Küçük bir işletmenin gerçekten ihtiyaç duyduğu finansal kontroller

Kontrol nedir, ne değildir

Finansal kontrol, bir süreç içinde yer alan ve paranın ya da malın kimse fark etmeden işletmeden çıkmasını önemli ölçüde zorlaştıran bir adımdır. Tanımın tamamı budur. Bir politika belgesi değildir, kimsenin okumadığı bir formdaki imza değildir, bir yazılım da değildir. Kontroller işin fiilen nasıl yapıldığının içinde yaşar; bu yüzden bir el kitabında yazılı olup hiç uygulanmayan kontroller hiçbir koruma sağlamaz, üstelik koruma sağlıyormuş gibi rahatlatıcı bir yanılsama yaratır.

Küçük işletmeler, yapısal bir nedenle büyüklerden daha açıktır. Kontrol, büyük ölçüde bir işleme birden fazla kişinin dahil olmasına dayanır ve ofisinde dört kişi çalışan bir işletme her görevi ayıramaz. Ayrıca kayıpların en çok acıttığı ortam da burasıdır; çünkü kaybı karşılayacak bir yedek yoktur ve parayı almaya en uygun konumdaki kişi çoğu zaman işletme sahibinin en çok güvendiği kişidir. Güven bir kontrol değildir. Güven, kontrollerin tam ihtiyaç duyulduğu ana kadar gereksiz görünmesine yol açan şeydir.

Kontrollerin önemli olmasının diğer nedeni hileden daha az çarpıcı, ama çok daha yaygındır: hata. Mükerrer ödemeler, hiç kesilmemiş faturalar, teslim edilip faturalanmamış mallar, iki kez düzenlenmiş alacak notları, yanlış döneme işlenmiş bir kayıt. Bunların hiçbiri kötü niyetli değildir ve hepsi gerçek paraya mal olur. İyi bir kontrol sistemi her ikisini de yakalar ve yakaladıklarının çoğu hata olacaktır.

Amaç riski ortadan kaldırmak değildir. Amaç, tek bir aksaklıktan doğacak kaybı küçük tutmak ve onu hızla görünür kılmaktır. Akla gelebilecek her sorunu önleyecek bir kontrol, genellikle işletmenin işleyişini durduran bir kontroldür ve bir ay içinde etrafından dolaşılır.

Paranın işletmeden fiilen çıktığı dört yer

Bir en iyi uygulamalar listesiyle başlamak yerine, küçük işletmelerde kayıpların gerçekte nerede oluştuğundan başlayın. Dört yer vardır ve kontrolleriniz bunları kapsıyorsa, çok daha büyük bir çerçevenin sağlayacağı değerin büyük kısmına sahipsiniz demektir.

Bunların ne kadarının bir banka bilgisi değişikliğini ya da kimsenin hiçbir şeyle eşleştirmediği bir belgeyi içerdiğine dikkat edin. İki kontrol, yani ödeme bilgilerindeki değişiklikleri zaten elinizde olan bir kanal üzerinden doğrulamak ve her ödemeyi bir satınalma siparişi ve bir mal kabul belgesiyle eşleştirmek, toplam riskin büyük bir bölümünü kapsar. Yalnızca iki şey uygulayacaksanız, bu ikisini uygulayın.

• Giden ödemeler. Var olmayan tedarikçilere, hiç teslim alınmamış mal için gerçek tedarikçilere, değiştirilmiş banka hesaplarına yapılan ödemeler ya da aynı faturanın iki kez ödenmesi.
• Gelen nakit ve tahsilatlar. Kasaya girilmeyen nakit satışlar, başka yere yönlendirilen müşteri ödemeleri, bir açığı kapatmak için düzenlenen alacak notları ve iadeler.
• Stok ve varlıklar. Dışarı çıkan mallar, eksik teslim alınıp yine de imzalanan sevkiyatlar, daha önceki kayıpları gizlemek için kullanılan zayiat kayıtları.
• Bordro. Ayrılmış personele ödenmeye devam eden maaşlar, şişirilmiş çalışma saatleri ya da fazla mesai, bir personel kaydında değiştirilmiş banka bilgileri.

Yalnızca dört kişiyle görevler ayrılığı

Ders kitabı kuralı, hiç kimsenin bir işlemi baştan sona tek başına kontrol etmemesidir: onaylayan kişi uygulayan kişi olmamalı, uygulayan kaydeden olmamalı, kaydeden de varlığı elinde tutan olmamalıdır. Dört ofis çalışanı olan bir işletmede bu kuralı katı biçimde uygulamak imkânsızdır; dolayısıyla asıl yararlı soru, tam ayrılığın nasıl sağlanacağı değil, hangi belirli birleşimlerin ayrılmayı gerektirecek kadar tehlikeli olduğudur.

Zararın çoğunu üç birleşim verir. Birincisi, hem tedarikçi tanımlayabilen hem de ona ödeme yapabilen tek bir kişi: bu kişi bir alıcı oluşturup ona para gönderebilir. İkincisi, hem müşteri ödemelerini teslim alan hem de bunları satış defterine işleyen tek bir kişi: bu kişi bir ödemeyi alıp bakiyeyi silebilir. Üçüncüsü, hem stoğu sayan hem de stok kayıtlarını düzelten tek bir kişi: bu kişi malı çıkarıp defteri buna göre düzeltebilir. Yalnızca bu üçünü ayırırsanız, gerçekçi riskin büyük kısmını ele almış olursunuz.

Gerçek bir ayrımın yapılamadığı yerde ikame, işletme sahibinin sonradan yaptığı incelemedir. Buna telafi edici kontrol denir ve gerçek olduğu sürece işe yarar: işletme sahibinin bu ay eklenen her tedarikçiye, belirli bir eşiğin üzerindeki her alacak notuna ve her stok düzeltmesine, personelin bunun yapıldığını bilecek kadar tutarlı biçimde bakması. Tespit, önlemeden daha zayıftır; ama gerçekten uygulanan bir tespit kontrolü, yalnızca bir belgede var olan bir önleyici kontrolden üstündür.

İşletme sahiplerinin rahatsız olduğu bir nokta daha var. Görevler ayrılığı, işletmeyi olduğu kadar personeli de korur. Bankaya dokunan tek kişi olan bir muhasebecinin, bir şeyler ters gittiğinde kendi dürüstlüğünü kanıtlamasının hiçbir yolu yoktur. Konuyu bu şekilde ele almak, küçük ve yakın bir ekibe kontrol getirmenin yarattığı tuhaflığı genellikle ortadan kaldırır.

• Tedarikçi ana kayıtlarındaki değişiklikler, ödeme çıkışı yapamayan biri tarafından yapılmalı ve her değişiklik işletme sahibinin gördüğü bir bildirim üretmelidir.
• Ödeme listesini hazırlayan kişi, onu onaylayıp gönderen kişi olmamalıdır.
• Müşteri tahsilatlarını eşleştiren kişi, bir silme kaydını ya da alacak notunu onaylayabilen kişi olmamalıdır.
• Stok sayımını yapan kişi, düzeltme kaydını işleyen kişi olmamalıdır.
• Banka hesabının mutabakatını yapan kişi, ödemeleri yapan kişi olmamalıdır.
• Bordro değişiklikleri, özellikle yeni işe girişler ve banka bilgisi değişiklikleri, bordro dışından biri tarafından onaylanmalıdır.

Onay limitleri

Onay limiti, harcamayı bir takdir meselesi olmaktan çıkarıp bir yetki meselesine dönüştürür. Mevcut en ucuz kontrollerden biridir; çünkü ne yazılım ne de ek personel gerektirir, yalnızca herkesin bildiği yazılı bir yetki tablosu yeterlidir. Tablo; satınalma taahhütlerini, ödemeleri, alacak notlarını, silme kayıtlarını, iskontoları ve yeni müşteri kredi limitlerini kapsamalı ve birinin ayrılmasından etkilenmemesi için kişileri değil rolleri adlandırmalıdır.

Küçük bir işletme için örnek bir tablo şöyle olabilir: 5.000 SAR'a kadar satınalmaları bölüm sorumlusu onaylar; 5.000 ile 50.000 SAR arasını, biri mutlaka finans müdürü olmak üzere iki kişi onaylar; 50.000 SAR'ın üzerini işletme sahibi onaylar. 2.000 SAR'a kadar alacak notlarını satış müdürü, bunun üzerindekileri işletme sahibi onaylar. Her büyüklükteki stok zayiatını işletme sahibi onaylar. 25.000 SAR'ın üzerindeki müşteri kredi limitlerini işletme sahibi onaylar. Kesin rakamlar, onlara sahip olmaktan, onları uygulamaktan ve olağan işi felç etmeyecek bir düzeyde belirlemekten çok daha az önemlidir.

Karşı önlem alınması gereken iki başarısızlık biçimi vardır. Birincisi bölme: 60.000 SAR'lık bir satınalmanın, limitin altında kalmak için 30.000 SAR'lık iki siparişe dönüştürülmesi; satınalmaların tedarikçi bazında dönemsel olarak incelenmesinin göründüğünden daha değerli olmasının nedeni budur. İkincisi kalıcı istisna: bir tedarikçinin ya da bir yöneticinin tarihsel nedenlerle sessizce tablonun dışında kalması. Her istisnanın bir gerekçesi ve bir bitiş tarihi olmalıdır; aksi hâlde istisna kurala dönüşür.

Banka mutabakatı disiplini

Banka mutabakatı, küçük bir işletmedeki en değerli tek kontroldür ve çoğu zaman vakit bulundukça yapılacak bir defter tutma angaryası gibi görülür. Değeri, banka ekstresinin işletme içinden hiç kimsenin değiştiremeyeceği tek kayıt olmasından gelir. Diğer her şey düzeltilebilir. Defteri ekstreyle eksiksiz biçimde mutabık kılmak, bu nedenle kayıtlı durumun gerçekle örtüştüğünü kanıtlayan tek testtir.

Sıklık, gelişmişlikten daha önemlidir. Aylık asgari düzeydir; haftalık çok daha iyidir ve elektronik banka akışlarıyla maliyeti çok düşüktür. Disiplin şudur: her fark netleştirilerek kapatılmaz, tek tek belirlenir. Mutabık kılınmamış kalemler yaşlarıyla birlikte ayrı ayrı listelenmeli, bir aydan uzun süredir bekleyen her kalem işletme sahibine açıklanmalıdır. Açıklanamayan bir denkleştirme tutarıyla biten mutabakat, mutabakat değildir.

Aynı mantık tedarikçi ekstrelerine de uzanır. Dış bir tarafın düzenlediği bir ekstreyle mutabakat yapmak, borçlar defterinizi sizin oluşturmadığınız bir kayda karşı test eder; mükerrer ödemeler, eksik alacak notları ve yanlış hesaba yapılan ödemeler genellikle böyle bulunur. Bunu en büyük on tedarikçiniz için üç ayda bir yapmak birkaç saat alır ve güvenilir biçimde para bulur.

• Uyuyan hesaplar ve kartlar dahil her banka hesabının mutabakatını sabit bir takvime göre yapın.
• Mutabakatı yapan kişi, ödemeleri yapan kişi olmamalıdır.
• Henüz bankadan geçmemiş kalemleri tarihleriyle birlikte tek tek listeleyin. Uzun süredir tahsil edilmemiş eski çekler ve yolda görünen uzun soluklu yatırımlar, bir açığı gizlemek için klasik yerlerdir.
• İşletme sahibinin en az üç ayda bir yalnızca kapanış bakiyesine değil, mutabakatın kendisine bakmasını sağlayın.
• Kart takas ödemelerini kasa hasılatıyla günlük ya da haftalık olarak mutabık kılın; çünkü hasılat ile takas arasındaki boşluk, kart iadelerinin saklandığı yerdir.
• Yalnızca bankayı değil, bordro kontrol hesabını ve vergi hesaplarını da mutabık kılın.

Ödemeler ve tedarikçi dosyası

Tedarikçi ana dosyası, küçük bir işletmedeki en hassas veri kümesidir; çünkü ödeme, orada ne yazıyorsa oraya gider. Tedarikçi eklemek ve banka bilgilerini değiştirmek, ödeme çıkışı yapamayan biriyle sınırlandırılmış ayrıcalıklı işlemler olarak ele alınmalı ve her değişiklik, istenmesine gerek kalmadan işletme sahibine görünür olmalıdır.

Banka bilgisi değişiklikleri özel bir kuralı hak eder; çünkü bunları istismar eden dolandırıcılık yaygındır, yürütmesi ucuzdur ve dikkatli insanlar üzerinde de işe yarar. Tanıdık bir tedarikçiden geliyormuş gibi görünen, inandırıcı antetli bir e-posta gelir ve hesabın değiştiğini söyler. Kural şudur: değişiklik yalnızca kayıtlarınızda zaten bulunan bir telefon numarasından sözlü teyit alındıktan sonra yapılır; talepte verilen bir numara asla kullanılmaz ve yalnızca e-postaya dayanılarak asla değişiklik yapılmaz. Bu kuralı yazıya dökün ve bir yönerge olarak değil mutlak bir kural olarak uygulayın; çünkü o anda baskı her zaman yardımcı ve hızlı olma yönündedir.

Tek tek işlemlerin yanı sıra harcamanın genel görünümünü de izleyin. Yuvarlak tutarlı, aynı tutarla tekrarlanan, bir onay eşiğinin hemen altında kalan ya da arkasında hiçbir satınalma siparişi bulunmayan bir tedarikçiye yapılan ödemelerin hepsi soru sormaya değer. Bunların hiçbiri tek başına bir şeyin kanıtı değildir ve hepsine bakmak ucuzdur.

• Ödemeden önce üçlü eşleştirme: satınalma siparişi, mal kabul belgesi, tedarikçi faturası. Eşleşme yoksa ödeme de yok.
• Ödeme listeleri bir kişi tarafından hazırlanır, destekleyici belgelere karşı incelenir ve başka bir kişi tarafından gönderilir.
• Giriş sırasında mükerrer fatura numarası kontrolü; iki kez ödemenin en yaygın nedenini yakalar.
• Yeni tedarikçi tanımı; ticari adresi, vergi kaydını ve banka bilgilerini bir e-posta imzasından değil, bir belgeden gerektirir.
• Banka bilgisi değişiklikleri mevcut bir numarada sesli olarak doğrulanır, kayda geçirilir ve işletme sahibine bildirilir.
• Yeni tedarikçiler ve değişen banka bilgileriyle ilgili, işletme sahibinin okuduğu aylık bir rapor.
• Banka bilgileri bir personelin banka hesabıyla eşleşen tedarikçiler için dönemsel bir kontrol.

Nakit, tahsilatlar ve alacak notları

Fiziksel nakit alan bir işletmede kontrol, bir gözetim zinciridir: nakit her el değiştirmede sayılır ve imza karşılığı teslim edilir, gider ödemek için kullanılmak yerine eksiksiz ve zamanında bankaya yatırılır ve kasa mutabakatını, kasayı kullanan kişiden başkası yapar. Küçük kasa sabit avans sistemiyle yürütülmelidir: avans sabit bir tutardır, örneğin 3.000 SAR, ve tam olarak ibraz edilen fişler kadar ödeme yapılarak yeniden bu tutara tamamlanır. Böylece kutudaki nakit ile fişlerin toplamı her zaman 3.000 SAR'a eşit olur ve herhangi bir fark hemen görünür.

Vadeli çalışan bir işletmede daha yaygın risk müşteri tahsilatlarıdır. Risk, bir ödemenin alınması ve müşteri bakiyesinin paranın bankaya ulaşmasıyla değil, bir alacak notu ya da bir silme kaydıyla kapatılmasıdır. Kontrol şudur: tahsilatları eşleştiren kişi alacak notlarını ya da silme kayıtlarını onaylayamaz ve tüm alacak notları ile silme kayıtlarını gösteren bir rapor, her biri için gerekçesiyle birlikte her ay işletme sahibi tarafından incelenir.

Yaşlandırma raporunu yalnızca bir nakit yönetimi aracı olarak değil, bir kontrol olarak da izleyin. Eski kalan, kısmen kapatılıp yeniden ortaya çıkan ya da tekrar tekrar küçük düzeltmeler alan bakiyeler, anlaşılmaya değer bir örüntüdür. Defterinizde açık görünen bir faturayı ödediğini söyleyen bir müşteri ya bir sistem sorununa ya da daha ciddi bir şeye işaret eder ve her ikisi de aynı anlık yanıtı gerektirir.

Stok sayımları

Stok tutan her işletme için stok sayımı, kayıtlardaki gerçekliğin fiziksel gerçeklikle buluştuğu yerdir. Yıllık sayım denetimin asgari şartıdır ve zayıf bir kontroldür; çünkü size bir yıl gecikmeyle bilgi verir ve bir kaybın ne zaman oluştuğunu belirleme imkânı tanımaz. Kalemlerin bir bölümünün her hafta ya da her ay bir çizelgeye göre sayıldığı, yüksek değerli ve hızlı dönen kalemlerin yılda birkaç kez sayıldığı dönemsel (devirli) sayım, tam sayım için kapatmaktan çok daha yararlı ve daha az aksatıcıdır.

Örnek bir durum ele alalım. Bir işletme, defter değeri 412.000 SAR olan bir bölümü sayıyor ve 397.400 SAR değerinde fiziksel stok buluyor. Fire 14.600 SAR'dır; bu da defter değerinin %3,5'i eder. Şimdi bunu asıl önemli olan dile çevirin: %35 brüt kâr marjıyla, kaybedilen 14.600 SAR'lık brüt kârı yerine koymak yaklaşık 41.700 SAR ek satış gerektirir. Yüzde olarak küçük görünen bir fire rakamı, bu şekilde ifade edildiğinde genellikle büyük miktarda ek satış demektir.

Aynı düşünce duran varlıklar için de geçerlidir. Yılda bir kez fiziksel olarak mevcut olanla mutabık kılınan bir demirbaş kaydı, sessizce ortadan kaybolmuş ekipmanı yakalar. Bir öğleden sonra sürer ve küçük işletmelerde çok nadiren yapılır.

• Yüksek değerli ve hızlı dönen kalemler en sık sayılmak üzere, bir çizelgeye göre sayım yapın.
• Sayımı yapanlar, o stoğu normalde kontrol eden kişiler olmamalı ve sayımı kör yapmalıdır; yani sayım listesinde defter miktarı yazmamalıdır.
• Belirlenmiş bir eşiğin üzerindeki farkları, herhangi bir düzeltme kaydı işlemeden önce araştırın.
• Stok düzeltmeleri, sayımı yapmamış ve stoğu elinde tutmayan biri tarafından onaylanmalıdır.
• Fireyi tek bir yıllık rakam olarak değil, lokasyon ve ürün grubu bazında bir eğilim olarak izleyin.
• Mal kabulünü kontrol edin: teslimatları imzalamadan önce sayın ve satınalma siparişiyle karşılaştırın, eksik teslimatları gerçekleştikleri anda kayda geçirin.

Bordro

Bordro, genellikle küçük bir işletmenin yaptığı en büyük tek ödemedir ve çoğu zaman en az incelenenidir; kısmen hassas olduğu, kısmen de güvenilen tek bir kişi tarafından işlendiği için. En önemli iki kontrol şunlardır: yeni girişleri, çıkışları ve banka bilgilerindeki her değişikliği bordro dışından birinin onaylaması ve işletme sahibinin bordro listesini işletmede fiilen çalışan kişilerin listesiyle dönemsel olarak karşılaştırması.

Bunun ötesinde toplama değil, değişime bakın. Personel bazında brüt ücretin aydan aya karşılaştırılması, her değişikliğin bir açıklamasıyla birlikte, şişirilmiş fazla mesaiyi, onaylanmamış zamları ve biri ayrıldıktan sonra devam eden ödemeleri yakalar ve birkaç dakika sürer. Personel kayıtları arasında mükerrer banka hesapları ve tedarikçi hesaplarıyla eşleşen personel hesapları dönemsel olarak kontrol edilmeye değer.

Bordro dış kaynağa verildiğinde kontrol ortadan kalkmaz, yer değiştirir. Hizmet sağlayıcı ona ne gönderirseniz onu işler; dolayısıyla gönderdiğiniz değişikliklerin onayı hâlâ sizin sorumluluğunuzdadır ve ödenenle onayladığınızın mutabakatı da hâlâ sizindir. Bir süreci dış kaynağa vermek, o sürecin sorumluluğunu asla dış kaynağa vermez.

Bir şey yakalayan kontroller ve yalnızca evrak üreten kontroller

Tüm kontroller maliyetine değmez ve küçük işletmeler çoğu zaman dengesiz bir kontrol setiyle karşı karşıya kalır: masraf beyanları gibi küçük ve görünür işlemlerin etrafında ağır prosedürler, tedarikçi banka bilgileri gibi büyük ve görünmez işlemlerin etrafında ise neredeyse hiçbir şey. Hangisinin hangisi olduğunu açıkça ortaya koymakta fayda var.

Önerilen herhangi bir kontrolün testi basittir. Bu kontrol somut olarak neyi yakalardı ve işe yaradığını nasıl anlardık? Kimse cevap veremiyorsa, kontrol süstür. Bununla bağlantılı test, kontrolün fiilen uygulanıp uygulanmadığıdır: on iki ayın dokuzunda uygulanan bir kontrol, çoğu zaman işe yarayan bir kontrol değildir; çünkü onu istismar etmek isteyen birinin yalnızca hangi aylar olduğunu bilmesi yeterlidir.

Küçük bir işletmede kontrollerin en sık sessizce çöktüğü yer olan sistem erişimine dair bir not. Herkes ihtiyaç duyduğu erişimle başlar ve zamanla daha fazlasını biriktirir; sonunda birkaç kişi her şeyi yapabilir hâle gelir ve kâğıt üzerinde tasarlanan görevler ayrılığı sistemde artık var olmaz. Kimin onaylayabildiğini, kayıt işleyebildiğini, ödeme yapabildiğini ve ana verileri değiştirebildiğini yılda bir ya da iki kez gözden geçirmek bu ayrılığı yeniden tesis eder. Skyline Nexus rol tabanlı yetkileri destekler ve kimin neyi ne zaman değiştirdiğine dair bir denetim izi tutar; böyle bir incelemeyi mümkün kılan da budur. Kime hangi rolün verileceğine karar vermek ise işletme sahibinin kararı olarak kalır ve kontrolün ayakta kalıp kalmayacağını fiilen belirleyen kısım da budur.

• İşe yarar: ödemeden önce üçlü eşleştirme. Giden para üzerindeki en etkili tek kontroldür.
• İşe yarar: banka bilgisi değişikliklerini zaten elinizde olan bir numarada sesli olarak doğrulamak.
• İşe yarar: bankanın mutabakatını yapan kişiyi ödeme yapan kişiden ayırmak.
• İşe yarar: stoğu kontrol etmeyen biri tarafından yapılan kör stok sayımları.
• İşe yarar: işletme sahibinin her ay bir istisna raporunu, yani alacak notlarını, silme kayıtlarını, manuel yevmiye kayıtlarını, yeni tedarikçileri ve stok düzeltmelerini incelemesi.
• İşe yarar: finans rolündeki herkes için zorunlu yıllık izin; çünkü uzun süredir devam eden düzenlerin çoğu günlük bakım ister ve kişi yokken çözülür.
• Çoğunlukla evrak: tutardan bağımsız olarak her belgeye tek tip uygulanan, kimsenin okumadığı ikinci bir imza.
• Çoğunlukla evrak: büyük transferler incelenmeden geçerken çok küçük harcamalar için ayrıntılı onay prosedürleri.

İşletme sahibinin her ay bizzat incelemesi gerekenler

Küçük bir işletmedeki en etkili kontrol, iyi bilgilendirilmiş ve baktığı bilinen bir işletme sahibidir. Uzun sürmesi gerekmez. Aşağıda, bir saatte tamamlanabilecek ve bu rehberde anlatılan başlıca riskleri kapsayan kısa bir aylık liste yer alıyor.

Bu listenin değeri yalnızca kısmen bulduklarındadır. Çoğu ay hiçbir şey bulmaz ve bu meşru bir sonuçtur. Daha büyük değeri, herkesin bu incelemenin yapıldığını bilmesidir; bu da daha hiçbir şey denenmeden davranışı değiştirir. Ayrıca işletme sahibini, bir şeyin alışılmadık göründüğünü fark edecek kadar rakamlara yakın tutar. Bu aşinalık, hiçbir prosedürün yerini tutamayacağı şeydir.

Aylık rutine yıllık bir madde ekleyin: kendi kontrol düzenlemelerinizi, işletmeden para çıkarmaya çalışan biriymiş gibi okuyun. Nereden başlardınız? İşe yaraması için kimin izinde olması gerekirdi? Neyi altı ay boyunca kimse fark etmezdi? Yılda yarım saat dürüstçe yapılan bu alıştırma, bu liste de dahil olmak üzere herhangi bir genel kontrol listesinden daha iyi bir öncelikler listesi üretme eğilimindedir.

• Yalnızca kapanış bakiyesi değil, banka mutabakatının kendisi; henüz bankadan geçmemiş kalemlerin listesi ve yaşlarıyla birlikte.
• Bu ay eklenen her yeni tedarikçi ve değiştirilen her banka bilgisi.
• Tüm alacak notları ve şüpheli alacak silme kayıtları, her biri için bir gerekçeyle.
• Tüm manuel yevmiye kayıtları, özellikle dönem sonu civarında işlenenler.
• Stok düzeltmeleri ve lokasyon bazında fire eğilimi.
• Personel bazında brüt bordro ücretinin geçen ayla karşılaştırması, her değişiklik açıklanmış olarak.
• Alacak yaşlandırması; 90 günü aşan dilime ve sürekli yeniden ortaya çıkan her bakiyeye dikkat ederek.
• Bu ay yapılan en büyük yirmi ödeme ve her birinin ne için yapıldığına kısa bir bakış.

Yazıya dökmek ve canlı tutmak

Kontroller yazıya dökülmeli, ama kısaca. Kimin neyi onayladığını, ana verileri kimin değiştirebildiğini, mutabakatı kimin yaptığını, sayımların nasıl yapıldığını ve işletme sahibinin her ay neyi incelediğini kapsayan iki sayfa, elli sayfalık bir el kitabından daha yararlıdır; çünkü okunur ve güncel tutulabilir. Belgenin personel değişikliklerinden etkilenmemesi için kişileri değil rolleri adlandırın ve biri işe girdiğinde, ayrıldığında ya da görev değiştirdiğinde belgeyi gözden geçirin.

Olağan operasyonel baskının kontrolleri sınayacağını bekleyin. Biri izinde olacak, acil bir ödemenin gönderilmesi gerekecek, bir teslimat sayılmadan imzalanmak zorunda kalınacak. Bunları kontrolü sessizce bırakarak değil, belgelenmiş bir istisna ve ardından bir inceleme ile yönetin; çünkü kolaylık için askıya alınan bir kontrol kendiliğinden çok nadiren yeniden devreye girer.

Son olarak, hedefi orantılı tutun. Küçük bir işletmenin borsaya kote bir şirketin kontrol ortamına ihtiyacı yoktur ve buna kalkışmak maliyet, kırgınlık ve geçici çözümler üretir. İhtiyaç duyduğu şey şudur: hiç kimse fark edilmeden tek başına para çıkaramamalı, bankanın mutabakatını ödeme yapamayan biri yapmalı, stoğu elinde tutmayan biri saymalı ve işletme sahibi her ay istisnalara bakmalıdır. Tutarlı biçimde yapılan bu dört şey, kimsenin yapmadığı bir şeyi anlatan her türlü belgeden daha değerlidir.