Cómo procesar la nómina

La nómina es un cálculo, una aprobación y una contabilización

La nómina es el único proceso de una empresa en el que el cálculo, la autorización y el asiento contable son realmente tres actos separados, y en el que fundirlos es un verdadero fallo de control y no una cuestión de estilo. Alguien calcula lo que se le debe a cada persona. Otra persona, con autoridad para ello, lo aprueba. Solo entonces se registra un gasto en las cuentas y sale dinero del banco.

Skyline Nexus lo modela de ese modo. Una ejecución de nómina se calcula y se guarda como borrador. Después pasa por la aprobación, que puede tener más de un nivel. El asiento del libro mayor se escribe cuando la nómina está totalmente aprobada, no cuando se calcula. Así, una nómina sin aprobar no cuesta nada ni compromete nada, que es exactamente la propiedad que se busca en un proceso en el que las cifras son delicadas y los errores caros.

Las funciones de nómina están en el menú lateral bajo el encabezado de sección «Gestión del capital humano», en un desplegable titulado «HCM», dentro de un subdesplegable titulado «Nómina». Dentro están «Nómina» y «Procesar nómina», junto con «Estructuras salariales», «Préstamos y anticipos», «Pagos extra» y «Salarios pendientes». «Asistencia» y «Permiso» están al mismo nivel que el grupo de nómina, y un desplegable de informes independiente contiene el registro de nómina, la hoja de salarios y los informes de GOSI y de fin de servicio.

Antes de la primera ejecución: estructuras salariales

Una ejecución de nómina calcula a partir de lo que sabe de cada empleado, así que primero va la configuración. «Estructuras salariales», en /hrm/salary-structures, es donde se define la forma de la retribución: el salario base y los complementos y deducciones que se le añaden. Una estructura puede crearse, previsualizarse con un cálculo antes de guardarla, editarse y retirarse.

Merece la pena usar la vista previa en lugar de saltársela. Ejecuta el mismo cálculo que ejecutará la nómina y muestra el resultado para un salario dado, y así es como se descubre que un complemento se calcula sobre la base equivocada antes de aplicarlo a doscientas personas.

«Préstamos y anticipos» recoge las cantidades prestadas a empleados que se recuperan de la nómina. «Pagos extra» cubre los complementos puntuales y las horas extraordinarias manuales que no pertenecen a la estructura fija. Ambos alimentan automáticamente el cálculo mensual, de modo que un anticipo concedido a mitad de mes se descuenta sin que nadie tenga que acordarse.

Una consecuencia de este diseño merece decirse con claridad: a un empleado sin estructura salarial activa no se le puede pagar. El asistente de procesamiento le indicará que no hay empleados con estructura salarial en lugar de pagarles cero en silencio. Si falta alguien en la ejecución, esto es lo primero que debe comprobar, antes que departamentos, ubicaciones y permisos.

Ejecutar el mes

«Procesar nómina», en /hrm/payroll/process, es un asistente en tres pasos: «Seleccionar periodo», «Seleccionar empleados» y «Revisar y procesar».

El primer paso pide el «Mes» y el «Año» y, opcionalmente, un proyecto que sustituya al del empleado, que por defecto se hereda de la ficha del empleado. Seleccionar un período ya procesado se detecta: el sistema le indica que la nómina ya existe para ese período, dice cuántos empleados están afectados y le pregunta si desea continuar, en lugar de crear en silencio una ejecución duplicada.

El segundo paso lista los empleados disponibles para ese período con su código, nombre, departamento, salario bruto y estado, además de un control para seleccionarlos todos. Seleccionar un subconjunto es legítimo y frecuente, por ejemplo cuando un departamento cobra en un ciclo distinto, pero también es el punto donde es más fácil dejar a alguien fuera por accidente, así que conviene contar los empleados seleccionados frente a la plantilla que espera.

Revisar antes de comprometerse

El tercer paso es el que justifica su existencia. Muestra cuatro cifras resumen en la parte superior: el número de empleados seleccionados, el total bruto, el total de deducciones y el total neto. Debajo hay una línea por empleado con el salario bruto, las horas extraordinarias, la cotización GOSI del empleado, las deducciones por préstamos y el salario neto.

Esta es la pantalla que hay que revisar a fondo, porque es el último punto en el que un error sale barato. Los cuatro totales son la comprobación más rápida disponible: el bruto debería estar cerca del mes anterior salvo que algo haya cambiado y, si no lo está, el motivo debería ser uno que usted sepa nombrar. Un total neto que se ha movido sin que se haya movido el total bruto significa que ha cambiado una deducción, lo que normalmente es un préstamo que empieza o termina y, de vez en cuando, algo que está mal.

Procesar desde esta pantalla crea los registros de nómina como borradores. No se ha aprobado nada, no se ha pagado nada y nada ha llegado a las cuentas.

Aprobación

Un registro de nómina pasa por varios estados: borrador, pendiente de aprobación, aprobado, rechazado, pagado y cancelado. La aprobación puede configurarse con más de un nivel, y el sistema registra qué nivel ha alcanzado cada nómina. Aprobar en un nivel la hace avanzar; solo queda totalmente aprobada cuando han firmado todos los niveles configurados, y existe una acción de rechazo para el caso en que no deba seguir adelante.

Hay una acción de aprobación masiva para aprobar varias nóminas a la vez, lo que importa porque la nómina de cada empleado es un registro propio. La eliminación solo se permite mientras una nómina sigue en borrador, y es la restricción correcta: una nómina aprobada es una decisión que alguien tomó, y las decisiones se revierten, no se borran.

La nómina es el único lugar del sistema con una cancelación propiamente dicha en lugar de una eliminación. Cancelar una nómina aprobada revierte sus pagos, revierte sus asientos, revierte los movimientos de cuenta asociados y deja sin liquidar las cuotas de préstamo que hubiera recuperado, todo dentro de una única transacción de base de datos, de modo que o sucede todo o no sucede nada. Existe también una vía de corrección para el caso en que la nómina era correcta en líneas generales pero una cifra no lo era.

El momento de la aprobación completa es el momento en que se escribe el asiento contable. Hasta entonces, la nómina solo existe en el módulo de nómina. Esa única decisión de diseño es lo que hace que la aprobación tenga sentido y no sea un mero trámite.

Qué contabiliza la nómina en el mayor

Con la aprobación completa se lanza un evento. A continuación ocurren dos cosas. El módulo de nómina crea una operación de gasto en el registro principal de documentos del negocio, con fecha del último día del mes de la nómina, con el bruto como total antes de impuestos y el neto como importe a pagar. Por separado, el módulo de contabilidad escribe un asiento. La forma de ese asiento es la que cabe esperar de una periodificación de nómina: se carga el gasto de sueldos por el bruto, se abona la cuenta de remuneraciones pendientes de pago por el neto, y los importes retenidos o devengados se abonan a sus propias cuentas de pasivo.

Cuando hay centros de coste o departamentos configurados, el gasto se reparte entre ellos, de modo que el coste de nómina por departamento sale del mayor y no de una hoja de cálculo. Cuando hay un proyecto asignado, el asiento lo lleva, y el coste de nómina aparece en los informes de proyectos.

Se aplican los mismos tres filtros que en el resto del módulo de contabilidad. «Contabilizar automáticamente las transacciones de nómina» debe estar activado en la configuración contable. Las cuentas de gasto de sueldos y de remuneraciones pendientes de pago deben estar asignadas, ya sea en la configuración contable o en la configuración de capital humano. Y el período fiscal que abarca la fecha de la nómina debe estar abierto: una nómina fechada en un período cerrado se rechaza en lugar de contabilizarse con fecha retroactiva, y el rechazo indica el período.

• Gasto de sueldos y salarios, cargado por el salario bruto.
• Remuneraciones pendientes de pago, abonada por el salario neto, que se cancela cuando se realiza el pago.
• GOSI a pagar, abonada por la cotización a la seguridad social, con el correspondiente gasto a cargo del empleador cuando este cotiza.
• Provisión por fin de servicio, abonada por la dotación del período, con contrapartida en un gasto por fin de servicio.

Pagos, recibos de salario y ficheros bancarios

Una nómina aprobada está lista para el pago; el sistema lo dice con todas las letras cuando llega la última aprobación. Los recibos de salario pueden descargarse o imprimirse por cada registro de nómina, y cada uno lleva un código de verificación, de modo que un recibo presentado a un banco o a un arrendador puede comprobarse contra el sistema en lugar de aceptarse de buena fe. Puede exportarse un fichero de transferencias por banco para la presentación de protección salarial donde esta se aplique. Los pagos se registran contra la nómina, se siguen como no pagados, parciales o completos y pueden revertirse uno a uno si alguno sale mal.

«Salarios pendientes» muestra lo que se debe y aún no se ha pagado, que es la contrapartida operativa del saldo de remuneraciones pendientes de pago en el mayor. Ambas cifras deberían coincidir y, si no lo hacen, la causa habitual es un pago registrado en un sitio y no en el otro.

Existe también una vía de corrección para las nóminas que se aprobaron con un error. Una corrección se registra como una diferencia y no editando el original, y el mayor trata correctamente una corrección negativa, abonando el gasto de sueldos para reducir lo que se registró de más. Las correcciones se conservan como historial asociado a la nómina que corrigen, y una corrección que a su vez era errónea puede anularse. Es el mismo principio que en el resto del sistema: corregir añadiendo, no modificando.

Unas palabras sobre por qué esto importa más en la nómina que casi en cualquier otro ámbito. Un recibo de salario es un documento que el empleado ya ha visto y al que, en muchos lugares, tiene derecho legal. Editar discretamente las cifras del mes pasado para que el total de este mes cuadre deja al empleado con un recibo que ya no coincide con el sistema, que es exactamente el tipo de discrepancia que convierte un pequeño error administrativo en un conflicto. Una corrección visible con su motivo es a la vez mejor contabilidad y mejor práctica laboral.

Asistencia, permisos y su efecto en la retribución

La nómina no calcula de forma aislada. Cada registro de nómina guarda los días laborables del período, los días efectivamente trabajados, los días de ausencia y los días de permiso retribuido y no retribuido, y esas cifras determinan las deducciones. El permiso no retribuido y las ausencias generan una deducción por ausencia. Los retrasos generan una deducción por retraso, y el registro guarda tanto el total de minutos de retraso como el número de retrasos distintos, porque la mayoría de las políticas de deducción por retraso se formulan en número de incidencias y no en minutos.

Esas cifras proceden de las funciones de asistencia y permisos, que están junto a la nómina en el mismo menú. La asistencia puede introducirse manualmente, importarse desde un fichero o sincronizarse desde un dispositivo. Los permisos funcionan mediante tipos de permiso, solicitudes de permiso con su propio paso de aprobación y saldos de permisos. Si la asistencia del mes no se ha procesado antes de ejecutar la nómina, las deducciones se calcularán con lo que el sistema crea en ese momento, que normalmente es nada.

La consecuencia práctica es una regla de orden: cierre la asistencia del mes, apruebe o rechace las solicitudes de permiso pendientes y solo entonces ejecute la nómina. Ejecutar la nómina primero y arreglar la asistencia después obliga a recalcular o corregir cada registro afectado, lo que supone mucho más trabajo que hacerlo en orden.

Qué contiene un registro de nómina

Conviene saber qué se guarda realmente por empleado y mes, porque le indica sobre qué podrá informar después sin reconstruir nada. Los devengos se desglosan en lugar de agruparse: salario base, complementos de vivienda, transporte, manutención, educación, teléfono móvil, suministros y especiales, otros complementos, horas extraordinarias, bonificaciones, comisiones y otros devengos, que suman el salario bruto.

Las deducciones tienen el mismo nivel de detalle: la cotización del empleado a la seguridad social, el seguro médico, las recuperaciones de préstamos y anticipos, las deducciones por ausencia y por retraso, los impuestos y otras deducciones, que suman el total de deducciones, con el salario neto como resultado. La cotización del empleador a la seguridad social se guarda por separado, igual que la dotación por fin de servicio del período, porque ambas son costes del empleador y no deducciones del empleado, y corresponden a líneas distintas del mayor.

Esa estructura es la razón por la que los informes de nómina pueden responder a preguntas que el libro mayor no puede. Existen un informe de GOSI, un informe de fin de servicio, un informe de horas extraordinarias, un informe de préstamos y un informe de deducciones precisamente porque las cifras subyacentes se guardaron por separado en lugar de compensarse en una sola cifra en el momento del cálculo.

Orden práctico de las operaciones

• Configure las estructuras salariales y compruébelas con el cálculo de vista previa antes de aplicarlas.
• Cierre la asistencia del mes y resuelva las solicitudes de permiso pendientes.
• Registre los préstamos, los anticipos y cualquier pago adicional u hora extraordinaria manual del mes.
• Ejecute el asistente: seleccione el período, seleccione los empleados y cuéntelos frente a su plantilla.
• Compruebe los cuatro totales de la pantalla de revisión frente al mes anterior antes de procesar.
• Procese y envíe a aprobación. Nada llega a las cuentas hasta que la aprobación está completa.
• Tras la aprobación, confirme que el asiento se contabilizó. Si no fue así, revise la contabilización automática, la asignación de cuentas y el período fiscal.
• Exporte el fichero bancario, distribuya los recibos de salario y registre el pago para que se cancelen las remuneraciones pendientes de pago.

Por qué la seguridad social y el fin de servicio se provisionan cada mes

Dos de las cifras de un registro de nómina no son en absoluto deducciones del salario, y tratarlas como si lo fueran es una fuente habitual de pasivos infravalorados. La parte de la seguridad social a cargo del empleador es un coste del empleador, no algo que se detrae al empleado. La dotación por fin de servicio es un pasivo que se va acumulando mes a mes frente a un pago que se realizará, posiblemente años después, cuando el empleado se marche.

Ambas se calculan y se guardan por empleado y mes, y ambas se contabilizan en sus propias cuentas: un gasto del período y el pasivo correspondiente en el balance. Esa es precisamente la razón de provisionarlas mensualmente en lugar de reconocerlas cuando se pagan. Un negocio que solo registra la seguridad social cuando liquida la factura, y el fin de servicio solo cuando alguien dimite, declara beneficios demasiado altos cada mes y luego sufre un golpe grande y aparentemente inexplicable cuando llega la factura.

El sistema contempla también el caso en que el empleador paga, además de su propia parte, la parte del empleado, que se registra de forma diferenciada en lugar de integrarse en el salario bruto, porque ambas tienen consecuencias distintas para el recibo de salario y para la declaración de cotizaciones. Hay informes específicos de seguridad social y de fin de servicio para que los saldos provisionados puedan cotejarse con las cuentas del mayor en las que se contabilizan.

Nada de esto elimina la necesidad de criterio sobre los tipos, la elegibilidad y la base de cálculo, que son cuestiones de la normativa local y de su propia política. Lo que hace el sistema es aplicar cada mes, de forma coherente, la política que usted configure, y dejar las cifras donde un contable pueda encontrarlas.