仕入の記録方法

仕入は1つではなく3つの事実

仕入先から商品と請求書が届くと、3つの別々の事実が生じます。何かを購入することを約束した。何かを受け取った。誰かにお金を支払う義務がある。小規模な事業ではこれらが同時に発生し、一つの行為として記録されます。リードタイムのある事業では、これらは数日から数週間の間隔で発生します。それらを区別できない会計システムは、持っていない在庫を過大に計上するか、抱えている負債を過小に計上することになります。

Skyline Nexusは、仕入フォーム上の一つの項目、「仕入ステータス」によってこれらを区別します。この項目は画面上のどの項目よりも大きな意味を持ちます。在庫が動くかどうか、支払を記録できるかどうか、元帳が負債を認識するかどうかを決めるのです。

「仕入を追加」フォームのそれ以外の項目は、数多くありますが、すべてこの3つの事実に付随する詳細です。ステータスが正しければ、あとはデータ入力です。ステータスを誤れば、在庫をでっち上げるか、買掛金を隠すことになります。

仕入画面の場所

左メニューには「仕入」ドロップダウンがあります。最もよく使うのは「仕入一覧」（/purchases）と「仕入を追加」（/purchases/create）です。その隣に「仕入返品一覧」（/purchase-return）、「仕入返品（デビットノート）」（/purchase-return/create）、「仕入デビットノート」（/purchase-debit-note）があります。

対応する設定が有効な場合にのみ表示される項目がさらに2つあります。「購買申請」と「発注書」で、後者には「発注書を追加」が並びます。商品が届く前に発注を起こす業務の流れであれば、発注書の画面を使ってください。ステータスを「注文済み」にした仕入として発注を起こすことも可能ですが、あまりきれいな方法ではありません。仕入伝票は請求書になることを前提に設計されており、発注は請求書ではないからです。

仕入先は取引先です。「連絡先」ドロップダウンで「仕入先」に絞り込んで作成・一覧表示するほか、仕入先選択欄の横にある追加ボタンを使えば、仕入フォームを離れずに作成することもできます。

仕入先の残高と年齢調べは、メニューの別セクション「仕入先財務センター」にあり、「仕入先元帳」、買掛金レポート、仕入先の年齢調べレポートが含まれます。何を買ったかではなく、いくら支払義務があるかが問題になるときに開く画面です。

「仕入を追加」フォーム

最初のカードは「仕入詳細」です。「仕入先」と「事業拠点」は必須です。「参照番号」は空欄にすれば自動生成され、後で仕入先自身の請求書番号で伝票を探したい場合は、ここにその番号を入力します。「仕入日」は会計上の日付です。「ドキュメントを添付」では、仕入先のPDFをレコードに保存できます。これは購買プロセス全体で最も価値の高い習慣です。証憑のない仕入は、証拠ではなく主張にすぎないからです。

「支払条件」は数値と「月」または「日」で入力し、年齢調べにおいて請求の支払期日がいつになるかを決めます。外貨建ての仕入が設定されている場合は、通貨の選択欄と「為替レート」項目も表示されます。後者は外貨を選択すると表示されます。

金額を決めるのは明細の表です。列は「商品名」「仕入数量」「単価原価（割引前）」「割引率」「単位原価(税抜)」「小計(税抜)」「商品税」「純原価」「行合計」で、最後に「単位販売価格」があり、仕入の時点で販売価格を設定できます。3つの税関連の列は、事業でインライン税が有効な場合にのみ表示されます。無効の場合は表が短くなり、税金は伝票レベルで処理されます。

受領済み、保留中、注文済み

「仕入ステータス」には、「受領済み」「保留中」「注文済み」「キャンセル済み」「一部」があります。在庫を増やすのは「受領済み」だけです。仕入明細を書き込むコードは、ステータスが「受領済み」の場合にのみ拠点の利用可能数量を増やします。それ以外のステータスでは伝票は書き込まれますが、在庫には手を付けません。

同じルールがお金にも適用されます。支払は仕入ステータスが「受領済み」になって初めて記録でき、それ以外で試みると、システムがその理由をはっきり伝えます。注文済みや保留中の仕入は約束であり、請求ではないということです。フォーム上の支払カードは、ステータスが「受領済み」になるまで非表示です。これは実に有用な制約です。受け取っていない注文に対して支払うことこそ、前払金が仕入として誤分類される原因だからです。

後で仕入を「受領済み」から別のステータスに変更すると、追加された在庫は取り除かれます。逆の場合も処理されます。仕入を「受領済み」に変更すると、その時点で在庫が追加されます。やってはいけないのは、すでに支払済みまたは返品済みの仕入のステータスを安易に編集することです。その理由は、取引の取消と訂正に関するガイドで説明しています。

• 受領済み：在庫が増え、請求が存在し、支払を記録でき、元帳に計上できます。
• 注文済み：約束。在庫なし、支払なし、仕訳なし。
• 保留中：商品の到着待ち。在庫なし、支払なし。
• 一部：注文の一部が到着しており、その状態として追跡されます。
• キャンセル済み：伝票は監査証跡のために残りますが、何も動きません。

仕入税額

各商品行には独自の税選択欄があり、既定値は商品に設定された税率です。システムは明細行に、税抜単価と税込単価の両方を、適用された税率とともに保存します。そのため、後で何も導き出し直すことなく仕入税額のレポートを作成できます。税額はレポート作成時に行う計算ではなく、明細行について保存された事実なのです。

「単位原価(税抜)」と「純原価」の列は、どちらの方向にも機能します。税抜原価を入力すれば、システムが税込額に割り戻します。仕入先の請求書に通常記載されている税込原価を入力すれば、逆算して税抜額を求めます。複数の税率で構成される税グループは、グループとして処理されます。

伝票レベルの「仕入税」もあり、同じ名前の折りたたみセクションにあります。これは意図的に事業の既定値から事前選択されないことに注意してください。ほとんどの仕入では空欄のままが想定された状態です。税金は通常、すでに明細行で取り込まれているからです。使用する場合は、独自の税を持たない明細行の税抜金額にのみ適用され、販売側で回避しているのと同じ二重課税の問題を防ぎます。画面で入力された内容は保存前にサーバー側で再計算され、不一致があれば受け付けられずに拒否されます。

運賃と配送には専用の仕入税額の項目があり、「配送詳細」セクションの「追加配送料金」の隣に「仕入運賃・諸経費の仕入VAT」というラベルで表示されます。運賃にかかる税を商品にかかる税と分けておくことは、仕入税額控除を受けるすべての事業にとって重要です。両者は常に同じ基準で控除できるとは限らないからです。

値引き、配送料、その他の費用

値引きには2つのレベルがあります。各明細行には、税抜単価に適用される「割引率」があります。伝票には「割引」カードがあり、「割引種別」（「固定」または「割合」）と「割引額」を指定します。2つのうち明細行の値引きのほうが有用です。在庫評価額となる単価に反映されるからです。伝票レベルの値引きでは、どの品目が安くなったのかがわかりません。

「配送詳細」セクションには、自由記述の説明、追加配送料金、その仕入税額、そして「追加経費を追加」というボタンがあります。このボタンを押すと、請求書に記載されたその他の費用を入力するための名称と金額の組が4つ表示されます。これらは仕入に紐づけて保存されるため、商品の取得にかかった総コストが経費元帳に散らばらず、一つの伝票にまとまります。

輸入については、関税、輸入付加価値税、物品税、運賃を明細行に配賦する、より本格的な陸揚原価の処理がありますが、フォームの貿易セクションで輸入として指定された仕入にのみ適用されます。国内の仕入では、追加経費の項目がその仕組みです。

買掛金と仕入先への支払

保存された仕入は未払いの状態から始まります。支払ステータスは、その仕入に対して支払われた額から導き出されます。支払額が合計をカバーすれば支払済み、全額ではないが一部が支払われていれば一部、それ以外は未払いです。支払が変わるたびに再計算されるため、手で設定すべきではなく、そのための項目もありません。

支払は、仕入フォームの「支払を追加」カードで、おなじみの「支払日」「金額」「支払方法」「支払アカウント」「支払メモ」の各項目を使って入力できます。仕入一覧から後で追加することもでき、行メニューには「支払を追加」と「支払を表示」があります。「支払を追加」の操作は、仕入が「受領済み」でまだ全額支払われていない場合にのみ表示されます。これは先ほどと同じルールが、2か所目で適用されているということです。

フォームには支払元の選択欄もあり、会社が支払った仕入、従業員が個人的に立て替えた仕入、仮払金から支払った仕入を区別します。この選択によって元帳で貸方に計上される勘定が変わるため、見た目だけの項目ではありません。個人で立て替えた仕入は、仕入先ではなく従業員に対する未払金を生みます。

複数の請求をまとめて決済する場合や、内入金を記録する場合は、仕入を一件ずつ開くのではなく、取引先単位の支払の経路を使ってください。仕入先の累計の状況は、「仕入先財務センター」の「仕入先元帳」画面で確認できます。

総勘定元帳に計上される内容

受領済みの仕入はイベントを発生させ、会計モジュールがそれを受け取ります。仕訳は、明細行の税抜金額を棚卸資産または仕入費用に、税額を仮払付加価値税に借方計上し、合計額を買掛金に貸方計上します。商品カテゴリーごとに原価勘定が設定されていれば、借方はカテゴリー別に分けられるため、複数のカテゴリーにまたがる仕入は、手作業で分析しなくても複数の費用勘定または棚卸資産勘定に計上されます。

関門は販売側と同じ3つに、ステータスのルールを加えたものです。仕入が「受領済み」であること。会計設定で「仕入取引を自動計上」が有効であること。/accounting/settings/mapping の「仕入マッピング」と「在庫」のセクションで勘定科目がマッピングされていること。そして、仕入日を含む会計期間が開いていることです。

仕入が会社ではなく個人の立替や仮払金から支払われた場合、貸方は買掛金ではなく従業員に対する未払金または仮払金の勘定になります。これは、実際に誰にお金を支払う義務があるかを元帳が正しく反映しているということです。

仕入返品

経路は2つあります。既存の仕入から、それに対する返品を起こすことができます。この場合、返品数量は仕入数量が上限となり、返品した分だけ在庫が減り、返品の税額は再計算せずに元の伝票から導き出されます。商品を実際に仕入先へ返送する場合に使う経路です。

2つ目の経路は、単独の「仕入返品（デビットノート）」画面で、元の仕入1件にきれいに対応しない仕入先からの減額に使います。こちらも在庫を減らし、独自の伝票を作成します。

元帳では、返品は仕入で貸方計上したのと同じ統制勘定を借方に、棚卸資産と仮払付加価値税を貸方に計上します。期待どおりの逆仕訳です。「受領済み」にならなかった仕入に対する返品は何も計上しません。取り消すべき計上がそもそもないからです。

仕入の編集と削除

仕入は仕入一覧から編集できますが、権限と、販売にも適用される期限、つまり「取引編集期限（日数）」という事業設定の制約を受けます。仕入に対してすでに返品が起こされている場合、編集は拒否され、代わりに返品を編集するよう案内されます。返品は元の伝票から計算されているため、その下で元の伝票を変更すると両者の整合性が崩れるからです。

削除は見た目よりも徹底しています。伝票が削除される前に、それに紐づくすべての支払が取り消されてその仕訳も元に戻され、受領済みの仕入が追加した在庫が取り除かれ、仕入明細が削除され、それらの仕入明細と、それを引き当てた販売との間の割り当てが再構築されます。特定のロットからすでに商品が販売されている場合は、その販売を黙って宙に浮かせるのではなく、削除が拒否されます。

一般的なルールは販売側と同じです。編集は、まだ何も起こしていない伝票か、編集期限内の小さな訂正のためのものです。支払済み、返品済み、報告済みのものは、返品またはデビットノートで訂正します。そうすれば、変更は黙った修正ではなく、日付と理由を持つ書類になります。詳しくは、取引の取消と訂正に関するガイドで扱っています。

仕入が正しく反映されたかを確認する場所

仕入を保存した後に生じうるすべての疑問には、4つの画面で答えられます。どれを開けばよいかを知っていれば、探し回る手間が大幅に省けます。

会計モジュールも使用している場合、買掛金の統制勘定の総勘定元帳には、参照番号付きで仕入が貸方として表示されるはずです。仕入一覧には仕入があるのに元帳にない場合、原因は伝票の紛失ではなく計上の関門のいずれかです。その確認方法は、試算表の作成に関するガイドで説明しています。

• 「仕入一覧」（/purchases）には、参照番号、仕入先、ステータス、合計、支払ステータスとともに伝票が表示されます。仕入が存在し「受領済み」であることを確認する最も速い方法です。
• 「仕入先財務センター」の「仕入先元帳」には、仕入先の累計の状況、つまり請求された額、支払った額、残っている額が表示されます。
• 同じセクションの買掛金レポートと仕入先の年齢調べレポートは、同じ情報を延滞の程度別に整理して表示します。今週何を支払うかを決めるときに使う画面です。
• 在庫レポートでは、商品が実際に在庫に入ったかどうかがわかります。誤って「保留中」で保存された仕入を見つけるためのチェックです。

簡単なチェックリスト

• ステータスは「受領済み」ですか？商品が届いていなければ、そうすべきではありません。
• 後で探せるよう、仕入先自身の請求書番号が「参照番号」に入力されていますか？
• 仕入先の書類は添付されていますか？
• 明細の原価は、仕入先の表示どおりの税込または税抜で、請求書と一致していますか？
• 運賃は、明細の原価に紛れ込ませるのではなく、独自の仕入税額を伴う配送料として入力されていますか？
• 支払元は正しいですか？会社、個人立替、仮払金のいずれですか？
• 買掛金レポートで請求の経過日数が正しく計算されるよう、支払条件は設定されていますか？
• 在庫は実際に動きましたか？動いていなければ、おそらくステータスが「受領済み」ではありませんでした。