Bordro nasıl çalıştırılır

Bordro bir hesaplama, bir onay ve bir kayıttır

Bordro, bir işletmede hesaplamanın, yetkilendirmenin ve muhasebe kaydının gerçekten üç ayrı işlem olduğu ve bunları birleştirmenin bir üslup tercihi değil gerçek bir kontrol zafiyeti olduğu tek süreçtir. Biri, her kişiye ne kadar borçlu olunduğunu hesaplar. Yetkisi olan başka biri bunu onaylar. Ancak bundan sonra bir gider hesaplara yansır ve para bankadan çıkar.

Skyline Nexus bunu bu şekilde modeller. Bir bordro çalıştırması hesaplanır ve taslak olarak kaydedilir. Ardından birden fazla seviyesi olabilen onaydan geçer. Genel defter kaydı, bordro hesaplandığında değil, tamamen onaylandığında yazılır. Böylece onaylanmamış bir bordro hiçbir maliyet doğurmaz ve hiçbir taahhüt yaratmaz; rakamların hassas, hataların pahalı olduğu bir süreçte tam olarak istediğiniz özellik budur.

Bordro işlevleri sol menüde “İnsan sermayesi yönetimi” bölüm başlığı altında, “HCM (İnsan Sermayesi Yönetimi)” adlı açılır menüde, “Bordro” adlı alt açılır menüde yer alır. İçinde “Bordro” ve “Bordroyu işle” bulunur; yanlarında “Maaş yapıları”, “Avans ve krediler”, “Ek ödemeler” ve “Maaş alacakları” yer alır. “Puantaj” ve “İzin”, Bordro grubunun kardeşleridir ve ayrı bir rapor açılır menüsü bordro kayıt defterini, maaş çizelgesini, GOSI ve kıdem tazminatı raporlarını içerir.

İlk çalıştırmadan önce: maaş yapıları

Bir bordro çalıştırması her personel hakkında bildiklerinden hesaplama yapar; bu yüzden önce kurulum gelir. /hrm/salary-structures adresindeki “Maaş yapıları”, ücretin şeklinin tanımlandığı yerdir: temel maaş ve onun üzerine eklenen yan ödemeler ve kesintiler. Bir yapı oluşturulabilir, kaydedilmeden önce bir hesaplamayla önizlenebilir, düzenlenebilir ve kullanımdan kaldırılabilir.

Önizlemeyi atlamak yerine kullanmaya değer. Bordronun yapacağı aynı hesaplamayı çalıştırır ve belirli bir maaş için sonucu gösterir; bir yan ödemenin yanlış matrah üzerinden hesaplandığını, iki yüz kişiye uygulanmadan önce bu şekilde öğrenirsiniz.

“Avans ve krediler”, personele verilen ve ücretten geri alınan tutarları tutar. “Ek ödemeler”, sabit yapıya ait olmayan tek seferlik eklemeleri ve manuel fazla mesaiyi kapsar. İkisi de aylık hesaplamayı otomatik olarak besler; böylece ay ortasında verilen bir avans, kimsenin hatırlamasına gerek kalmadan kesilir.

Bu tasarımın bir sonucunu açıkça belirtmekte fayda var: aktif bir maaş yapısı olmayan bir personele ödeme yapılamaz. İşleme sihirbazı, onlara sessizce hiçbir şey ödememek yerine maaş yapısı olan personel bulunmadığını söyler. Birisi çalıştırmada eksikse, departmanlardan, lokasyonlardan ve yetkilerden önce kontrol edilecek ilk şey budur.

Ayı çalıştırmak

/hrm/payroll/process adresindeki “Bordroyu işle”, üç adımlı bir sihirbazdır: “Dönem seç”, “Çalışanları seç” ve “İncele ve işle”.

Birinci adım “Ay” ve “Yıl” bilgisini ve isteğe bağlı olarak, varsayılanı projeyi personel kaydından devralmak olan bir proje geçersiz kılmasını alır. Zaten işlenmiş bir dönemi seçmek yakalanır: sistem size o dönem için bordronun zaten var olduğunu söyler, kaç personelin etkilendiğini belirtir ve sessizce mükerrer bir çalıştırma oluşturmak yerine devam edip etmeyeceğinizi sorar.

İkinci adım, o dönem için uygun personeli kodu, adı, departmanı, brüt maaşı ve durumuyla birlikte ve bir tümünü seç denetimiyle listeler. Bir alt küme seçmek meşru ve yaygındır, örneğin bir departman farklı bir döngüyle ödeniyorsa; ancak birini yanlışlıkla dışarıda bırakmanın en kolay olduğu yer de burasıdır; bu nedenle seçilen personel sayısını beklediğiniz kadroyla karşılaştırmaya değer.

Taahhüt etmeden önce inceleme

Üçüncü adım, varlığını hak eden adımdır. Üst kısımda dört özet rakam gösterir: seçilen personel sayısı, toplam brüt, toplam kesintiler ve toplam net. Altında personel başına brüt maaşı, fazla mesaiyi, personelin GOSI katkısını, kredi kesintilerini ve net maaşı gösteren bir satır bulunur.

Bu, dikkatle kontrol edilmesi gereken ekrandır; çünkü bir hatanın ucuz olduğu son noktadır. Dört toplam mevcut en hızlı kontroldür: bir şey değişmediyse brüt geçen aya yakın olmalıdır, yakın değilse nedeni adını koyabileceğiniz bir neden olmalıdır. Toplam brüt hareket etmeden hareket eden bir toplam net, bir kesintinin değiştiği anlamına gelir; bu genellikle bir kredinin başlaması ya da bitmesidir, ara sıra da yanlış bir şeydir.

Bu ekrandan işlemek, bordro kayıtlarını taslak olarak oluşturur. Hiçbir şey onaylanmamış, hiçbir şey ödenmemiş ve hiçbir şey hesaplara ulaşmamıştır.

Onay

Bir bordro kaydı şu durumlardan geçer: taslak, onay bekliyor, onaylandı, reddedildi, ödendi ve iptal edildi. Onay birden fazla seviyeyle yapılandırılabilir ve sistem her bordronun hangi seviyeye ulaştığını izler. Bir seviyede onaylamak onu ileri taşır; ancak yapılandırılmış her seviye imzaladığında tamamen onaylanmış olur ve ilerlememesi gereken durumlar için bir reddetme işlemi vardır.

Birkaç bordroyu tek seferde onaylamak için toplu onay işlemi vardır; bu önemlidir, çünkü her personelin bordrosu kendi kaydıdır. Silmeye yalnızca bordro hâlâ taslakken izin verilir ve doğru kısıtlama budur: onaylanmış bir bordro birinin verdiği bir karardır ve kararlar silinmez, tersine çevrilir.

Bordro, sistemde silme yerine gerçek bir iptalin bulunduğu tek yerdir. Onaylanmış bir bordroyu iptal etmek; ödemelerini tersine çevirir, defter kayıtlarını tersine çevirir, ilgili hesap hareketlerini tersine çevirir ve geri aldığı kredi taksitlerinin kapatılmasını geri alır; bunların hepsi tek bir veritabanı işlemi içinde gerçekleşir, yani ya tamamı olur ya hiçbiri olmaz. Bordronun genel olarak doğru olduğu ama tek bir rakamın doğru olmadığı durum için ayrıca bir düzeltme yolu da vardır.

Tam onay anı, muhasebe kaydının yazıldığı andır. O zamana kadar bordro yalnızca bordro modülünde var olur. Onayı törensel olmaktan çıkarıp anlamlı kılan, bu tek tasarım tercihidir.

Bordronun deftere işledikleri

Tam onayda bir olay tetiklenir. Ardından iki şey olur. Bordro modülü, işletme belgelerinin ana defterinde bordro ayının son gününe tarihli, vergi öncesi toplam olarak brütü ve ödenecek tutar olarak neti taşıyan bir gider işlemi oluşturur. Ayrıca muhasebe modülü bir yevmiye kaydı yazar. Bu kaydın şekli, bir bordro tahakkukundan bekleyeceğiniz gibidir: maaş gideri brütle borçlandırılır, ödenecek maaşlar netle alacaklandırılır ve kesilen ya da tahakkuk ettirilen tutarlar kendi yükümlülük hesaplarına alacak kaydedilir.

Maliyet merkezlerinin ya da departmanların kurulu olduğu yerlerde gider bunlara bölünür; böylece departman bazında bordro maliyeti bir elektronik tablodan değil defterden çıkar. Bir proje atanmışsa kayıt onu taşır ve bordro maliyeti proje raporlamasında görünür.

Muhasebe modülünün her yerindeki aynı üç kapı burada da geçerlidir. Muhasebe ayarlarında “Bordro işlemlerini otomatik deftere işle” açık olmalıdır. Maaş gideri ve ödenecek maaşlar hesapları, ya muhasebe ayarlarında ya da insan sermayesi ayarlarında eşleştirilmiş olmalıdır. Ve bordro tarihini kapsayan mali dönem açık olmalıdır: kapalı bir döneme tarihlenmiş bir bordro geriye dönük işlenmek yerine reddedilir ve ret mesajı dönemi adlandırır.

• Maaş gideri, brüt ücretle borçlandırılır.
• Ödenecek maaşlar, net ücretle alacaklandırılır ve ödeme yapıldığında kapanır.
• Ödenecek GOSI, sosyal sigorta katkısıyla alacaklandırılır; işverenin katkı payı olduğu yerlerde buna karşılık gelen bir işveren gideri de kaydedilir.
• Kıdem tazminatı karşılığı, dönemin tahakkukuyla, bir kıdem tazminatı giderine karşı alacaklandırılır.

Ödeme, bordro pusulaları ve banka dosyaları

Onaylanmış bir bordro ödemeye hazırdır; son onay geldiğinde sistem bunu açıkça söyler. Bordro pusulaları her bordro kaydı için indirilebilir ya da yazdırılabilir ve her biri bir doğrulama kodu taşır; böylece bir bankaya ya da ev sahibine sunulan bordro pusulası, olduğu gibi kabul edilmek yerine sistemle karşılaştırılarak kontrol edilebilir. Uygulandığı yerlerde ücret koruma bildirimi için banka bazında bir banka transfer dosyası dışa aktarılabilir. Ödemeler bordroya karşı kaydedilir, ödenmemiş, kısmi ya da tam olarak izlenir ve biri ters giderse tek tek tersine çevrilebilir.

“Maaş alacakları”, borçlu olunan ama henüz ödenmemiş olanı gösterir; bu, defterdeki ödenecek maaşlar bakiyesinin operasyonel karşılığıdır. İkisi tutmalıdır; tutmuyorsa olağan neden, bir yerde kaydedilip diğerinde kaydedilmemiş bir ödemedir.

Hatayla onaylanmış bordrolar için bir düzeltme yolu da vardır. Bir düzeltme, orijinali düzenleyerek değil bir fark olarak kaydedilir ve defter negatif bir düzeltmeyi doğru şekilde ele alır; fazla kaydedileni azaltmak için maaş giderini alacaklandırır. Düzeltmeler, düzelttikleri bordroya karşı bir geçmiş olarak tutulur ve kendisi yanlış olan bir düzeltme iptal edilebilir. Bu, sistemin her yerindeki ilkenin aynısıdır: tadilatla değil, ekleme yaparak düzeltin.

Bunun neden bordroda neredeyse her yerden daha önemli olduğuna dair bir not. Bordro pusulası, personelin zaten gördüğü ve birçok yerde üzerinde yasal hakkı bulunan bir belgedir. Bu ayın toplamı doğru görünsün diye geçen ayın rakamlarını sessizce düzenlemek, personeli artık sistemle uyuşmayan bir bordro pusulasıyla bırakır; bu da küçük bir idari hatayı bir anlaşmazlığa dönüştüren türden bir tutarsızlıktır. Gerekçesi eklenmiş görünür bir düzeltme hem daha iyi bir muhasebe hem de daha iyi bir istihdam uygulamasıdır.

Devam, izin ve bunların ücrete etkisi

Bordro tek başına hesaplama yapmaz. Her bordro kaydı dönemdeki iş günlerini, fiilen çalışılan günleri, devamsızlık günlerini ve ücretli ve ücretsiz izin günlerini saklar ve bu rakamlar kesintileri belirler. Ücretsiz izin ve devamsızlık bir devamsızlık kesintisi doğurur. Geç kalma bir geç kalma kesintisi doğurur ve kayıt hem toplam geç kalınan dakikayı hem de ayrı geç kalma olaylarının sayısını tutar; çünkü geç kalma kesintisi politikalarının çoğu dakikalar üzerinden değil olaylar üzerinden yazılır.

Bu rakamlar, aynı menüde bordronun yanında yer alan devam ve izin işlevlerinden gelir. Devam kayıtları elle girilebilir, bir dosyadan içe aktarılabilir ya da bir cihazdan senkronize edilebilir. İzin; izin türleri, kendi onay adımına sahip izin talepleri ve izin bakiyeleri üzerinden yürür. Ayın devam kayıtları bordro çalıştırılmadan önce işlenmemişse, kesintiler sistemin o anda bildiği her ne ise ona göre hesaplanır; bu da genellikle hiçbir şeydir.

Pratik sonuç bir sıralama kuralıdır: ayın devam kayıtlarını kapatın, bekleyen izin taleplerini onaylayın ya da reddedin ve ancak ondan sonra bordroyu çalıştırın. Önce bordroyu çalıştırıp devamı sonradan düzeltmek, etkilenen her kaydın yeniden hesaplanması ya da düzeltilmesi anlamına gelir; bu da işi sırasıyla yapmaktan çok daha fazla emek ister.

Bir bordro kaydının içerdikleri

Personel başına ve ay başına gerçekte neyin saklandığını bilmek yararlıdır; çünkü size daha sonra hiçbir şeyi yeniden oluşturmadan neyi raporlayabileceğinizi söyler. Kazançlar toptan değil, kalem kalem tutulur: temel maaş; konut, ulaşım, yemek, eğitim, cep telefonu, fatura ve özel yan ödemeleri; diğer yan ödemeler; fazla mesai; prim; komisyon ve diğer kazançlar; bunların toplamı brüt maaşı verir.

Kesintiler de aynı ayrıntıdadır: personelin sosyal sigorta katkısı, sağlık sigortası, kredi ve avans geri ödemeleri, devamsızlık ve geç kalma kesintileri, vergi ve diğer kesintiler; bunların toplamı toplam kesintileri verir ve sonuç net maaştır. İşverenin sosyal sigorta katkısı ayrı saklanır, dönemin kıdem tazminatı tahakkuku da öyle; çünkü ikisi de personel kesintisi değil işveren maliyetidir ve defterin farklı satırlarına aittir.

Bordro raporlarının genel defterin yanıtlayamadığı soruları yanıtlayabilmesinin nedeni bu yapıdır. Bir GOSI raporu, bir kıdem tazminatı raporu, bir fazla mesai raporu, bir kredi raporu ve bir kesinti raporunun hepsi, temel rakamlar hesaplama anında tek bir sayıya netleştirilmek yerine ayrı ayrı saklandığı için vardır.

Pratik işlem sırası

• Maaş yapılarını kurun ve uygulamadan önce önizleme hesaplamasıyla kontrol edin.
• Ayın devam kayıtlarını kapatın ve bekleyen izin taleplerini sonuçlandırın.
• Ay için kredileri, avansları ve ek ödemeleri ya da manuel fazla mesaiyi kaydedin.
• Sihirbazı çalıştırın: dönemi seçin, personeli seçin ve sayılarını kadronuzla karşılaştırın.
• İşlemeden önce inceleme ekranındaki dört toplamı geçen ayla karşılaştırın.
• İşleyin, ardından onaya gönderin. Onay tamamlanana kadar hesaplara hiçbir şey yansımaz.
• Onaydan sonra yevmiye kaydının işlendiğini teyit edin. İşlenmediyse otomatik işlemeyi, hesap eşleştirmesini ve mali dönemi kontrol edin.
• Banka dosyasını dışa aktarın, bordro pusulalarını dağıtın ve ödenecek maaşlar kapansın diye ödemeyi kaydedin.

Sosyal sigorta ve kıdem tazminatı neden aylık tahakkuk ettirilir

Bir bordro kaydındaki rakamlardan ikisi hiç de ücretten yapılan kesinti değildir ve onları kesintiymiş gibi ele almak, yükümlülüklerin eksik gösterilmesinin yaygın bir kaynağıdır. İşverenin sosyal sigorta payı bir işveren maliyetidir, personelden alınan bir şey değildir. Kıdem tazminatı tahakkuku ise personel ayrıldığında, belki yıllar sonra yapılacak bir ödemeye karşı ay ay biriken bir yükümlülüktür.

İkisi de personel başına ve ay başına hesaplanıp saklanır ve ikisi de kendi hesaplarına işlenir: dönem için bir gider ve bilançoda buna karşılık gelen bir yükümlülük. Onları ödendiklerinde değil de aylık olarak tahakkuk ettirmenin bütün amacı budur. Sosyal sigortayı yalnızca faturayı kapattığında ve kıdem tazminatını yalnızca biri istifa ettiğinde kaydeden bir işletme, her ay olması gerekenden yüksek kâr raporlar ve fatura geldiğinde büyük ve görünüşte açıklanamayan bir darbe alır.

Sistem ayrıca işverenin kendi payının yanı sıra personelin payını da ödediği durumu ele alır; bu, brüt ücrete katılmak yerine ayrı olarak kaydedilir; çünkü ikisinin bordro pusulası ve katkı bildirimi açısından farklı sonuçları vardır. Özel raporlar sosyal sigortayı ve kıdem tazminatını kapsar; böylece tahakkuk eden bakiyeler, işlendikleri defter hesaplarıyla karşılaştırılarak kontrol edilebilir.

Bunların hiçbiri oranlar, hak kazanma ve hesaplama esası konusunda muhakeme ihtiyacını ortadan kaldırmaz; bunlar yerel mevzuatın ve sizin kendi politikanızın konularıdır. Sistemin yaptığı, yapılandırdığınız politikayı her ay tutarlı biçimde uygulamak ve rakamları bir muhasebecinin bulabileceği yerde bırakmaktır.