Финансовый контроль, который действительно нужен малому бизнесу

Что такое контрольная процедура и чем она не является

Финансовый контроль — это шаг в процессе, который существенно затрудняет уход денег или товаров из компании незамеченными. Вот и всё определение. Это не регламент, не подпись на бланке, который никто не читает, и не программа. Контроль живёт внутри того, как работа выполняется на самом деле. Поэтому процедуры, описанные в инструкции, но никогда не выполняемые, не защищают ни от чего — зато создают уютную иллюзию защищённости.

Малый бизнес уязвимее крупного по структурной причине. Контроль во многом держится на том, что в операции участвует больше одного человека, а компания с четырьмя сотрудниками в офисе не может разделить все обязанности. Кроме того, именно здесь потери бьют больнее всего: резерва, который бы их поглотил, нет, а лучше всех возможностей взять деньги обычно у того, кому владелец доверяет больше всех. Доверие — не контроль. Доверие — это то, из-за чего контроль кажется ненужным ровно до того момента, когда он понадобился.

Вторая причина, по которой контроль важен, менее драматична, чем мошенничество, и встречается гораздо чаще, — ошибки. Двойные платежи, невыставленные счета, отгруженный, но не выставленный к оплате товар, дважды оформленные кредит-ноты, проводка не в том периоде. Ничего из этого не является нечестностью, и всё это стоит реальных денег. Хорошая система контроля ловит и то и другое, и большая часть того, что она поймает, окажется ошибками.

Цель — не устранить риск. Цель в том, чтобы потеря от любого отдельного сбоя была небольшой и быстро становилась заметной. Контроль, который предотвращает любую мыслимую проблему, как правило, останавливает работу компании — и уже через месяц его начнут обходить.

Четыре места, через которые на самом деле уходят деньги

Начинайте не со списка лучших практик, а с того, где малый бизнес на самом деле теряет деньги. Таких мест четыре, и если Ваш контроль их покрывает, Вы получаете большую часть пользы гораздо более крупной системы.

Обратите внимание, сколько из этого связано с изменением банковских реквизитов или с документом, который никто ни с чем не сопоставил. Две процедуры — проверка изменений платёжных реквизитов через канал связи, который у Вас уже был, и сопоставление каждого платежа с заказом на закупку и документом о приёмке товара — покрывают значительную долю всего риска. Если Вы внедрите только две вещи, внедрите эти.

• Исходящие платежи. Оплата несуществующим поставщикам, реальным поставщикам за непоставленный товар, на изменённые реквизиты или повторная оплата одного и того же счёта.
• Входящие наличные и поступления. Наличные продажи, не пробитые на кассе, перенаправленные платежи клиентов, кредит-ноты и возвраты, оформленные для покрытия недостачи.
• Запасы и активы. Товар, который «уходит» со склада, недопоставки, принятые с подписью как полные, списания, которыми прикрывают прежние потери.
• Заработная плата. Выплаты уволившимся сотрудникам, завышенные часы или сверхурочные, изменённые банковские реквизиты в карточке сотрудника.

Разделение обязанностей, когда сотрудников всего четверо

По учебнику ни один человек не должен контролировать операцию от начала до конца: тот, кто разрешает, не должен исполнять; тот, кто исполняет, не должен учитывать; тот, кто учитывает, не должен хранить актив. В компании с четырьмя офисными сотрудниками строго соблюсти это правило невозможно, поэтому полезный вопрос звучит не «как добиться полного разделения», а «какие именно сочетания настолько опасны, что их нужно разбить».

Большую часть ущерба наносят три сочетания. Первое — один человек может и завести поставщика, и заплатить ему: он способен создать получателя и отправить ему деньги. Второе — один человек и принимает платежи клиентов, и разносит их по расчётам с покупателями: он может забрать платёж и списать остаток задолженности. Третье — один человек и пересчитывает запасы, и корректирует складской учёт: он может вынести товар и подогнать учёт под факт. Разбив только эти три сочетания, Вы закроете большую часть реалистичных рисков.

Где настоящее разделение невозможно, его заменяет последующая проверка владельцем. Это называется компенсирующим контролем, и он работает при условии, что он реален: владелец просматривает всех поставщиков, добавленных за месяц, каждую кредит-ноту выше порога и каждую корректировку запасов — настолько регулярно, чтобы сотрудники знали, что это происходит. Выявление слабее предотвращения, но реально выполняемый выявляющий контроль лучше предупреждающего, который существует только на бумаге.

Ещё один момент, который владельцам неприятно слышать. Разделение обязанностей защищает сотрудников не меньше, чем компанию. Бухгалтер, который единственный имеет доступ к банку, никак не сможет доказать свою честность, если что-то пойдёт не так. Такая постановка вопроса обычно снимает неловкость при внедрении контроля в небольшом сплочённом коллективе.

• Изменения в справочнике поставщиков вносит тот, кто не может проводить платежи, и о каждом изменении владелец получает уведомление.
• Тот, кто готовит платёжный пакет, не должен его утверждать и отправлять.
• Тот, кто разносит поступления от клиентов, не должен иметь права утверждать списание задолженности или кредит-ноту.
• Тот, кто проводит инвентаризацию, не должен проводить корректировку.
• Тот, кто сверяет банковский счёт, не должен проводить платежи.
• Изменения по заработной плате — особенно новые сотрудники и смена банковских реквизитов — утверждает человек вне расчётного отдела.

Лимиты согласования

Лимит согласования превращает расходы из вопроса суждения в вопрос полномочий. Это один из самых дешёвых видов контроля: не нужны ни программы, ни дополнительный персонал — только письменная матрица полномочий, которую все знают. Она должна охватывать обязательства по закупкам, платежи, кредит-ноты, списания, скидки и кредитные лимиты новых клиентов и называть должности, а не конкретных людей, чтобы пережить уход сотрудника.

Условная матрица для малого бизнеса может выглядеть так: закупки до 5 000 SAR утверждает руководитель подразделения; от 5 000 до 50 000 SAR — два человека, один из которых обязательно финансовый менеджер; свыше 50 000 SAR — владелец. Кредит-ноты до 2 000 SAR — менеджер по продажам, свыше — владелец. Списание запасов любого размера — владелец. Кредитные лимиты клиентов свыше 25 000 SAR — владелец. Точные суммы значат гораздо меньше, чем сам факт их наличия, их соблюдение и уровень, при котором они не парализуют обычную работу.

Стоит остерегаться двух типичных сбоев. Первый — дробление, когда закупка на 60 000 SAR превращается в два заказа по 30 000 SAR, чтобы уложиться в лимит; именно поэтому периодический просмотр закупок в разрезе поставщиков полезнее, чем кажется. Второй — постоянное исключение, когда один поставщик или один руководитель по историческим причинам тихо находится вне матрицы. У каждого исключения должны быть причина и срок окончания, иначе оно становится правилом.

Дисциплина сверки с банком

Сверка с банком — самая ценная контрольная процедура в малом бизнесе, и к ней постоянно относятся как к бухгалтерской рутине, которую делают, когда найдётся время. Её ценность в том, что банковская выписка — единственный документ, который никто внутри компании не может изменить. Всё остальное можно подправить. Поэтому полная сверка учёта с выпиской — единственная проверка, доказывающая, что учётная позиция соответствует действительности.

Регулярность важнее изощрённости. Ежемесячно — это минимум; еженедельно — гораздо лучше, а при электронной загрузке выписок это почти ничего не стоит. Дисциплина состоит в том, что каждое расхождение нужно установить, а не свернуть. Несверенные позиции перечисляются по отдельности с указанием срока, а любая позиция, висящая дольше месяца, объясняется владельцу. Сверка, которая заканчивается необъяснённой балансирующей суммой, — не сверка.

Та же логика применима к актам сверки с поставщиками. Сверка с документом, выданным внешней стороной, проверяет Ваш учёт кредиторской задолженности по записи, которую создали не Вы, — именно так обычно находят двойные платежи, недостающие кредит-ноты и платежи не на тот счёт. Если делать это ежеквартально для десяти крупнейших поставщиков, уходит пара часов, и деньги находятся стабильно.

• Сверяйте каждый банковский счёт, включая неактивные счета и карты, по твёрдому графику.
• Сверку выполняет не тот, кто проводит платежи.
• Перечисляйте непрошедшие позиции по отдельности с датами. Старые непредъявленные чеки и давние «деньги в пути» — классическое место, где прячут недостачу.
• Пусть владелец хотя бы раз в квартал смотрит саму сверку, а не только конечный остаток.
• Сверяйте поступления по эквайрингу с выручкой кассы ежедневно или еженедельно: в разрыве между выручкой и зачислением прячутся возвраты по картам.
• Сверяйте также контрольный счёт по заработной плате и налоговые счета, а не только банк.

Платежи и справочник поставщиков

Справочник поставщиков — самый чувствительный массив данных в малом бизнесе: платёж уходит туда, куда в нём указано. Добавление поставщика и изменение банковских реквизитов следует считать привилегированными действиями, доступными только тому, кто не может проводить платежи, и владелец должен видеть каждое изменение, не запрашивая его.

Для изменения банковских реквизитов нужно отдельное правило, потому что мошенничество, построенное на нём, распространено, дёшево в исполнении и срабатывает даже с внимательными людьми. Приходит письмо — как будто от знакомого поставщика, на правдоподобном бланке — о том, что счёт изменился. Правило: изменение вносится только после устного подтверждения по номеру телефона, который уже есть в Ваших записях, — никогда по номеру из самого запроса и никогда на основании одного лишь письма. Запишите это правило и считайте его абсолютным, а не рекомендацией: в моменте всегда давит желание помочь и сделать быстро.

Следите не только за отдельными операциями, но и за общей картиной расходов. Круглые суммы, повторяющиеся одинаковые платежи, суммы чуть ниже порога согласования или платежи поставщику, за которым нет ни одного заказа на закупку, — всё это повод задать вопрос. Ничто из этого ничего не доказывает, и всё это дёшево проверить.

• Трёхстороннее сопоставление перед оплатой: заказ на закупку, документ о приёмке товара, счёт поставщика. Нет совпадения — нет оплаты.
• Платёжный пакет готовит один человек, а сверяет с подтверждающими документами и отправляет — другой.
• Проверка на дубликат номера счёта при вводе — она ловит самую частую причину двойной оплаты.
• Для заведения нового поставщика нужны фактический адрес, налоговая регистрация и банковские реквизиты из документа, а не из подписи в письме.
• Изменения банковских реквизитов подтверждаются голосом по уже известному номеру, фиксируются и доводятся до владельца.
• Ежемесячный отчёт о новых поставщиках и изменённых реквизитах, который читает владелец.
• Периодическая проверка поставщиков, чьи банковские реквизиты совпадают со счётом кого-либо из сотрудников.

Наличные, поступления и кредит-ноты

Если компания принимает наличные, контролем служит цепочка ответственности: наличные пересчитываются и передаются под подпись при каждой передаче, сдаются в банк целиком и без задержки, а не расходуются на текущие нужды, а сверку кассы выполняет не тот, кто за ней работал. Мелкую кассу следует вести по системе фиксированного аванса: лимит — твёрдая сумма, скажем 3 000 SAR, и он пополняется до этой суммы возмещением ровно тех расходов, по которым представлены чеки. Тогда наличные в кассе плюс чеки всегда равны 3 000 SAR, и любое расхождение видно сразу.

В компании, работающей с отсрочкой платежа, более частый риск — поступления от клиентов. Опасность в том, что платёж забирают, а задолженность клиента закрывают кредит-нотой или списанием, а не деньгами, пришедшими в банк. Контроль: тот, кто разносит поступления, не может утверждать кредит-ноты и списания, а владелец каждый месяц просматривает отчёт обо всех кредит-нотах и списаниях с причиной каждого.

Используйте отчёт о старении дебиторской задолженности как инструмент контроля, а не только управления денежными средствами. Остатки, которые долго не гасятся, частично погашаются и появляются снова или постоянно обрастают мелкими корректировками, — это закономерность, в которой стоит разобраться. Клиент, утверждающий, что оплатил счёт, который по Вашему учёту открыт, — это либо сбой в системе, либо нечто более серьёзное, и в обоих случаях ответ нужен немедленно.

Инвентаризация

Для любой компании с запасами инвентаризация — это место встречи учётной и физической реальности. Ежегодная инвентаризация — аудиторский минимум и слабый контроль: она сообщает о проблеме с опозданием на год и не позволяет установить, когда произошла потеря. Циклическая инвентаризация, при которой часть позиций пересчитывается каждую неделю или месяц по графику, так что дорогие и быстро оборачивающиеся позиции считаются несколько раз в год, гораздо полезнее и меньше мешает работе, чем закрытие на полную инвентаризацию.

Возьмём условный пример. Компания пересчитывает участок с учётной стоимостью 412 000 SAR и обнаруживает фактических запасов на 397 400 SAR. Недостача составляет 14 600 SAR, то есть 3,5 % учётной стоимости. Теперь переведём это на язык, который имеет значение: при валовой марже 35 % чтобы возместить 14 600 SAR потерянной валовой прибыли, нужно около 41 700 SAR дополнительных продаж. Недостача, которая в процентах выглядит скромно, в пересчёте на дополнительные продажи обычно оказывается крупной суммой.

То же относится к основным средствам. Реестр, который раз в год сверяется с тем, что физически на месте, выявляет оборудование, тихо покинувшее компанию. Это занимает полдня и в малом бизнесе делается крайне редко.

• Считайте по графику, чаще всего — дорогие и быстро оборачивающиеся позиции.
• Пересчёт ведут не те, кто обычно отвечает за этот запас, и вслепую — без учётного количества в ведомости.
• Расхождения выше установленного порога расследуйте до проведения любой корректировки.
• Корректировки запасов утверждает тот, кто не считал и не хранит этот запас.
• Отслеживайте недостачи как тренд по местам хранения и товарным группам, а не как одну годовую цифру.
• Контролируйте приёмку: пересчитывайте и сверяйте поставки с заказом на закупку до подписания, а недопоставки фиксируйте в момент их выявления.

Заработная плата

Заработная плата — обычно самый крупный отдельный платёж малого бизнеса и зачастую наименее проверяемый: отчасти потому, что тема деликатная, отчасти потому, что её обрабатывает один доверенный человек. Важнее всего два контроля: кто-то вне расчёта зарплаты утверждает приём, увольнение и любое изменение банковских реквизитов, а владелец периодически сравнивает ведомость с фактическим списком людей, работающих в компании.

Помимо этого, смотрите на изменения, а не на итог. Помесячное сравнение начисленной заработной платы по каждому сотруднику с объяснением любого изменения выявляет завышенные сверхурочные, несогласованные повышения и выплаты после увольнения — и занимает несколько минут. Стоит периодически проверять и совпадающие банковские счета в карточках разных сотрудников, и счета сотрудников, совпадающие со счетами поставщиков.

Если расчёт зарплаты передан на аутсорсинг, контроль не исчезает, а перемещается. Провайдер обрабатывает то, что Вы ему присылаете, поэтому утверждение передаваемых изменений по-прежнему за Вами, и сверка выплаченного с утверждённым — тоже. Передавая процесс на аутсорсинг, Вы никогда не передаёте ответственность за него.

Контроль, который ловит проблемы, и контроль, который лишь плодит бумаги

Не всякий контроль окупается, и в малом бизнесе набор процедур часто перекошен: тяжёлые процедуры вокруг мелких заметных операций вроде авансовых отчётов и почти ничего вокруг крупных незаметных, таких как банковские реквизиты поставщиков. Полезно прямо назвать, что есть что.

Проверка для любого предлагаемого контроля проста. Что конкретно он поймал бы и как мы узнаем, что он сработал? Если ответить некому, контроль — это украшение. Вторая проверка — выполняется ли он на самом деле: контроль, выполняемый девять месяцев из двенадцати, — это не контроль, который работает большую часть времени, потому что тому, кто захочет им воспользоваться, достаточно знать, в какие месяцы.

Пара слов о доступе к системе — именно здесь контроль в малом бизнесе чаще всего тихо перестаёт работать. Каждый начинает с тем доступом, который ему нужен, и со временем набирает больше, пока несколько человек не смогут делать всё, а разделение, задуманное на бумаге, в системе уже не существует. Проверка того, кто может утверждать, проводить, платить и менять справочники, раз или два в год восстанавливает его. Skyline Nexus поддерживает ролевые права доступа и ведёт журнал аудита — кто, что и когда изменил, — что и делает такую проверку возможной; решение о том, у кого какая роль, остаётся за владельцем, и именно оно определяет, держится ли контроль.

• Работает: трёхстороннее сопоставление перед оплатой. Это самый действенный контроль над исходящими деньгами.
• Работает: подтверждение изменения банковских реквизитов голосом по уже известному номеру.
• Работает: разделение того, кто сверяет банк, и того, кто платит.
• Работает: слепая инвентаризация силами того, кто не отвечает за этот запас.
• Работает: ежемесячный просмотр владельцем отчёта об исключениях — кредит-нот, списаний, ручных проводок, новых поставщиков и корректировок запасов.
• Работает: обязательный ежегодный отпуск для всех, кто занят в финансах, потому что большинство долгосрочных схем требуют ежедневного «обслуживания» и раскрываются, когда исполнителя нет на месте.
• В основном бумаги: вторая подпись на документах, которые никто не читает, одинаково для любых сумм.
• В основном бумаги: детальные процедуры согласования очень мелких расходов, когда крупные переводы никто не проверяет.

Что владелец должен лично проверять каждый месяц

Самый действенный контроль в малом бизнесе — хорошо информированный владелец, о котором известно, что он смотрит. Много времени это не требует. Ниже — короткий ежемесячный список, который можно пройти за час и который покрывает основные риски, описанные в этом руководстве.

Ценность этого списка лишь отчасти в том, что он находит. В большинстве месяцев он не найдёт ничего, и это нормальный результат. Главная его ценность в том, что все знают о проверке, — это меняет поведение ещё до того, как что-то будет предпринято, — и в том, что владелец остаётся достаточно близко к цифрам, чтобы заметить непривычное. Эту близость не заменит никакая процедура.

Добавьте к ежемесячной рутине один ежегодный пункт: прочитайте собственную систему контроля так, будто Вы пытаетесь вывести деньги из компании. С чего бы Вы начали? Кто должен отсутствовать, чтобы это сработало? Чего никто не заметил бы полгода? Такое упражнение, честно выполненное за полчаса раз в год, как правило, даёт лучший список приоритетов, чем любой типовой чек-лист, включая этот.

• Саму сверку с банком, а не только конечный остаток, со списком непрошедших позиций и их сроками.
• Каждого нового поставщика и каждое изменение банковских реквизитов за месяц.
• Все кредит-ноты и списания безнадёжной задолженности с причиной каждого.
• Все ручные проводки, особенно сделанные около конца периода.
• Корректировки запасов и тренд недостач по местам хранения.
• Начисленную зарплату по сотрудникам в сравнении с прошлым месяцем, с объяснением каждого изменения.
• Старение дебиторской задолженности — с вниманием к группе свыше 90 дней и к остаткам, которые появляются снова и снова.
• Двадцать крупнейших платежей за месяц — хотя бы беглым взглядом на то, за что каждый.

Зафиксировать на бумаге и поддерживать в рабочем состоянии

Контроль нужно описать, но кратко. Две страницы о том, кто что утверждает, кто может менять справочники, кто проводит сверки, как идёт инвентаризация и что владелец проверяет ежемесячно, полезнее пятидесятистраничного руководства: их прочтут и их можно поддерживать в актуальном состоянии. Называйте должности, а не людей, чтобы документ пережил кадровые изменения, и пересматривайте его всякий раз, когда кто-то приходит, уходит или меняет должность.

Будьте готовы к проверке обычным операционным давлением. Кто-то будет в отпуске, срочный платёж нужно будет отправить, поставку придётся принять без пересчёта. Решайте такие ситуации через задокументированное исключение с последующей проверкой, а не тихим отказом от контроля: контроль, приостановленный ради удобства, крайне редко возвращается сам.

И наконец, соизмеряйте амбиции. Малому бизнесу не нужна контрольная среда публичной компании, и попытка её построить порождает затраты, раздражение и обходные пути. Нужно другое: чтобы ни один человек не мог незаметно вывести деньги, чтобы банк сверял тот, кто не может платить, чтобы запасы считал тот, кто их не хранит, и чтобы владелец каждый месяц просматривал исключения. Эти четыре вещи, выполняемые последовательно, стоят больше любого объёма документации, описывающей то, чего никто не делает.