거래를 취소하거나 정정하는 방법

수정하고 싶은 본능, 그리고 그것이 대개 틀린 이유

누군가 인보이스에 수량을 잘못 입력했습니다. 자연스러운 반응은 인보이스를 열어 고치는 것입니다. 스프레드시트라면 그것이 맞습니다. 회계 시스템에서는 대개 그렇지 않으며, 그 이유를 이해하면 나중에 많은 수고를 덜 수 있습니다.

기록된 문서는 의도한 바를 적어 둔 기록에 그치지 않습니다. 여러 다른 기록의 부모입니다. 재고 이동, 고객 잔액, 분개, 경우에 따라 세무 당국이 보유한 신고 문서, 경우에 따라 결제가 그 자식입니다. 부모를 수정하면 모든 자식을 찾아 함께 조정해야 합니다. Skyline Nexus는 실제로 이를 수행하며, 신중하게 수행합니다. 그러나 그 결과는 문서가 오늘은 이렇게, 어제는 저렇게 말하고, 변경 사유는 문서 어디에도 없는 이력입니다.

대안은 원 문서를 그대로 두고, 무엇이 왜 바뀌었는지 밝히는 두 번째 문서를 기록하는 것입니다. 대변표가 바로 그것이고, 역분개가 바로 그것입니다. 둘 다 감사인이, 혹은 여섯 달 뒤의 자신이 따라갈 수 있는 흔적을 남깁니다. 일반 원칙은 이렇습니다. 수정이 아니라 추가로 정정하고, 편집은 아직 아무 일도 일으키지 않은 문서에만 쓰십시오.

선호 순서에 따른 네 가지 방법

판매와 구매에는 별도의 무효 처리 동작이 없습니다. 이 가이드가 빠뜨린 것이 아니라 그것이 실제 답입니다. 판매나 구매를 그 자리에 둔 채 무효로 표시하는 기능은 없으며, 문서 상태 값에도 취소 상태가 없습니다. 대신 존재하는 것은 아래에서 설명할 삭제 경로로, 단순한 영구 삭제보다 훨씬 신중하게 작동합니다. 그리고 이미 일어난 일을 회계적으로 올바르게 취소하는 방법인 반품과 대변표·차변표 문서가 있습니다. 급여는 예외로, 제대로 된 취소 기능이 있으며 급여 가이드에서 다룹니다.

• 수정: 문서 자체를 바꿉니다. 임시 저장이나 견적서, 또는 결제·반품·신고되지 않은 문서의 단순한 오타에 적합합니다.
• 대변표 또는 차변표: 원 문서의 일부 또는 전부를 되돌리는 새 문서입니다. 확정된 판매나 구매에 대한 올바른 답입니다.
• 역분개: 원장에 직접 입력한 분개, 또는 원 증빙은 맞지만 그 기록이 틀린 경우에 사용합니다.
• 삭제: 문서를 제거합니다. 최후의 수단으로, 애초에 존재하지 말았어야 할 완전한 오기록에 적합합니다.

거래 수정과 이를 막는 것들

판매는 판매 목록에서 열어 수정할 수 있습니다. 그 동작 앞에는 여러 가지 방어 장치가 있으며, 각각 이유가 있습니다.

이미 원장에 기록된 문서를 수정하면 내부에서 어떤 일이 일어나는지 알아 둘 가치가 있습니다. 시스템은 새 내용을 이미 전기된 분개와 비교합니다. 날짜나 지점만 바뀐 경우를 포함해 중요한 변경이 있으면, 기존 분개를 원래 날짜로 역분개하고 새 분개를 전기합니다. 기존 분개를 조용히 고치지 않습니다. 그래서 원장에는 하나였던 분개가 세 개가 됩니다. 원 분개, 그 역분개, 그리고 정정된 분개입니다.

이것은 올바른 동작이며, 동시에 수정에 반대하는 논거이기도 합니다. 원장은 역분개로 정정하는 것만이 정직한 방법임을 이미 알고 있습니다. 어차피 원장이 그렇게 할 것이라면, 사유가 기록되고 고객도 문서를 받는 대변표로 의도적으로 처리하는 편이 낫습니다.

• 기한. “거래 편집 일수”라는 비즈니스 설정이 거래 날짜로부터 며칠까지 거래를 수정할 수 있는지 정합니다. 그 기한이 지나면 시스템은 일수를 명시한 메시지와 함께 거부합니다. 기본값은 30일이며, 시스템의 운영 쪽에서는 기간 잠금에 가장 가까운 장치이므로 기본값으로 두지 말고 의도적으로 설정할 가치가 있습니다.
• 기존 반품. 문서에 대해 이미 반품이 발행되었다면 수정이 거부되며, 대신 반품을 수정하라는 메시지가 나옵니다. 그렇지 않으면 그 문서로부터 계산된 다른 문서의 부모를 바꾸게 됩니다.
• 전자세금계산서 신고. 인보이스가 세무 당국에 신고되면 잠깁니다. 메시지는 명확합니다. 정정하려면 대변표나 차변표를 발행하라는 것입니다.
• 권한. 판매와 구매의 수정 권한은 생성 권한과 별개이며, 통제를 중시하는 기업이라면 기본적으로 같은 사람에게 두 권한을 모두 주어서는 안 됩니다.

대변표와 차변표

판매 쪽 메뉴 항목은 /sell-return의 “판매 반품 목록(크레딧 노트)”입니다. 반품은 특정 인보이스에 대해 발행할 수 있으며, 이것이 일반적인 경로입니다. 판매를 열어 그곳에서 반품을 시작하거나 /sell-return/add/{id}로 이동하십시오. 반품은 어떤 라인이 몇 개 돌아왔는지 기록합니다.

판매 반품은 재고를 되돌려 놓습니다. 자체 합계와 세금을 가진 별도 문서를 만들고, 고객이 빚진 금액을 줄입니다. 원장에서는 원래 기록을 되돌립니다. 매출채권이 대변에, 수익이 차변에, 매출세액이 차변에 기록됩니다. 자체 날짜를 가진 별도 문서이므로, 판매가 있었던 기간을 소급해 바꾸는 대신 반품이 실제로 일어난 기간에 반영됩니다. 판매가 이미 보고한 달에 있었다면 바로 이것이 원하는 결과입니다.

구매 쪽에서 이에 해당하는 것은 “구매 반품 목록”, /purchase-return/create의 “구매 반품 (데빗 노트)”, 그리고 “구매 데빗 노트”입니다. 구매 반품은 재고를 줄이고 공급업체에 대한 대변을 만들며, 원장에서는 매입채무를 차변에, 재고와 매입세액을 대변에 기록합니다. 고객이 덜이 아니라 더 빚진 경우를 위한 “판매 데빗 노트”도 있습니다.

전자세금계산서가 적용되는 곳에서는 이것이 단지 좋은 관행이 아니라 제도가 기대하는 방식 그 자체입니다. 대변표와 차변표는 그 자체로 고유한 문서 유형을 가진 세금계산서 문서이며, 그 자격으로 신고됩니다.

거래 삭제와 그 실제 동작

삭제는 판매 목록과 구매 목록의 행 메뉴에서 할 수 있으며, 권한과 같은 편집 일수 제한을 받습니다. 그다음에 일어나는 일은 문서가 무엇이었느냐에 따라 다릅니다.

문서가 임시 저장이라면 그냥 제거됩니다. 아무 일도 일어나지 않았으므로 되돌릴 것이 없습니다. 최종 판매라면 과정이 훨씬 신중합니다. 무엇이든 제거하기 전에 판매에 연결된 모든 전기 분개가 역분개됩니다. 그다음 연결된 각 결제가 제대로 삭제되어 현금과 고객 잔액이 원래대로 돌아갑니다. 이어서 재고가 되돌아가고, 그 재고가 나온 구매에 대한 배분이 해제됩니다. 그런 뒤에야 문서 자체가 제거됩니다. 구매 삭제도 같은 방식으로 작동합니다. 결제가 취소되고, 연결된 분개가 역분개되며, 수령된 구매가 추가했던 재고가 다시 빠집니다.

순서가 중요하며, 여기에는 안전장치가 들어 있습니다. 역분개와 삭제는 하나의 데이터베이스 트랜잭션 안에서 일어납니다. 역분개가 실패하면, 가장 흔하게는 기간이 마감되어 있어서 실패하면, 전체가 롤백되고 문서는 삭제되지 않습니다. 판매는 삭제되었는데 그 분개는 여전히 전기되어 있는 상태, 곧 아무도 설명할 수 없는 원장을 만드는 바로 그 상태가 될 수 없습니다.

삭제 버튼이 얼마나 두렵게 느껴져야 하는지를 바꿔 주므로 알아 둘 것이 하나 더 있습니다. 삭제된 판매는 완전히 지워지는 것이 아니라 소프트 삭제됩니다. 판매 목록에서는 사라지지만 기록은 남아, 왼쪽 메뉴에 별도 항목이 있고 판매와 판매 주문서를 보관하는 “휴지통”에 나타납니다. 그곳에서 복원하거나 영구 삭제할 수 있으며, 복원할 때도 같은 세금 기간 관문이 적용됩니다. “휴지통”을 가볍게 삭제해도 된다는 허가증이 아니라 안전망으로 여기십시오. 복원은 문서의 삭제만 되돌릴 뿐, 삭제할 때 역분개된 분개를 다시 전기하지 않으므로, 복원된 판매는 원장 상태를 확인해야 합니다.

분개 역분개하기

원장에 직접 입력한 분개에 대해서는 회계 모듈에 자체 정정 방법이 있으며, 이것이 회계 표준에 맞는 방법입니다. 분개는 초안, 제출, 승인, 전기, 그리고 마지막으로 역분개됨의 상태를 거칩니다. 초안인 동안에는 아무것에도 영향을 주지 않았으므로 자유롭게 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 전기된 뒤에는 전혀 수정할 수 없습니다.

전기된 분개는 역분개로 정정합니다. “역분개” 동작은 차변과 대변을 맞바꾼 거울상 분개를, 선택한 날짜와 기록한 사유와 함께 만듭니다. 원 분개는 역분개됨으로 표시된 채 원장에 남고, 역분개가 이에 연결됩니다. 둘 다 총계정원장에 나타나며 합하면 0이 됩니다.

“분개 정정” 동작도 있습니다. 원 분개를 역분개한 뒤 새 분개 화면으로 이동해, 정정된 분개를 한 흐름으로 전기할 수 있게 합니다. 이미 역분개된 분개는 다시 역분개할 수 없고, 전기되지 않은 분개는 되돌릴 것이 없으므로 역분개할 수 없습니다.

마감된 기간이 막는 것

회계 모듈에는 회계 기간이 있으며, “회계 관리 센터” 메뉴의 “회계기간”에서 관리합니다. 기간은 “열기”(열림), “가마감”, “잠김” 세 가지 상태 중 하나를 가지며, 회계연도는 별도로 마감할 수도 있습니다.

관문은 작업하는 날짜가 아니라 분개의 날짜를 기준으로 확인됩니다. 모든 기록 경로가 이를 거칩니다. 원장에 기록되는 판매, 구매, 급여, 수기 분개, 그리고 기록된 문서를 삭제하거나 수정할 때 생성되는 역분개까지 모두입니다. 이 마지막 것이 중요한 결과이며 사람들이 자주 당황하는 부분입니다. 지금은 잠긴 기간에 기록된 판매를 삭제하려 하면 역분개가 거부되고, 전체가 하나의 트랜잭션으로 실행되므로 삭제도 거부됩니다.

이것이 올바른 결과입니다. 마감된 기간은 수치가 이미 보고되었다는 뜻이며, 이후에 이를 조용히 바꾸는 것이야말로 기간 마감이 막기 위해 존재하는 일입니다. 올바른 대응은 기간을 다시 여는 것이 아니라, 오늘 날짜의 대변표나 역분개를 사용해 현재 열린 기간에 정정을 기록하는 것입니다. 지난달은 보고된 수치를 그대로 유지하고, 이번 달이 정정을 담습니다. 읽는 사람이 정정을 찾을 것으로 예상하는 바로 그 자리입니다.

두 가지를 더 짚어 두겠습니다. 첫째, 회계 기간 관문은 설계상 페일 세이프입니다. 비즈니스에 회계 기간이 하나도 정의되어 있지 않거나, 날짜가 정의된 어떤 기간에도 속하지 않으면 기록이 허용됩니다. 따라서 아무도 회계 기간을 설정하지 않은 환경에는 기간 잠금이 없으며, 기간을 설정하는 것이 잠금을 갖추는 첫걸음입니다. 둘째, 신고된 세금 기간에 대한 별도의 선택적 잠금이 있습니다. 이 기능이 켜져 있으면, 이미 신고서를 제출한 부가가치세 기간 안의 날짜로 된 모든 것이 거부되며, 신고서의 정확성을 지키기 위해 비즈니스가 해당 기간의 추가 변경을 잠갔다는 설명 메시지가 나옵니다. 누군가 의도적으로 켜지 않는 한 꺼져 있습니다.

• “열기”(열림): 기록이 정상적으로 받아들여집니다.
• “가마감”: 기간은 마감되었지만 승인을 받으면 기록할 수 있습니다. 메시지는 기간이 가마감되어 기록하려면 승인이 필요하다고 알려 줍니다.
• “잠김”: 완전 마감입니다. 메시지는 기간이 잠겨 기록을 받을 수 없다는 것입니다. 아무것도 통과하지 못합니다.

누가 무엇을 했는가: 감사 추적

변경에 관한 질문에는 두 가지 별개의 기록이 답하며, 서로 다른 영역을 다룹니다.

“보고서” 아래 /reports/activity-log에 있고 관리자에게 보이는 “활동 로그”는 원 증빙에 대한 작업을 기록합니다. 판매가 생성, 수정, 삭제된 사실을 인보이스 번호 및 사용자와 함께 기록합니다. 누가 그 인보이스를 삭제했느냐가 질문이라면 이 화면입니다.

회계 모듈 안의 “감사 추적” 보고서(/accounting/reports/audit-trail)는 원장을 다룹니다. 전기, 역분개, 승인된 분개입니다. 이 계정이 왜 이 날짜에 움직였느냐가 질문이라면 이 화면이며, “일계표” 및 “총계정원장”과 함께 쓰입니다.

어느 기록도 선택 사항이거나 나중에 켜는 것이 아니며, 바로 그 점이 이 기록들을 두는 이유입니다. 또한 수정이 아니라 역분개로 정정하면 두 기록 없이도 읽을 수 있는 흔적이 남는데, 이것이 역분개를 선호해야 할 가장 좋은 이유입니다.

올바른 방법 고르기

• 실수가 있는 임시 저장이나 견적서: 수정하십시오. 아직 아무 일도 일어나지 않았습니다.
• 메모나 참조에 오타가 있고 결제·신고되지 않은 최종 인보이스: 편집 일수 기한 안에서 수정하십시오.
• 수량, 가격, 상품이 틀린 최종 인보이스: 대변표를 발행하십시오. 재발행도 필요하다면 원 인보이스를 대변 처리하고 올바른 인보이스를 새로 발행하십시오.
• 고객이 청구액보다 더 빚진 경우: 차변표를 발행하십시오.
• 두 번 기록된 판매: 기간이 열려 있고 연결된 것이 없다면 중복 건을 삭제하십시오. 그렇지 않다면 대변 처리하십시오.
• 잘못 전기된 수기 분개: 역분개한 뒤 올바른 분개를 전기하십시오.
• 잠긴 기간의 모든 것: 그 기간은 그대로 두고 현재 기간에 정정을 기록하십시오.