Mizan ve bilanço nasıl alınır

Mizan adlı iki ekran var ve ikisi aynı değil

İlk olarak netleştirilmesi gereken budur; çünkü karışıklığın çoğunun kaynağıdır ve yanlış ekrandaysanız ne kadar doğru tıklarsanız tıklayın işe yaramaz. Skyline Nexus, menünün farklı bölümlerinde, farklı verilerden hesaplanan “Mizan” adlı iki rapor ve “Bilanço” adlı iki rapor içerir.

İlk çift menünün “Ödeme Hesapları” bölümünde, /account/trial-balance ve /account/balance-sheet adreslerinde yer alır. Bunlar satış noktası çekirdeğinden devralınmış hızlı operasyonel özetlerdir. Birkaç satır gösterirler: tedarikçi borcu, müşteri alacağı, her ödeme hesabının bakiyesi ve bilançoda dönem sonu stoğu. İşletmenin nerede durduğuna hızlıca bakmak için yararlıdırlar, ama muhasebe anlamında bir mizan değildirler; çünkü arkalarında bir hesap planı yoktur.

İkinci çift “Mali otorite” bölümünde, /accounting/reports/trial-balance ve /accounting/reports/balance-sheet adreslerinde yer alır. Gerçek olanlar bunlardır. Çift taraflı kayıt defterini okurlar: hesap planını, yevmiye kayıtlarını ve bunların satırlarını. Bakiyesi olan her hesap; varlık, yükümlülük, öz sermaye, gelir ya da gider olarak sınıflandırılmış hâlde, birbirini tutması gereken bir borç ve bir alacak sütunuyla görünür.

Mali tablo hazırlıyor, beyanname veriyor ya da bir denetçiye yanıt veriyorsanız ikinci çifti istersiniz. Kasada ne kadar nakit olduğunu ve size kimin borçlu olduğunu bilmek istiyorsanız ilk çift daha hızlıdır. Birini diğeriyle mutabık kılmaya çalışmayın; farklı verilerden farklı soruları yanıtlıyorlar.

Raporları bulmak

Muhasebe raporları sol menüde “Vergi idaresi ve uyumluluk (GL)” bölüm ayracının altında, “Mali otorite” adlı bir açılır menüde yer alır. Onun içinde “Raporlar” girişini açın. Raporlar başlıklar altında gruplanmıştır ve mali tablolar ilk başlık olan “Mali tablolar” altındadır.

Bu başlığın altında, bir rakamın açıklanması gerektiğinde gideceğiniz defter raporları bulunur: “Büyük defter”, “Alt defter”, “Gün defteri” ve “Denetim izi”. Diğer gruplar kayıt defterlerini ve yaşlandırmayı, vergi ve uyumluluğu ve bütçe analizini kapsar. Her rapor sayfasında ayrıca diğer raporlara giden yatay bir bağlantı çubuğu vardır; böylece birine girdiğinizde menüye dönmeden raporlar arasında geçiş yapabilirsiniz.

Muhasebe modülü isteğe bağlıdır. “Mali otorite” bölümünü hiç göremiyorsanız, bunun nedeni raporların var olmaması değil, modülün işletmeniz için etkin olmaması ya da kullanıcınızın muhasebe yetkilerine sahip olmamasıdır.

• “Mizan”, /accounting/reports/trial-balance adresinde
• “Gelir tablosu”, /accounting/reports/profit-loss adresinde
• “Bilanço”, /accounting/reports/balance-sheet adresinde
• “Nakit akışı”, /accounting/reports/cash-flow adresinde
• “Özkaynak değişim tablosu”, /accounting/reports/statement-of-changes-in-equity adresinde

Mizan filtreleri ve her birinin neyi değiştirdiği

Mizan ekranı az sayıda filtre sunar ve her biri çıktının anlamını değiştirir; bu yüzden atlanmayı değil okunmayı hak ederler.

Lokasyon filtresi, ona güvenmeden önce bilinmesi gereken bir çekince taşır. Hesap düzeyindeki açılış bakiyeleri şube bazında değil şirket düzeyinde tutulur; bu nedenle tek bir lokasyona filtrelenmiş bir mizan bunları hariç tutar. Bir şube görünümü, dolayısıyla o şube için eksiksiz ve bağımsız bir defter seti değil, o şubedeki faaliyetin bir görünümüdür. Tam bir mizan için lokasyon filtresini tüm lokasyonlarda bırakın.

Üst kısımda “Yenile” ve “Filtreleri temizle” düğmeleri ile “Excel'e aktar”, “PDF'e aktar” ve “Yazdır” bulunur. Her denetimi tek tek sıfırlamak yerine “Filtreleri temizle” düğmesini kullanın: önceki bir sorudan kalmış bir filtre, bir raporun yanlış görünmesinin en yaygın nedenidir.

• “Görünüm modu”: “Basit”, bir tarih itibarıyla hesap başına tek bir bakiye gösterir. “Açılış / Hareket / Kapanış” ise bir dönem boyunca hesap başına üç sütun gösterir; bakiyenin ne olduğunu değil, neyin değiştiğini açıklamanız gerektiğinde kullanılacak mod budur.
• “Tarih itibarıyla”: Basit modunda gösterilir. Mizan bu tarihe kadar kümülatiftir, bir dönem rakamı değildir.
• “Tarih aralığı”: Açılış / Hareket / Kapanış modunda tarih alanının yerini alır; çünkü bir hareketin iki ucu olması gerekir.
• “Sıfır bakiyeleri göster”: varsayılan olarak kapalıdır. Var olmasını beklediğiniz ama bulamadığınız bir hesabı ararken açın; bu genellikle hesabın var olduğu ve bakiyesinin sıfır olduğu anlamına gelir.
• “Projeye göre filtrele”: yalnızca tek bir projeyle etiketlenmiş yevmiye satırlarını gösterir.
• “Lokasyona / şubeye göre filtrele”: yalnızca tek bir lokasyonda işlenmiş kayıtları gösterir. Varsayılan, tüm lokasyonların konsolide edilmiş hâlidir.

Mizanı okumak

Basit modunda her hesap bir kez, kodu, adı ve borç ya da alacak sütunundaki bakiyesiyle görünür. Alttaki toplamlar eşit olmalıdır. Eşit değilse defterde dengesiz bir kayıt vardır; bu, göz ardı edilecek bir yuvarlama kalıntısı değil, araştırılması gereken bir veri sorunudur.

Açılış / Hareket / Kapanış modu, bir dönemi anlamaya çalışan herkes için ikisinden daha yararlı olanıdır. Açılış devreden bakiyedir, hareket dönemin kayıtlarının yaptığıdır, kapanış da sonuçtur. Bir yönetici bir gider hesabının neden geçen yıldan yüksek olduğunu sorduğunda yanıtı veren mod budur; çünkü hareket sütunu dönemi birikmiş geçmişten ayırır.

Bakiyeler taslak kayıtlardan değil, deftere işlenmiş yevmiye kayıtlarından alınır. Oluşturulmuş ama işlenmemiş bir kayıt görünmez. Bu bilinçlidir ve beklediğiniz bir rakam eksik olduğunda hatırlamaya değer: yevmiye kaydı listesinde hâlâ taslak durumunda ya da onay bekleyen kayıtları kontrol edin.

Bilanço

Bilanço ekranı bir aralık yerine “Tarih itibarıyla” alır; çünkü bilanço belirli bir andaki durumdur. “Karşılaştırma yok”, “Önceki Dönem” ya da “Önceki Yıl” seçeneklerini sunan bir “Karşılaştır” seçicisi ekler; bu, ilk sütunun yanına ikinci bir sütun yerleştirir. Karşılaştırmalı bir bilanço neredeyse her zaman tek sütunlu olandan daha bilgilendiricidir; çünkü tek başına bir bakiye size çok az şey söyler.

Mizanla aynı proje ve lokasyon filtrelerini, lokasyon filtresindeki aynı açılış bakiyesi çekincesiyle birlikte taşır. Varlıklar, yükümlülükler ve öz sermaye gruplanır ve ara toplamları alınır; hesap türünün likiditeyi belirttiği yerlerde hesaplar likiditeye göre sıralanır.

Varlıklar, yükümlülükler ile öz sermayenin toplamına eşit değilse rapor bunu söyler ve dengesiz bir tabloyu sessizce sunmak yerine farkı gösterir. Bu uyarı bandı, geçilip gidilecek bir şey değil, mizana dönüp dengesiz kaydı bulmanız için bir işarettir.

Düzenleyici (kontra) hesaplar ham bakiyeleriyle değil, rollerini yansıtan işaretle sunulur; böylece birikmiş amortisman, yanlış yerde pozitif bir rakam olarak görünmek yerine ait olduğu varlığı azaltır.

Bir rakamı belgelerine kadar izlemek

Bir raporu yalnızca yazdırılabilir değil, yararlı kılan kısım budur. Hem mizanda hem bilançoda hesap kodu ve hesap adı birer bağlantıdır. Birine tıklamak, tarih aralığı aynen aktarılmış olarak o hesabın “Büyük defter” görünümünü ve geldiğiniz rapora dönmek için bir düğmeyi açar. Tıklanabilir olanın tutarlar değil, kod ve ad olduğuna dikkat edin.

Büyük defter görünümü, dönem içinde hesaba dokunan her yevmiye satırını tarih sırasıyla, yürüyen bakiyeyle listeler. Her satır yevmiye kaydını, açıklamasını ve referansını gösterir. Buradan yevmiye kaydının kendisini açabilirsiniz; bu görünüm çift taraflı kaydın tamamını, onu kimin oluşturduğunu, ne zaman işlendiğini ve hangi kaynak belgeden geldiğini gösterir.

Döngüyü kapatan son bağlantıdır. Bir satıştan oluşturulan yevmiye kaydı, referans olarak fatura numarasını taşır ve açıklaması satışı adlandırır. Böylece bilançodaki şüpheli bir rakamdan ona yol açan belirli faturaya giden yol şudur: bilanço, hesap adı, genel defter, yevmiye kaydı, kaynak referans. Dört tıklama, hiç elektronik tablo yok.

• “Büyük defter” (/accounting/reports/general-ledger): tek bir hesaba dokunan her satır, yürüyen bakiyeyle.
• “Alt defter” (/accounting/reports/sub-ledger): aynı fikir, müşteri ya da tedarikçiye göre gruplanmış.
• “Gün defteri” (/accounting/reports/day-book): bir günde işlenen her şey, kayıt sırasıyla ve her kayda inme imkânıyla.
• “Denetim izi” (/accounting/reports/audit-trail): deftere kimin, ne zaman, ne yaptığı.

Rakamlar doğru görünmediğinde

Raporun yanlış olduğunu varsaymadan önce genellikle sorumlu olan dört şeyi sırayla kontrol edin. Birincisi, önceki bir sorudan kalmış bir filtre. İkincisi, hâlâ taslakta olan ve işlenmemiş kayıtlar. Üçüncüsü, aklınızdaki dönemi kapsamayan bir tarih aralığı. Dördüncüsü ve deftere işlemenin isteğe bağlı olduğu bir sistemde en yaygın olanı, deftere hiç ulaşmamış kaynak belgeler.

Dördüncüsü açılmayı hak ediyor. Satışlar ve satınalmalar genel deftere yalnızca işletme için otomatik işleme açık olduğunda ve ilgili hesaplar eşleştirildiğinde işlenir. Bir işletme aylardır otomatik işleme kapalıyken faaliyet gösteriyorsa, satışlar vardır, stok doğrudur, müşteri bakiyeleri doğrudur ve genel defter boştur. Bu durumda mizan yanlış değildir; içine hiçbir şey işlenmemiş bir defteri sadakatle raporlamaktadır.

Bunu test etmenin yolu, iki kaynağı olan bir rakamı karşılaştırmaktır. Bir ayın toplam satışlarını satış raporlarından, aynı ayın hasılat hareketini ise Açılış / Hareket / Kapanış modundaki mizandan alın. İlkinde bir rakam varsa ve ikincisinde yoksa, sorun raporda değil, daha yukarıda, işleme yapılandırmasındadır.

Hızlı operasyonel raporlar

Eksiksiz olması için, “Ödeme Hesapları” altındaki eski çifti de anlatmakta fayda var; böylece bunlara denk gelirseniz neye baktığınızı bilirsiniz. İkisi de yalnızca iki filtre alır: “Şube” ve bir aralık değil tek bir tarih itibarıyla çalışan “Tarih Filtresi”.

Oradaki mizan üç şey gösterir: tedarikçi borcu, müşteri alacağı ve her ödeme hesabının bakiyesi; borç ve alacak sütunlarıyla ve bir toplamla. Bilanço bir tarafta yükümlülükleri, diğer tarafta müşteri alacağını, dönem sonu stoğunu ve ödeme hesabı bakiyelerini, her taraf için bir toplamla gösterir.

Bunlar defterden değil, doğrudan satış, satınalma ve ödeme kayıtlarından türetilir; defter boşken bile doğru olabilmelerinin nedeni tam olarak budur. Bunları operasyonel bir gösterge paneli olarak görün. Mali tablo değildirler ve bir mali tabloyla tutmazlar.

Bilinmeye değer diğer raporlar

Muhasebe modülünün dışında, genel “Raporlar” bölümü bir “Kar / Zarar Raporu”, bir “Stok Raporu”, bir “Vergi Raporu” ve bir “Satınalma ve satış raporu” içerir; hepsi defterden değil işlem kayıtlarından hesaplanır. Yararlı ve hızlıdırlar ve defterin yapılandırılıp yapılandırılmadığından bağımsızdırlar.

Muhasebe modülünün içinde, mali tablolarla birlikte en sık ihtiyaç duyulan raporlar, alacakları ve borçları yaşlandırma dilimlerine ayıran “Alacak yaşlandırma raporu” ve “Borç yaşlandırma raporu”, “KDV analizi” ile “Ödeme defteri” ve “Tahsilat defteri”dir. Ayrıca, mizan denk çıkmadığında doğru ilk durak olan bir “Veri doğrulama” raporu da vardır.

Yöneticiler için “Raporlar” altında, /reports/activity-log adresinde bir “Etkinlik Günlüğü” bulunur. İşlemleri kimin oluşturduğunu, düzenlediğini ve sildiğini kaydeder. Bir defter değildir ve muhasebe denetim izinin yerini tutmaz, ama defterin yanıtlayamayacağı bir soruyu, yani kaynak belgelere ne olduğunu yanıtlar.

Deftere gerçekte ne besleniyor

Bir mizan ancak içine işlenenler kadar eksiksizdir; bu nedenle işletmenin hangi bölümlerinin defteri otomatik olarak beslediğini bilmekte fayda var. Aşağıdakilerin her biri tamamlandığında bir olay tetikler; muhasebe modülü bu olayı dinler ve bir yevmiye kaydı yazar.

Bunların her birinin muhasebe ayarlarında kendi otomatik işleme anahtarı ve kendi hesap eşleştirmesi vardır ve her biri mali döneme bağlıdır. Bu ayrıntı düzeyi yararlıdır; çünkü bir işletmenin defteri bir kerede değil aşamalar hâlinde devreye almasına imkân verir. Ancak kısmen yapılandırılmış bir sistemin kısmen dolu bir mizan ürettiği anlamına da gelir. Bir boşluğu teşhis ederken tek bir genel anahtar aramak yerine, bu altı kaynaktan hangisinin eksik olduğunu bulun.

Otomatik kayıtların yanı sıra, tahakkuklar, amortisman, düzeltmeler ve kaynak belgesi olmayan diğer her şey için /accounting/journal-entry adresinde elle yevmiye kaydı yapılabilir. Bunlar taslaktan onaya ve işlenmeye uzanan kendi durum akışından geçer ve mizanda yalnızca işlenmiş kayıtlar görünür.

• Satışlar, satış Final olduğunda.
• Satınalmalar, satınalma Alındı olduğunda.
• Hem alınan hem yapılan ödemeler; bir ödeme düzenlendiğinde ya da silindiğinde de.
• Giderler, gider fişi yolu üzerinden.
• Stok düzeltmeleri.
• Bordro, bir bordro çalıştırması tamamen onaylandığında.

Dönem kapanışından önce

Raporlar, mali dönemler kurulduktan sonra çok daha yararlı hâle gelir; çünkü kapatılmış bir dönem sonradan sessizce değiştirilemez ve o döneme ait mizan da raporlandığı gibi kalır. “Mali dönemler”, “Mali otorite” menüsünde yer alır ve bir dönemi kapatma, kilitleme, yeniden açma ve tüm yılı kapatma işlemlerini içerir.

Kapanışı sabit bir sırayla yapmakta fayda var. Ayın her şeyinin kaydedildiğini teyit edin. Hiçbir şeyin hâlâ taslak yevmiye kaydı olarak beklemediğini kontrol edin. Mizanı Açılış / Hareket / Kapanış modunda çalıştırın ve hareketlerin açıklanabilir olduğundan emin olun. Bilançoyu çalıştırın ve denk olduğunu teyit edin. Ardından dönemi kapatın; bu rakamları kalıcı kılan budur.

Burada iki ekran daha yardımcı olur. “Açılış bakiyeleri”, bir işletme ilk kez canlıya geçtiğinde defterin başlangıç durumunun girildiği yerdir ve bunu doğru yapmak, ilk yılın bilançosunu anlamlı kılan şeydir. “Veri doğrulama”, tabloları yanlış yapan yapısal sorunları arayan bir teşhis raporudur ve bilanço denk çıkmak yerine bir fark bildirdiğinde doğru ilk duraktır.