So führen Sie die Lohnabrechnung durch

Lohnabrechnung ist Berechnung, Genehmigung und Buchung

Die Lohnabrechnung ist der eine Prozess im Unternehmen, in dem Berechnung, Autorisierung und Buchung tatsächlich drei getrennte Handlungen sind – und in dem es ein echtes Kontrollversagen und keine Stilfrage ist, sie zusammenzulegen. Jemand ermittelt, was jedem zusteht. Jemand anderes mit entsprechender Befugnis stimmt zu. Erst dann trifft ein Aufwand die Bücher und verlässt Geld die Bank.

Skyline Nexus bildet es genau so ab. Ein Lohnlauf wird berechnet und als Entwurf gespeichert. Dann durchläuft er die Genehmigung, die mehrstufig sein kann. Die Hauptbuchbuchung wird geschrieben, wenn die Lohnabrechnung vollständig genehmigt ist, nicht wenn sie berechnet wird. Eine nicht genehmigte Lohnabrechnung kostet also nichts und bindet nichts – genau die Eigenschaft, die Sie in einem Prozess wollen, in dem die Zahlen sensibel und die Fehler teuer sind.

Die Funktionen der Lohnabrechnung liegen im linken Menü unter der Abschnittsüberschrift „Humankapitalmanagement“, in einem Dropdown mit der Bezeichnung „HCM“ und darin in einem Unter-Dropdown „Gehaltsabrechnung“. Dort finden Sie „Gehaltsabrechnung“ und „Gehaltsabrechnung durchführen“, daneben „Gehaltsstrukturen“, „Darlehen und Vorschüsse“, „Zusatzzahlungen“ und „Gehaltsforderungen“. „Anwesenheit“ und „Urlaub“ stehen neben der Gruppe „Gehaltsabrechnung“, und ein separates Dropdown „Berichte“ enthält Lohnjournal, Gehaltsliste, GOSI- und Dienstende-Berichte.

Vor dem ersten Lauf: Gehaltsstrukturen

Ein Lohnlauf rechnet mit dem, was er über jeden Mitarbeiter weiß; die Einrichtung kommt also zuerst. Unter „Gehaltsstrukturen“ (/hrm/salary-structures) wird die Form der Vergütung festgelegt: das Grundgehalt und die Zulagen und Abzüge, die darauf aufsetzen. Eine Struktur kann angelegt, vor dem Speichern mit einer Probeberechnung angesehen, bearbeitet und außer Kraft gesetzt werden.

Die Vorschau sollten Sie nutzen, statt sie zu überspringen. Sie führt dieselbe Berechnung aus wie die Lohnabrechnung und zeigt das Ergebnis für ein bestimmtes Gehalt – so stellen Sie fest, dass eine Zulage auf der falschen Grundlage berechnet wird, bevor sie auf zweihundert Personen angewendet wird.

„Darlehen und Vorschüsse“ enthält Beträge, die Mitarbeitern geliehen wurden und vom Lohn einbehalten werden. „Zusatzzahlungen“ umfasst einmalige Zuschläge und manuell erfasste Überstunden, die nicht in die feste Struktur gehören. Beide fließen automatisch in die Monatsberechnung ein, sodass ein in der Monatsmitte gewährter Vorschuss abgezogen wird, ohne dass jemand daran denken muss.

Eine Folge dieses Designs sei deutlich gesagt: Ein Mitarbeiter ohne aktive Gehaltsstruktur kann nicht bezahlt werden. Der Verarbeitungsassistent teilt Ihnen mit, dass es keine Mitarbeiter mit Gehaltsstruktur gibt, statt sie stillschweigend mit null zu bezahlen. Fehlt jemand im Lauf, ist das der erste Prüfpunkt – noch vor Abteilungen, Standorten und Berechtigungen.

Den Monat abrechnen

„Gehaltsabrechnung durchführen“ (/hrm/payroll/process) ist ein Assistent in drei Schritten: „Zeitraum auswählen“, „Mitarbeiter auswählen“ und „Prüfen und verarbeiten“.

Schritt eins nimmt „Monat“ und „Jahr“ auf, optional eine abweichende Projektzuordnung, die standardmäßig das Projekt aus dem Mitarbeiterdatensatz übernimmt. Wird ein bereits abgerechneter Zeitraum gewählt, fängt das System das ab: Es meldet, dass für diesen Zeitraum bereits eine Lohnabrechnung existiert, nennt die Zahl der betroffenen Mitarbeiter und fragt, ob fortgefahren werden soll, statt stillschweigend einen doppelten Lauf anzulegen.

Schritt zwei listet die für den Zeitraum verfügbaren Mitarbeiter mit Personalnummer, Name, Abteilung, Bruttogehalt und Status sowie ein Steuerelement zum Auswählen aller. Eine Teilmenge zu wählen, ist legitim und üblich, etwa wenn eine Abteilung in einem anderen Rhythmus bezahlt wird – aber es ist auch die einfachste Stelle, jemanden versehentlich auszulassen. Zählen Sie die ausgewählten Mitarbeiter deshalb gegen die erwartete Kopfzahl.

Prüfen, bevor Sie festschreiben

Schritt drei ist der, der seinen Platz verdient. Oben zeigt er vier Summenwerte: die Zahl der ausgewählten Mitarbeiter, Brutto gesamt, Abzüge gesamt und Netto gesamt. Darunter steht eine Zeile je Mitarbeiter mit Bruttogehalt, Überstunden, GOSI-Arbeitnehmeranteil, Darlehensabzügen und Nettogehalt.

Diesen Bildschirm sollten Sie gründlich prüfen, denn er ist der letzte Punkt, an dem ein Fehler billig ist. Die vier Summen sind die schnellste verfügbare Prüfung: Das Brutto sollte nahe am Vormonat liegen, sofern sich nichts geändert hat, und wenn nicht, sollten Sie den Grund benennen können. Ein Netto, das sich bewegt hat, ohne dass sich das Brutto bewegt hat, bedeutet, dass sich ein Abzug geändert hat – meist ein Darlehen, das beginnt oder endet, gelegentlich etwas Falsches.

Die Verarbeitung von diesem Bildschirm aus legt die Lohnabrechnungsdatensätze als Entwürfe an. Nichts ist genehmigt, nichts ist bezahlt, und nichts hat die Bücher erreicht.

Genehmigung

Ein Lohnabrechnungsdatensatz durchläuft Statuswerte: Entwurf, Genehmigung ausstehend, genehmigt, abgelehnt, bezahlt und storniert. Die Genehmigung kann mehrstufig konfiguriert werden, und das System verfolgt, welche Stufe jede Lohnabrechnung erreicht hat. Die Genehmigung auf einer Stufe bringt sie einen Schritt weiter; vollständig genehmigt ist sie erst, wenn jede konfigurierte Stufe unterzeichnet hat, und für den Fall, dass sie nicht weitergehen soll, gibt es eine Ablehnungsaktion.

Es gibt eine Sammelgenehmigung für mehrere Lohnabrechnungen auf einmal – wichtig, weil die Lohnabrechnung jedes Mitarbeiters ein eigener Datensatz ist. Gelöscht werden darf nur, solange eine Lohnabrechnung noch ein Entwurf ist, und das ist die richtige Einschränkung: Eine genehmigte Lohnabrechnung ist eine Entscheidung, die jemand getroffen hat, und Entscheidungen werden rückgängig gemacht, nicht ausradiert.

Die Lohnabrechnung ist die einzige Stelle im System mit einer echten Stornierung statt einer Löschung. Die Stornierung einer genehmigten Lohnabrechnung kehrt ihre Zahlungen um, storniert ihre Hauptbuchbuchungen, kehrt die zugehörigen Kontobewegungen um und hebt die Verrechnung aller Darlehensraten auf, die sie einbehalten hatte – alles in einer einzigen Datenbanktransaktion, sodass entweder alles geschieht oder nichts. Außerdem gibt es einen Korrekturweg für den Fall, dass die Lohnabrechnung im Großen und Ganzen stimmte, eine einzelne Zahl aber nicht.

Der Moment der vollständigen Genehmigung ist der Moment, in dem die Buchung geschrieben wird. Bis dahin existiert die Lohnabrechnung nur im Lohnmodul. Diese eine Designentscheidung macht die Genehmigung bedeutsam statt zeremoniell.

Was die Lohnabrechnung ins Hauptbuch bucht

Bei vollständiger Genehmigung wird ein Ereignis ausgelöst. Dann geschehen zwei Dinge. Das Lohnmodul legt eine Aufwandstransaktion im Hauptverzeichnis der Geschäftsbelege an, datiert auf das Ende des Abrechnungsmonats, mit dem Brutto als Summe vor Steuern und dem Netto als zu zahlendem Betrag. Getrennt davon schreibt das Buchhaltungsmodul einen Buchungssatz. Seine Form entspricht dem, was man von einer Lohnabgrenzung erwartet: Der Gehaltsaufwand wird mit dem Brutto belastet, die Gehaltsverbindlichkeiten werden mit dem Netto im Haben gebucht, und die einbehaltenen oder zurückgestellten Beträge werden ihren eigenen Verbindlichkeitskonten gutgeschrieben.

Wo Kostenstellen oder Abteilungen eingerichtet sind, wird der Aufwand auf sie verteilt, sodass die Personalkosten je Abteilung aus dem Hauptbuch kommen und nicht aus einer Tabellenkalkulation. Wo ein Projekt zugeordnet ist, trägt die Buchung es mit, und die Personalkosten erscheinen in der Projektauswertung.

Es gelten dieselben drei Hürden wie überall im Buchhaltungsmodul. „Lohnabrechnungen automatisch buchen“ muss in den Buchhaltungseinstellungen eingeschaltet sein. Die Konten für Gehaltsaufwand und Gehaltsverbindlichkeiten müssen zugeordnet sein, entweder in den Buchhaltungseinstellungen oder in den Einstellungen des Humankapitalmanagements. Und die Geschäftsperiode, in die das Abrechnungsdatum fällt, muss offen sein: Eine in eine geschlossene Periode datierte Lohnabrechnung wird abgelehnt statt zurückdatiert, und die Ablehnung nennt die Periode.

• Gehaltsaufwand, im Soll mit dem Bruttolohn.
• Gehaltsverbindlichkeiten, im Haben mit dem Nettolohn, ausgeglichen bei Zahlung.
• GOSI-Verbindlichkeiten, im Haben mit dem Sozialversicherungsbeitrag, mit einem entsprechenden Arbeitgeberaufwand, soweit der Arbeitgeber Beiträge leistet.
• Rückstellung für Dienstendeabfindungen, im Haben mit der Zuführung der Periode, gegen einen Dienstende-Aufwand.

Auszahlung, Lohnabrechnungen und Bankdateien

Eine genehmigte Lohnabrechnung ist zahlungsbereit; das System sagt das ausdrücklich, sobald die letzte Genehmigung eingeht. Gehaltsabrechnungen (Payslips) können je Datensatz heruntergeladen oder gedruckt werden, und jede trägt einen Prüfcode, sodass eine bei einer Bank oder einem Vermieter vorgelegte Abrechnung gegen das System geprüft werden kann, statt ihr einfach zu glauben. Je Bank lässt sich eine Überweisungsdatei für die Meldung im Rahmen des Lohnschutzsystems exportieren, wo das gilt. Zahlungen werden zur Lohnabrechnung erfasst, als unbezahlt, teilweise oder vollständig geführt und können einzeln rückgängig gemacht werden, wenn eine schiefgeht.

„Gehaltsforderungen“ zeigt, was geschuldet, aber noch nicht gezahlt ist – das operative Gegenstück zum Saldo der Gehaltsverbindlichkeiten im Hauptbuch. Beide sollten übereinstimmen, und wenn nicht, liegt es meist an einer Zahlung, die an einer Stelle erfasst wurde und an der anderen nicht.

Für Lohnabrechnungen, die mit einem Fehler genehmigt wurden, gibt es außerdem einen Korrekturweg. Eine Korrektur wird als Differenz erfasst statt durch Bearbeiten des Originals, und das Hauptbuch behandelt eine negative Korrektur richtig, indem es den Gehaltsaufwand im Haben bucht, um das Zuviel zu mindern. Korrekturen werden als Historie zur korrigierten Lohnabrechnung geführt, und eine Korrektur, die selbst falsch war, kann annulliert werden. Es ist dasselbe Prinzip wie überall im System: durch Ergänzung korrigieren, nicht durch Änderung.

Ein Wort dazu, warum das in der Lohnabrechnung wichtiger ist als fast überall sonst. Eine Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das ein Mitarbeiter bereits gesehen hat und auf das er vielerorts einen Rechtsanspruch hat. Die Zahlen des Vormonats stillschweigend zu ändern, damit die Summe dieses Monats passt, lässt den Mitarbeiter mit einer Abrechnung zurück, die nicht mehr zum System passt – genau die Art von Abweichung, die aus einem kleinen Verwaltungsfehler einen Streit macht. Eine sichtbare Korrektur mit Begründung ist bessere Buchführung und bessere Personalpraxis zugleich.

Anwesenheit, Urlaub und ihre Wirkung auf den Lohn

Die Lohnabrechnung rechnet nicht isoliert. Jeder Datensatz speichert die Arbeitstage des Zeitraums, die tatsächlich gearbeiteten Tage, die Fehltage sowie die bezahlten und unbezahlten Urlaubstage, und diese Zahlen steuern die Abzüge. Unbezahlter Urlaub und Fehlzeiten erzeugen einen Abwesenheitsabzug. Verspätungen erzeugen einen Verspätungsabzug, und der Datensatz hält sowohl die gesamten Verspätungsminuten als auch die Anzahl der einzelnen Verspätungen fest, weil die meisten Regelungen zu Verspätungsabzügen nach Vorfällen und nicht nach Minuten formuliert sind.

Diese Zahlen stammen aus den Funktionen für Anwesenheit und Urlaub, die im selben Menü neben der Lohnabrechnung liegen. Anwesenheit kann manuell erfasst, aus einer Datei importiert oder von einem Gerät synchronisiert werden. Urlaub läuft über Urlaubsarten, Urlaubsanträge mit eigenem Genehmigungsschritt und Urlaubskonten. Ist die Anwesenheit des Monats vor dem Lohnlauf nicht verarbeitet, werden die Abzüge auf Basis dessen berechnet, was das System gerade annimmt – und das ist meist nichts.

Die praktische Folge ist eine Reihenfolgeregel: Anwesenheit für den Monat abschließen, offene Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen und erst dann die Lohnabrechnung durchführen. Wer zuerst abrechnet und danach die Anwesenheit korrigiert, muss jeden betroffenen Datensatz neu berechnen oder korrigieren – weit mehr Arbeit, als es in der richtigen Reihenfolge zu tun.

Was ein Lohnabrechnungsdatensatz enthält

Es hilft zu wissen, was je Mitarbeiter und Monat tatsächlich gespeichert wird, denn daraus ergibt sich, was Sie später auswerten können, ohne etwas zu rekonstruieren. Die Bezüge werden einzeln ausgewiesen statt zusammengefasst: Grundgehalt, Wohnungs-, Transport-, Verpflegungs-, Bildungs-, Mobilfunk-, Nebenkosten- und Sonderzulagen, sonstige Zulagen, Überstunden, Bonus, Provision und sonstige Bezüge, die sich zum Bruttogehalt summieren.

Die Abzüge sind ebenso fein gegliedert: Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitnehmers, Krankenversicherung, Darlehens- und Vorschussrückzahlungen, Abwesenheits- und Verspätungsabzüge, Steuer und sonstige Abzüge, die sich zu den Gesamtabzügen summieren, mit dem Nettogehalt als Ergebnis. Der Sozialversicherungsbeitrag des Arbeitgebers wird getrennt gespeichert, ebenso die Zuführung zur Dienstendeabfindung der Periode, denn beides sind Arbeitgeberkosten und keine Abzüge beim Arbeitnehmer und gehören auf andere Zeilen des Hauptbuchs.

Diese Struktur ist der Grund, warum die Lohnberichte Fragen beantworten können, die das Hauptbuch nicht beantworten kann. Ein GOSI-Bericht, ein Dienstende-Bericht, ein Überstundenbericht, ein Darlehensbericht und ein Abzugsbericht existieren alle, weil die zugrunde liegenden Zahlen getrennt gespeichert und nicht bei der Berechnung zu einer einzigen Zahl saldiert wurden.

Praktische Reihenfolge

• Gehaltsstrukturen einrichten und mit der Probeberechnung prüfen, bevor Sie sie anwenden.
• Die Anwesenheit für den Monat abschließen und offene Urlaubsanträge erledigen.
• Darlehen, Vorschüsse sowie Zusatzzahlungen oder manuelle Überstunden des Monats erfassen.
• Den Assistenten durchlaufen: Zeitraum wählen, Mitarbeiter wählen und gegen die Kopfzahl zählen.
• Die vier Summen auf dem Prüfbildschirm vor der Verarbeitung mit dem Vormonat vergleichen.
• Verarbeiten und dann zur Genehmigung weiterleiten. Nichts erreicht die Bücher, bevor die Genehmigung abgeschlossen ist.
• Nach der Genehmigung bestätigen, dass der Buchungssatz gebucht wurde. Wenn nicht, automatische Buchung, Kontenzuordnung und Geschäftsperiode prüfen.
• Die Bankdatei exportieren, die Gehaltsabrechnungen verteilen und die Zahlung erfassen, damit die Gehaltsverbindlichkeiten ausgeglichen werden.

Warum Sozialversicherung und Dienstendeabfindung monatlich zurückgestellt werden

Zwei Zahlen im Lohnabrechnungsdatensatz sind überhaupt keine Abzüge vom Lohn, und sie so zu behandeln, ist eine häufige Ursache für zu niedrig ausgewiesene Verbindlichkeiten. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ist ein Arbeitgeberaufwand und wird dem Arbeitnehmer nicht abgezogen. Die Zuführung zur Dienstendeabfindung ist eine Verbindlichkeit, die sich Monat für Monat aufbaut, für eine Zahlung, die möglicherweise erst Jahre später beim Ausscheiden des Mitarbeiters fällig wird.

Beide werden je Mitarbeiter und Monat berechnet und gespeichert, und beide buchen auf eigene Konten: einen Aufwand der Periode und eine entsprechende Verbindlichkeit in der Bilanz. Genau darin liegt der Sinn der monatlichen Zuführung statt einer Erfassung erst bei Zahlung. Ein Unternehmen, das die Sozialversicherung erst bei Begleichung der Rechnung und die Dienstendeabfindung erst bei einer Kündigung erfasst, weist jeden Monat einen zu hohen Gewinn aus und muss dann einen großen, scheinbar unerklärlichen Einbruch verkraften, wenn die Rechnung kommt.

Das System behandelt auch den Fall, dass der Arbeitgeber neben seinem eigenen auch den Anteil des Arbeitnehmers trägt; dieser wird gesondert erfasst, statt ins Bruttogehalt einzufließen, weil beides unterschiedliche Folgen für die Gehaltsabrechnung und für die Beitragsmeldung hat. Eigene Berichte zu Sozialversicherung und Dienstendeabfindung ermöglichen es, die aufgelaufenen Salden mit den Hauptbuchkonten abzustimmen, auf die sie buchen.

Nichts davon ersetzt das Urteil über Sätze, Anspruchsberechtigung und Berechnungsgrundlage – das sind Fragen der örtlichen Vorschriften und Ihrer eigenen Richtlinien. Was das System leistet: Es wendet die von Ihnen konfigurierte Richtlinie jeden Monat einheitlich an und legt die Zahlen dort ab, wo ein Buchhalter sie findet.