取引を取り消す・訂正する方法

編集したくなる気持ちと、それがたいてい間違いである理由

誰かが請求書に誤った数量を入力したとします。自然な反応は、請求書を開いて直すことです。スプレッドシートならそれで正しいのですが、会計システムではたいていそうではありません。その理由を理解しておけば、後々の多くのトラブルを避けられます。

計上済みの伝票は、意図したことの記録にとどまりません。在庫の移動、顧客残高、仕訳、場合によっては税務当局が保有する申告済みの税務書類、場合によっては入金といった、他のいくつもの記録の親なのです。親を編集すれば、すべての子を見つけて調整しなければなりません。Skyline Nexusは実際にそれを慎重に行いますが、その結果は、伝票が今日はあることを示し、昨日は別のことを示していたのに、変更の理由が伝票そのもののどこにもない、という履歴になります。

代わりの方法は、元の伝票はそのままにして、何がなぜ変わったのかを示す2つ目の伝票を記録することです。それがクレジットノートであり、取消仕訳です。どちらも、監査人や6か月後のあなたがたどれる痕跡を残します。一般的なルールは、修正ではなく追加によって訂正し、編集はまだ何も起こしていない伝票に限る、ということです。

優先順に並べた4つの仕組み

販売と仕入には、独立した無効化の操作はありません。これはこのガイドの書き漏らしではなく、実際の答えです。販売や仕入を残したまま無効としてマークするものは何もなく、伝票のステータス値に取消済みの状態もありません。代わりに存在するのは、後述する、単純な物理削除よりはるかに慎重な削除の経路と、すでに起きたことを取り消す会計上正しい方法である返品やノートの伝票です。給与計算は例外で、きちんとした取消の機能があり、給与計算のガイドで扱っています。

• 編集：伝票そのものを変更します。下書きや見積書、あるいは支払・返品・申告のいずれもされていない伝票の単純な入力ミスに適しています。
• クレジットノートまたはデビットノート：元の伝票の一部または全部を取り消す新しい伝票です。確定した販売や仕入に対する正しい答えです。
• 取消仕訳：元帳に直接入力した仕訳や、元の伝票は正しいがその計上が誤っていた場合に使います。
• 削除：伝票を取り除きます。最後の手段であり、完全に誤って記録され、そもそも存在すべきでなかったものに適しています。

取引の編集と、それを妨げるもの

販売は販売一覧から開いて編集できます。この操作の前にはいくつかの関門があり、それぞれに理由があります。

すでに元帳に計上された伝票を編集した場合に内部で何が起きるかは、知っておく価値があります。システムは新しい内容を、すでに計上されている仕訳と比較します。日付や拠点だけの変更も含めて、重要な変更があれば、既存の仕訳を元の日付で取り消し、新しい仕訳を計上します。古い仕訳を黙って修正することはありません。そのため元帳には、1件だった仕訳が3件、つまり元の仕訳、その取消、訂正後の仕訳として残ります。

これは正しい動作であり、同時に編集に反対する理由でもあります。元帳は、取消による訂正だけが誠実な方法であることをすでに知っています。どうせ元帳がそうするのであれば、理由が記録され顧客も書類を受け取れるクレジットノートで、意図的にそれを行えばよいのです。

• 期限。「取引編集期限（日数）」という事業設定で、取引日から何日まで取引を編集できるかを定めます。それを過ぎると、システムは日数を示すメッセージとともに編集を拒否します。既定値は30日で、システムの業務側における期間ロックに最も近いものなので、既定値のままにせず、意図的に設定する価値があります。
• 既存の返品。伝票に対してすでに返品が起こされている場合、編集は拒否され、代わりに返品を編集するよう案内するメッセージが表示されます。そうしなければ、そこから計算された伝票の親を変更することになってしまいます。
• 電子インボイスの申告。請求書はいったん税務当局に申告されるとロックされます。メッセージは明確で、訂正するにはクレジットノートまたはデビットノートを発行するよう示されます。
• 権限。販売と仕入の編集は、作成とは別の権限です。統制を重視する事業では、既定で同じ人に両方を付与すべきではありません。

クレジットノートとデビットノート

販売側のメニュー項目は「販売返品一覧」（クレジットノート）で、/sell-return にあります。返品は特定の請求書に対して起こすことができ、これが通常の経路です。販売を開いてそこから返品を開始するか、/sell-return/add/{id} に移動します。返品には、どの明細がいくつ戻ってきたかが記録されます。

販売返品は在庫を戻します。独自の合計と税額を持つ独自の伝票を作成し、顧客の支払義務を減らします。元帳では元の計上を取り消します。売掛金を貸方に、収益を借方に、仮受付加価値税を借方に計上します。独自の日付を持つ別の伝票なので、販売があった期間を遡って変更するのではなく、実際に返品が発生した期間に計上されます。販売がすでに報告済みの月にあった場合に、まさに求められる動作です。

仕入側でこれに相当するのは、「仕入返品一覧」、/purchase-return/create の「仕入返品（デビットノート）」、そして「仕入デビットノート」です。仕入返品は在庫を減らし、仕入先に対する債権を作り、元帳では買掛金を借方に、棚卸資産と仮払付加価値税を貸方に計上します。顧客の支払義務が少なくなるのではなく多くなる場合のために、「販売デビットノート」もあります。

電子インボイスが適用される場合、これは単なる良い慣行ではなく、制度が想定している仕組みそのものです。クレジットノートとデビットノートは、それ自体が独自の文書タイプを持つインボイス書類であり、そのようなものとして申告されます。

取引の削除と、それが実際に行うこと

削除は販売一覧と仕入一覧の行メニューから利用でき、権限と、同じ編集期限の制約を受けます。その後に何が起こるかは、伝票が何であったかによって異なります。

伝票が下書きであれば、単に削除されます。何も起きていなかったので、元に戻すものもありません。確定した販売の場合、処理ははるかに慎重です。何かが削除される前に、その販売に紐づくすべての計上済み仕訳が取り消されます。次に、それに紐づく各入金が正しく削除され、現金と顧客残高が元に戻されます。続いて在庫が戻され、引き当て元の仕入に対する割り当てが解除されます。その後で初めて伝票そのものが削除されます。仕入の削除も同じように動作します。支払が取り消され、紐づく仕訳が取り消され、受領済みの仕入が追加した在庫が取り除かれます。

順序が重要であり、そこには安全策が組み込まれています。取消と削除は一つのデータベーストランザクションの中で行われます。取消が失敗した場合、最も多いのは期間が締められている場合ですが、全体がロールバックされ、伝票は削除されません。販売が削除されたのに仕訳は計上されたまま、という状態になることはありません。それこそが、誰にも説明できない元帳を生む状態です。

もう一つ知っておく価値があることがあります。削除ボタンをどれほど恐れるべきかが変わるからです。削除された販売は消去されるのではなく、論理削除されます。販売一覧からは消えますが記録は残り、「ごみ箱」に表示されます。ごみ箱は左メニューに独自の項目を持ち、販売と販売注文を保持します。そこから復元するか完全に削除でき、戻す際にも同じ税務期間の制御が適用されます。ごみ箱は安全網として扱い、気軽に削除してよい許可とは考えないでください。復元は伝票の削除を取り消すだけで、削除時に取り消された仕訳を再計上するわけではないので、復元した販売は元帳上の状態を確認する必要があります。

仕訳の取消

元帳に直接入力された仕訳については、会計モジュールに独自の訂正の仕組みがあり、それが会計の標準的な方法です。仕訳は、下書き、提出済、承認済、計上済、そして最後に取消済というステータスをたどります。下書きの間は、まだ何にも影響していないので、自由に編集・削除できます。計上された後は、一切編集できません。

計上済みの仕訳は、取り消すことで訂正します。「取消」操作は、借方と貸方を入れ替えた鏡像の仕訳を、選択した日付で、記録した理由とともに作成します。元の仕訳は取消済としてマークされて元帳に残り、取消仕訳はそれに紐づけられます。両方が総勘定元帳に表示され、差し引きゼロになります。

「仕訳を訂正」操作もあります。元の仕訳を取り消したうえで新しい仕訳の画面に移動するので、訂正後の仕訳を一連の流れで計上できます。すでに取り消された仕訳を再び取り消すことはできず、計上されていない仕訳は取り消すものがないので取り消せません。

締めた期間で何ができなくなるか

会計モジュールには会計期間があり、「会計管理」メニューの「会計期間」で管理します。期間は「オープン」、「仮締め」、「ロック済み」の3つの状態のいずれかをとり、さらに会計年度を締めることもできます。

この関門は、作業している日ではなく、仕訳の日付で判定されます。販売の元帳への計上、仕入、給与計算、手動仕訳、そして計上済みの伝票を削除・編集したときに生成される取消まで、すべての計上経路がこれを通ります。最後のものが重要な帰結であり、多くの人がつまずく点です。現在ロックされている期間に計上された販売を削除しようとすると、取消が拒否され、全体が一つのトランザクションで実行されるため、削除も拒否されます。

これは正しい結果です。締めた期間とは数字が報告済みであることを意味し、後からそれを黙って変更することこそ、期間を締めることで防ごうとしているものです。正しい対応は期間を再開することではなく、今日の日付のクレジットノートまたは取消仕訳を使って、現在開いている期間に訂正を記録することです。過去の月は報告された数字を保ち、現在の月が訂正を持ちます。読み手が訂正を探すのも、まさにそこです。

さらに2点あります。第一に、会計期間の関門は設計上フェイルセーフです。事業に会計期間が一つも定義されていない場合、または日付が定義済みのどの期間にも含まれない場合、計上は許可されます。したがって、誰も会計期間を設定していない環境には期間ロックがなく、それを設定することが期間ロックを持つための第一歩です。第二に、申告済みの税務期間に対する別のオプションのロックがあります。有効にすると、すでに申告が済んだ付加価値税の期間内の日付のものはすべて拒否され、申告内容の正確性を保つため事業がその期間へのそれ以上の変更をロックしている旨のメッセージが表示されます。誰かが意図的に有効にしない限り、無効のままです。

• 「オープン」：計上は通常どおり受け付けられます。
• 「仮締め」：期間は締められていますが、承認があれば計上できます。メッセージは、期間が仮締めされており、計上には承認が必要であることを示します。
• 「ロック済み」：本締めです。メッセージは、期間がロックされており計上を受け付けられないことを示します。何も通りません。

誰が何をしたか：監査証跡

変更に関する問いに答える記録は2つあり、それぞれ対象とする範囲が異なります。

「アクティビティログ」は、「レポート」の下の /reports/activity-log にあり、管理者が閲覧できます。元の伝票に対する操作、つまり販売の作成、編集、削除を、請求書番号とユーザーとともに記録します。誰がその請求書を削除したのかという問いには、この画面で答えます。

会計モジュール内の「監査証跡」レポート（/accounting/reports/audit-trail）は元帳を対象とし、仕訳の計上、取消、承認を記録します。なぜこの勘定がこの日に動いたのかという問いには、この画面で答えます。「日記帳」や「総勘定元帳」と組み合わせて使います。

どちらのログも任意のものではなく、後から有効にするものでもありません。それこそがログを持つ意味です。また、修正ではなく取消によって訂正すれば、どちらのログがなくても読み取れる痕跡が残ります。それが取消を選ぶ何よりの理由です。

適切な仕組みの選び方

• 誤りのある下書きや見積書：編集します。まだ何も起きていません。
• メモや参照番号に入力ミスがある、未払い・未申告の確定済み請求書：編集期限内であれば編集します。
• 数量、価格、商品が誤っている確定済み請求書：クレジットノートを発行します。再発行も必要な場合は、元の請求書を取り消し、正しい請求書を発行します。
• 顧客への請求額が本来より少なかった：デビットノートを発行します。
• 二重に記録された販売：期間が開いていて、他に何も紐づいていなければ、重複分を削除します。そうでなければ、クレジットノートで取り消します。
• 計上済みの誤った手動仕訳：取り消してから、正しい仕訳を計上します。
• ロックされた期間内のものすべて：その期間には手を付けず、現在の期間に訂正を記録します。