결근 및 지각 공제, 세금, 기타 공제이며, 합하면 공제 합계가 되고 그 결과가 실수령액입니다. 고용주 사회보험 기여금은 해당 기간의 퇴직급여 적립액과 마찬가지로 별도로 저장됩니다. 둘 다 직원 공제가 아니라 고용주 비용이며, 원장에서 서로 다른 계정에 속하기 때문입니다.

이 구조 덕분에 급여 보고서는 총계정원장이 답할 수 없는 질문에 답할 수 있습니다. GOSI 보고서, 퇴직급여 보고서, 초과근무 보고서, 대여금 보고서, 공제 보고서가 존재하는 것은 기초 수치가 계산 시점에 하나의 숫자로 상계되지 않고 따로 저장되었기 때문입니다.

실무 작업 순서

• 급여 체계를 설정하고, 적용하기 전에 미리보기 계산으로 확인하십시오.
• 그달의 근태를 마감하고 대기 중인 휴가 신청을 정리하십시오.
• 그달의 대출, 가불, 추가 지급, 수동 초과근무를 기록하십시오.
• 마법사를 실행하십시오. 기간을 선택하고, 직원을 선택하고, 인원을 예상 인원과 대조하십시오.
• 처리하기 전에 검토 화면의 네 가지 합계를 전월과 비교하십시오.
• 처리한 뒤 승인에 올리십시오. 승인이 완료될 때까지 장부에는 아무것도 반영되지 않습니다.
• 승인 후 분개가 전기되었는지 확인하십시오. 전기되지 않았다면 자동 기록, 계정 매핑, 회계 기간을 점검하십시오.
• 은행 파일을 내보내고, 급여명세서를 배포하고, 미지급 급여가 상계되도록 지급을 기록하십시오.

사회보험과 퇴직급여를 매월 적립하는 이유

급여 기록의 수치 가운데 두 가지는 급여에서 공제되는 금액이 전혀 아니며, 이를 공제처럼 다루는 것은 부채를 과소 계상하게 되는 흔한 원인입니다. 사회보험의 고용주 부담분은 직원에게서 떼는 것이 아니라 고용주의 비용입니다. 퇴직급여 적립액은 직원이 퇴사할 때, 경우에 따라 몇 년 뒤에 지급될 금액에 대비해 매월 쌓여 가는 부채입니다.

둘 다 직원별, 월별로 계산되어 저장되며, 각각 고유한 계정에 기록됩니다. 해당 기간의 비용과, 이에 대응하는 재무상태표상의 부채입니다. 지급할 때 인식하지 않고 매월 적립하는 이유가 바로 이것입니다. 사회보험은 청구서를 정산할 때만, 퇴직급여는 누군가 사직할 때만 기록하는 기업은 매월 이익을 과대 보고하다가, 청구서가 도착할 때마다 크고 겉보기에 설명되지 않는 타격을 입게 됩니다.

시스템은 고용주가 자기 부담분뿐 아니라 직원 부담분까지 내는 경우도 처리하며, 이를 총급여에 섞지 않고 구분해 기록합니다. 둘은 급여명세서와 기여금 신고에 서로 다른 영향을 주기 때문입니다. 사회보험과 퇴직급여를 다루는 전용 보고서가 있어, 적립된 잔액을 그것이 기록되는 원장 계정과 대조할 수 있습니다.

이 중 어느 것도 요율, 자격, 계산 기준에 관한 판단의 필요성을 없애 주지는 않습니다. 그것은 현지 규정과 회사 자체 정책의 문제입니다. 시스템이 하는 일은 설정한 정책을 매월 일관되게 적용하고, 회계 담당자가 찾을 수 있는 곳에 수치를 남겨 두는 것입니다.