如何进行工资核算

工资核算包含计算、审批和过账三个环节

在企业的各项流程中，工资核算是唯一一个计算、授权和会计分录真正是三个独立动作的流程；把它们合而为一，是实实在在的控制失效，而不是风格偏好的问题。有人算出每个人应得多少。另一个有权限的人对此予以认可。只有在这之后，费用才会计入账目，钱才会从银行流出。

Skyline Nexus 正是这样建模的。一次工资运行经计算后保存为草稿，随后进入审批，审批可以设置多个层级。总账分录在工资完全获批时写入，而不是在计算时写入。因此，未获批的工资既不产生成本，也不构成任何承诺——在一个数字敏感、错误代价高昂的流程中，这正是您所需要的特性。

工资功能位于左侧菜单中分节标题“人力资本 管理”之下，在一个名为“人力资本管理”的下拉菜单中，再往下是名为“工资核算”的子下拉菜单。其中包括“工资核算”和“处理工资核算”，与之并列的还有“薪资结构”“借款与预支”“额外付款”和“应付工资”。“考勤”和“请假”与工资核算组处于同一层级，另有一个单独的报表下拉菜单，提供工资登记册、工资表、GOSI 和离职金报表。

首次运行之前：薪资结构

工资运行依据它对每位员工所掌握的信息进行计算，因此先要完成设置。“薪资结构”（/hrm/salary-structures）是定义薪酬构成的地方：基本工资以及在其之上的各项津贴和扣款。薪资结构可以创建、在保存前预览计算结果、编辑和停用。

预览值得使用，不要跳过。它运行与工资核算相同的计算，并显示给定工资下的结果——正是通过它，您能在某项津贴被应用到两百人之前，发现它是按错误的基数计算的。

“借款与预支”记录借给员工、从工资中收回的款项。“额外付款”涵盖不属于常设结构的一次性增发和手工加班。两者都会自动纳入月度计算，因此月中发放的预支会被扣回，无需任何人记着。

这一设计有一个后果值得直说：没有有效薪资结构的员工无法发放工资。处理向导会告诉您没有带薪资结构的员工，而不是悄悄地给他们发零元。如果有人没出现在本次运行中，这是首先要检查的事项，排在部门、地点和权限之前。

运行当月工资

“处理工资核算”（/hrm/payroll/process）是一个三步向导：“选择期间”“选择员工”和“审核并处理”。

第一步填写“月”和“年”，还可选择项目覆盖，默认继承员工档案中的项目。如果选择的期间已经处理过，系统会发现：它会告诉您该期间的工资已经存在，说明涉及多少名员工，并询问是否继续，而不是悄悄创建一次重复的运行。

第二步列出该期间可处理的员工，显示其工号、姓名、部门、应发工资和状态，并提供全选控件。只选择一部分员工是合理且常见的做法，例如某个部门按不同周期发薪；但这也是最容易不小心漏掉某人的地方，因此值得将所选员工人数与您预期的在册人数核对一下。

确认之前先审阅

第三步是真正体现价值的一步。顶部显示四个汇总数字：所选员工人数、应发合计、扣款合计和实发合计。其下每位员工一行，显示应发工资、加班、员工 GOSI 缴费、贷款扣款和实发工资。

这是需要认真核对的界面，因为这是出错成本还很低的最后一个环节。四个合计是最快的检查方式：除非有所变化，应发合计应与上月接近；如果不接近，原因应当是您说得出来的。实发合计变了而应发合计没变，意味着某项扣款发生了变化——通常是某笔贷款开始或结束扣还，偶尔则是出了差错。

在此界面进行处理，会将工资记录创建为草稿。此时没有任何审批、没有任何付款，也没有任何内容进入账目。

审批

工资记录会经历一系列状态：草稿、待审批、已批准、已拒绝、已支付和已取消。审批可以配置为多个层级，系统会跟踪每份工资已到达哪一级。在某一级审批会使其推进；只有当所有已配置的层级都签批后，它才成为完全获批；对于不应继续推进的情况，还有拒绝操作。

有一个批量审批操作，可一次批准多份工资，这很重要，因为每位员工的工资都是一条独立记录。只有在工资仍为草稿时才允许删除，这是正确的限制：已批准的工资是某人做出的决定，而决定应当被冲回，而不是被抹除。

工资是系统中唯一具有真正取消操作（而非删除）的地方。取消一份已批准的工资会冲回其付款、冲销其总账分录、冲回相关的账户交易，并撤销其已收回的贷款分期的结算状态，所有这些都在同一个数据库事务中完成，要么全部发生，要么全不发生。对于工资大体正确、只有某一个数字有误的情况，还有一条更正途径。

完全获批的那一刻，就是会计分录写入的那一刻。在此之前，工资只存在于工资模块中。正是这一个设计选择，使审批具有实际意义，而不只是走个形式。

工资核算过入总账的内容

完全获批时会触发一个事件，随后发生两件事。工资模块会在业务单据主账中创建一笔费用交易，日期为工资月份的月末，以应发金额作为税前合计、以实发金额作为应付金额。与此同时，会计模块会写入一笔会计分录。该分录的结构正如您对工资计提的预期：借记工资费用（应发金额），贷记应付工资（实发金额），代扣或计提的金额则贷记到各自的负债账户。

如果设置了成本中心或部门，费用会在它们之间分摊，因此按部门统计的工资成本直接来自总账，而不是来自电子表格。如果分配了项目，分录会带上该项目，工资成本就会出现在项目报告中。

与会计模块中其他各处一样，适用同样的三道关口。会计设置中必须开启“自动过账薪酬交易”。工资费用和应付工资账户必须完成映射，可在会计设置或人力资本设置中进行。工资日期所在的会计期间必须处于开启状态：日期落在已关闭期间的工资会被拒绝而不是倒记，拒绝提示会指明该期间。

• 工资费用，借记应发工资。
• 应付工资，贷记实发工资，在付款时结清。
• 应付 GOSI，贷记社会保险缴费；如由雇主缴费，则同时确认相应的雇主费用。
• 离职金准备，贷记本期计提额，对应离职金费用。

付款、工资条与银行文件

已批准的工资即可付款；最后一级审批完成时，系统会明确说明这一点。工资条可按每条工资记录下载或打印，每张都带有验证码，因此提交给银行或房东的工资条可以在系统中核验，而不必仅凭信任。在适用的情况下，可按银行导出银行转账文件，用于工资保护申报。付款记录在工资之下，按未付、部分付款和全额付款跟踪，如某笔出错，可单独冲回。

“应付工资”显示已欠未付的金额，是总账中应付工资余额在业务操作上的对应项。两者应当一致；如果不一致，通常原因是一笔付款只在一处记录而未在另一处记录。

对于批准时含有错误的工资，也有一条更正途径。更正以差额的形式记录，而不是编辑原记录；总账能够正确处理负数更正，通过贷记工资费用来减少多记的部分。更正会作为历史记录保存在其所更正的工资之下，本身有误的更正也可以作废。这与系统中其他各处的原则相同：以追加而非修改的方式更正。

再说说为什么这一点在工资中比在其他几乎任何地方都更重要。工资条是员工已经看到过的单据，在许多地方员工对它享有法定权利。为了让本月合计看起来正确而悄悄修改上月的数字，会使员工手中的工资条与系统不再相符——这恰恰是会把一个小小的行政差错演变成一场纠纷的那种不一致。附有理由的公开更正，既是更好的会计做法，也是更好的用工做法。

考勤、请假及其对工资的影响

工资不是孤立计算的。每条工资记录都存储该期间的应出勤天数、实际出勤天数、缺勤天数以及带薪和无薪假天数，这些数字决定扣款。无薪假和缺勤产生缺勤扣款。迟到产生迟到扣款，记录中同时保存迟到总分钟数和迟到次数，因为多数迟到扣款政策是按次数而非分钟数制定的。

这些数字来自考勤和请假功能，它们与工资位于同一菜单中。考勤可以手工录入、从文件导入，或从设备同步。请假通过假期类型、自带审批步骤的请假申请以及假期余额来运作。如果在运行工资之前尚未处理当月考勤，扣款将按系统当前掌握的情况计算——而这通常是一片空白。

由此得出的实际结论是一条顺序规则：先结束当月考勤，批准或拒绝未处理的请假申请，然后才运行工资。先运行工资、事后再修正考勤，意味着要重新计算或更正每一条受影响的记录，这比按顺序做要费事得多。

一条工资记录包含什么

了解每位员工每月实际存储了什么很有帮助，因为这决定了日后无需重构任何数据就能报告哪些内容。收入项目是分项列示的，而不是混在一起：基本工资、住房、交通、餐饮、教育、通讯、水电和特殊津贴、其他津贴、加班、奖金、佣金和其他收入，合计为应发工资。

扣款同样细分：员工社会保险缴费、医疗保险、贷款和预支扣回、缺勤和迟到扣款、税款和其他扣款，合计为扣款总额，实发工资即为结果。雇主社会保险缴费单独存储，本期的离职金计提也单独存储，因为两者都是雇主成本而非员工扣款，属于总账中的不同科目。

正是这种结构，使工资报表能够回答总账回答不了的问题。GOSI 报告、离职金报告、加班报告、贷款报告和扣款报告之所以能够存在，都是因为底层数字是分开存储的，而不是在计算时就被轧成一个数字。

实际操作顺序

• 设置薪资结构，并在应用前用预览计算加以检查。
• 结束当月考勤，清理未处理的请假申请。
• 录入当月的贷款、预支以及任何额外付款或手工加班。
• 运行向导：选择期间，选择员工，并将人数与在册人数核对。
• 处理之前，将审阅界面上的四个合计与上月进行比较。
• 处理，然后提交审批。审批完成之前，任何内容都不会进入账目。
• 审批之后，确认会计分录已经过账。如果没有，请检查自动过账、账户映射和会计期间。
• 导出银行文件，分发工资条，并记录付款以结清应付工资。

为什么社会保险和离职金要按月计提

工资记录上有两个数字根本不是从工资中扣除的，把它们当作扣款处理，是负债被低估的常见根源。雇主承担的社会保险部分是雇主成本，而不是从员工那里扣的钱。离职金计提是一项逐月累积的负债，对应着一笔将在员工离职时（可能是多年以后）支付的款项。

两者都按员工按月计算和存储，并且都过入各自的账户：一笔本期费用，以及资产负债表上一笔相应的负债。这正是按月计提、而不是在支付时才确认的全部意义所在。一家只在结清账单时才记录社会保险、只在有人辞职时才记录离职金的企业，每个月报告的利润都偏高，然后在账单到来时承受一笔巨大且看似无法解释的冲击。

系统还能处理雇主在承担自身部分之外还替员工承担其个人部分的情况，这会被单独记录，而不是并入应发工资，因为两者对工资条和缴费申报的影响不同。社会保险和离职金都有专门的报表，因此可以将计提余额与其所过入的总账账户进行核对。

这一切都不能免除对费率、资格和计算基础的判断，这些属于当地法规和贵企业自身政策的范畴。系统所做的，是每个月一致地执行您所配置的政策，并把数字放在会计人员能找到的地方。