Как рассчитать заработную плату

Зарплата — это расчёт, утверждение и проводка

Расчёт заработной платы — единственный процесс в бизнесе, где расчёт, санкционирование и бухгалтерская запись действительно являются тремя отдельными действиями и где их слияние — реальный провал контроля, а не вопрос стиля. Кто-то вычисляет, сколько причитается каждому. Кто-то другой, наделённый полномочиями, это утверждает. Только после этого расход попадает в учёт, а деньги уходят из банка.

Skyline Nexus устроен именно так. Расчёт зарплаты вычисляется и сохраняется как черновик. Затем он проходит утверждение, которое может быть многоуровневым. Проводка в главной книге создаётся, когда расчёт полностью утверждён, а не когда он вычислен. Так что неутверждённый расчёт ничего не стоит и ни к чему не обязывает — ровно то свойство, которое нужно в процессе, где цифры чувствительны, а ошибки дороги.

Функции расчёта зарплаты находятся в левом меню под заголовком раздела «Управление человеческим капиталом», в выпадающем разделе «HCM», в подразделе «Расчёт зарплаты». Внутри — «Расчёт зарплаты» и «Выполнить расчёт зарплаты», а рядом — «Структуры оклада», «Займы и авансы», «Дополнительные выплаты» и «Задолженность по зарплате». «Учёт рабочего времени» и «Отпуск» находятся на одном уровне с группой расчёта зарплаты, а отдельное выпадающее меню отчётов содержит реестр расчёта зарплаты, расчётную ведомость, отчёты по GOSI и по выплатам при увольнении.

Перед первым расчётом: структуры окладов

Расчёт строится на том, что система знает о каждом сотруднике, поэтому сначала — настройка. «Структуры оклада» на /hrm/salary-structures — место, где задаётся структура оплаты: базовый оклад и надбавки и удержания поверх него. Структуру можно создать, предварительно просмотреть с расчётом до сохранения, отредактировать и вывести из употребления.

Предварительным просмотром стоит пользоваться, а не пропускать его. Он выполняет тот же расчёт, что и начисление зарплаты, и показывает результат для заданного оклада — так Вы узнаете, что надбавка считается не от той базы, до того как она будет применена к двумстам людям.

В разделе «Займы и авансы» хранятся суммы, выданные сотрудникам взаймы и удерживаемые из зарплаты. «Дополнительные выплаты» охватывают разовые начисления и сверхурочные, введённые вручную, которым не место в постоянной структуре. И то и другое автоматически учитывается в ежемесячном расчёте, так что аванс, выданный в середине месяца, удерживается без того, чтобы кому-то нужно было о нём помнить.

Одно следствие такой схемы стоит назвать прямо: сотруднику без активной структуры оклада нельзя начислить зарплату. Мастер обработки сообщит, что сотрудников со структурой оклада нет, а не начислит им молча ноль. Если кого-то нет в расчёте, это первое, что нужно проверить, — раньше, чем подразделения, локации и права доступа.

Расчёт за месяц

«Выполнить расчёт зарплаты» на /hrm/payroll/process — мастер из трёх шагов: «Выберите период», «Выберите сотрудников» и «Проверить и обработать».

На первом шаге указываются «Месяц» и «Год», а также, при необходимости, другой проект — по умолчанию проект наследуется из карточки сотрудника. Выбор уже обработанного периода перехватывается: система сообщает, что расчёт за этот период уже существует, называет число затронутых сотрудников и спрашивает, продолжать ли, вместо того чтобы молча создать дубликат.

На втором шаге перечислены сотрудники, доступные для этого периода, с кодом, именем, подразделением, начисленным окладом и статусом, а также элемент «выбрать всех». Выбор части сотрудников допустим и распространён — например, когда одно подразделение получает зарплату в другом цикле, — но это же самое простое место, где можно случайно кого-то пропустить, поэтому стоит сверить число выбранных сотрудников с ожидаемой численностью.

Проверка перед проведением

Третий шаг оправдывает своё место. Вверху он показывает четыре сводных показателя: число выбранных сотрудников, общую сумму начислений, общую сумму удержаний и общую сумму к выплате. Под ними — строка на каждого сотрудника с начисленным окладом, сверхурочными, взносом сотрудника в GOSI, удержаниями по займам и суммой к выплате.

Этот экран нужно проверять всерьёз: это последний момент, когда ошибка обходится дёшево. Четыре итога — самая быстрая доступная проверка: начисления должны быть близки к прошлому месяцу, если ничего не менялось, а если нет, причину Вы должны уметь назвать. Если итог к выплате изменился, а итог начислений нет, значит, изменилось удержание — обычно это начало или окончание погашения займа, а иногда и что-то неправильное.

Обработка на этом экране создаёт записи о расчёте зарплаты как черновики. Ничего не утверждено, ничего не выплачено и ничего не попало в учёт.

Утверждение

Запись о расчёте зарплаты проходит статусы: черновик, ожидает утверждения, утверждена, отклонена, выплачена и отменена. Утверждение можно настроить на несколько уровней, и система отслеживает, до какого уровня дошёл каждый расчёт. Утверждение на одном уровне продвигает его дальше; полностью утверждённым он становится, только когда подписались все настроенные уровни, а на случай, если его не следует пропускать, есть действие отклонения.

Есть действие массового утверждения нескольких расчётов сразу — это важно, потому что расчёт каждого сотрудника — отдельная запись. Удаление разрешено, только пока расчёт — черновик, и это правильное ограничение: утверждённый расчёт — это чьё-то решение, а решения сторнируют, а не стирают.

Заработная плата — единственное место в системе с настоящей отменой, а не удалением. Отмена утверждённого расчёта сторнирует его выплаты, его проводки в главной книге, связанные операции по счетам и снимает погашение взносов по займам, которые он удержал, — всё в одной транзакции базы данных, так что либо происходит всё, либо ничего. Есть и путь корректировки для случая, когда расчёт в целом верен, но одна сумма — нет.

Момент полного утверждения — это момент создания бухгалтерской записи. До тех пор расчёт существует только в модуле заработной платы. Именно это проектное решение делает утверждение содержательным, а не церемониальным.

Что расчёт зарплаты проводит в главной книге

При полном утверждении генерируется событие. Затем происходят две вещи. Модуль заработной платы создаёт расходную операцию в основном реестре деловых документов, датированную концом месяца расчёта, где начисленная сумма указана как итог до налогов, а сумма к выплате — как сумма к оплате. Отдельно бухгалтерский модуль создаёт журнальную проводку. Её структура — та, которую ожидаешь от начисления заработной платы: расходы на оплату труда дебетуются на сумму начислений, задолженность по заработной плате кредитуется на сумму к выплате, а удержанные или начисленные суммы кредитуются на собственные счета обязательств.

Если настроены центры затрат или подразделения, расход распределяется по ним, так что затраты на оплату труда по подразделениям берутся из главной книги, а не из электронной таблицы. Если назначен проект, проводка несёт его, и затраты на оплату труда появляются в отчётности по проектам.

Действуют те же три условия, что и везде в бухгалтерском модуле. В настройках бухгалтерского учёта должна быть включена настройка «Автоматически проводить операции по зарплате». Счета расходов на оплату труда и задолженности по заработной плате должны быть сопоставлены — в настройках бухгалтерского учёта или в настройках управления персоналом. И учётный период, в который попадает дата расчёта, должен быть открыт: расчёт, датированный закрытым периодом, отклоняется, а не проводится задним числом, и в отказе называется период.

• Расходы на оплату труда — дебет на сумму начисленной зарплаты.
• Задолженность по заработной плате — кредит на сумму к выплате, закрывается при выплате.
• Задолженность по GOSI — кредит на сумму взноса в социальное страхование, с соответствующим расходом работодателя там, где работодатель делает взносы.
• Резерв на выплаты при увольнении — кредит на начисление за период, против расхода на выплаты при увольнении.

Выплата, расчётные листки и банковские файлы

Утверждённый расчёт готов к выплате — система прямо сообщает об этом, когда проставлено последнее утверждение. Расчётные листки можно скачать или распечатать по каждой записи расчёта, и на каждом есть код проверки, так что листок, представленный в банк или арендодателю, можно сверить с системой, а не принимать на веру. Файл банковского перевода можно выгрузить по каждому банку для подачи в систему защиты заработной платы там, где она применяется. Выплаты регистрируются по расчёту, отслеживаются как неоплаченные, частичные или полные и могут быть сторнированы по отдельности, если какая-то прошла неправильно.

«Задолженность по зарплате» показывает начисленное, но ещё не выплаченное — операционный аналог остатка задолженности по заработной плате в главной книге. Эти два показателя должны совпадать, а если нет, обычная причина — выплата, отражённая в одном месте и не отражённая в другом.

Есть и путь корректировки для расчётов, утверждённых с ошибкой. Корректировка фиксируется как разница, а не правкой оригинала, и главная книга правильно обрабатывает отрицательную корректировку, кредитуя расходы на оплату труда, чтобы уменьшить излишне начисленное. Корректировки хранятся как история при расчёте, который они исправляют, а ошибочную корректировку можно аннулировать. Это тот же принцип, что и везде в системе: исправлять дополнением, а не правкой.

Несколько слов о том, почему в заработной плате это важнее, чем почти где-либо ещё. Расчётный листок — документ, который сотрудник уже видел и на который во многих странах имеет законное право. Если тихо поправить цифры прошлого месяца, чтобы итог этого месяца выглядел правильно, у сотрудника останется расчётный листок, который больше не совпадает с системой, — именно такое расхождение превращает мелкую административную ошибку в спор. Видимая корректировка с указанной причиной — это и лучший учёт, и лучшая кадровая практика.

Учёт рабочего времени, отпуска и их влияние на оплату

Зарплата рассчитывается не в изоляции. Каждая запись о расчёте хранит число рабочих дней в периоде, фактически отработанные дни, дни отсутствия, а также оплачиваемые и неоплачиваемые дни отпуска, и эти данные определяют удержания. Неоплачиваемый отпуск и отсутствие порождают удержание за отсутствие. Опоздания порождают удержание за опоздание, и запись хранит как общее число минут опоздания, так и число отдельных случаев опоздания, потому что большинство правил об удержании за опоздания сформулированы через случаи, а не через минуты.

Эти данные берутся из функций учёта рабочего времени и отпусков, которые находятся рядом с расчётом зарплаты в том же меню. Посещаемость можно вводить вручную, импортировать из файла или синхронизировать с устройства. Отпуска проходят через виды отпусков, заявки на отпуск с собственным этапом утверждения и остатки отпусков. Если учёт рабочего времени за месяц не обработан до расчёта зарплаты, удержания будут рассчитаны по тому, что система знает на данный момент, — обычно это ничего.

Практическое следствие — правило очерёдности: закройте учёт рабочего времени за месяц, утвердите или отклоните незакрытые заявки на отпуск и только потом рассчитывайте зарплату. Если сначала рассчитать зарплату, а потом исправлять учёт рабочего времени, придётся пересчитывать или корректировать каждую затронутую запись, а это гораздо больше работы, чем сделать всё по порядку.

Что хранит запись о расчёте зарплаты

Полезно знать, что именно хранится по каждому сотруднику за каждый месяц, — это говорит о том, какие отчёты можно получить потом без реконструкции. Начисления разбиты, а не свалены в одну сумму: базовый оклад, надбавки на жильё, транспорт, питание, образование, мобильную связь, коммунальные услуги и специальные, прочие надбавки, сверхурочные, премия, комиссионные и прочие начисления, в сумме дающие начисленную зарплату.

Удержания столь же детальны: взнос сотрудника в социальное страхование, медицинское страхование, погашение займов и авансов, удержания за отсутствие и опоздания, налог и прочие удержания, в сумме дающие общие удержания, а результатом является сумма к выплате. Взнос работодателя в социальное страхование хранится отдельно, как и начисление на выплаты при увольнении за период, потому что это затраты работодателя, а не удержания из зарплаты сотрудника, и в главной книге им место на других строках.

Именно благодаря такой структуре отчёты по зарплате могут ответить на вопросы, на которые не отвечает главная книга. Отчёт по GOSI, отчёт по выплатам при увольнении, отчёт по сверхурочным, отчёт по займам и отчёт по удержаниям существуют потому, что исходные суммы хранились раздельно, а не сворачивались в одно число в момент расчёта.

Практический порядок действий

• Настройте структуры окладов и проверьте их предварительным расчётом, прежде чем применять.
• Закройте учёт рабочего времени за месяц и разберите незакрытые заявки на отпуск.
• Зарегистрируйте займы, авансы, а также дополнительные выплаты и сверхурочные за месяц, вводимые вручную.
• Запустите мастер: выберите период, выберите сотрудников и сверьте их число с численностью персонала.
• Перед обработкой сравните четыре итога на экране проверки с прошлым месяцем.
• Обработайте, затем направьте на утверждение. До завершения утверждения в учёт ничего не попадает.
• После утверждения убедитесь, что проводка проведена. Если нет, проверьте автоматическое проведение, сопоставление счетов и учётный период.
• Выгрузите банковский файл, раздайте расчётные листки и зарегистрируйте выплату, чтобы задолженность по заработной плате закрылась.

Почему социальное страхование и выплаты при увольнении начисляются ежемесячно

Две суммы в записи о расчёте вовсе не являются удержаниями из зарплаты, и отношение к ним как к удержаниям — частый источник заниженных обязательств. Доля работодателя в социальном страховании — затраты работодателя, а не то, что удерживается у сотрудника. Начисление на выплаты при увольнении — обязательство, которое нарастает месяц за месяцем под выплату, которая будет произведена, возможно, через годы, когда сотрудник уйдёт.

Обе суммы рассчитываются и хранятся по каждому сотруднику за каждый месяц, и обе проводятся на собственные счета: расход периода и соответствующее обязательство в балансе. В этом весь смысл ежемесячного начисления вместо признания в момент выплаты. Бизнес, который отражает социальное страхование только при оплате счёта, а выплаты при увольнении — только когда кто-то увольняется, каждый месяц показывает завышенную прибыль, а потом получает крупный и на первый взгляд необъяснимый удар, когда приходит счёт.

Система также обрабатывает случай, когда работодатель платит за сотрудника и его долю взноса наряду со своей: это отражается отдельно, а не включается в начисленную зарплату, потому что у двух вариантов разные последствия для расчётного листка и для подачи сведений о взносах. Отдельные отчёты по социальному страхованию и по выплатам при увольнении позволяют сверить начисленные остатки со счетами главной книги, на которые они проводятся.

Ничто из этого не отменяет необходимости профессионального суждения о ставках, праве на выплаты и базе расчёта — это вопросы местного регулирования и Вашей собственной политики. Система последовательно применяет каждый месяц ту политику, которую Вы настроили, и оставляет цифры там, где бухгалтер сможет их найти.