E-Rechnung empfangen und prüfen: so geht es

E-Rechnung empfangen: was seit 2025 Pflicht ist

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Darüber hinaus brauchen Sie einen Viewer, um XRechnung und ZUGFeRD lesbar zu machen, eine Prüfung vor dem Vorsteuerabzug und eine Ablage, in der die Originaldatei acht Jahre unverändert bleibt.

Der Empfang ist der Teil der E-Rechnungspflicht, der schon heute jeden betrifft. Wie viele E-Rechnungen ankommen, entscheiden Ihre Lieferanten: Bis Ende 2026 dürfen alle, 2027 kleinere Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, ab 2028 kommen Rechnungen von inländischen Unternehmen regelmäßig als E-Rechnung.

Diese Seite zeigt den Eingangsprozess Schritt für Schritt: öffnen, prüfen, buchen, aufbewahren, dazu Auswahlkriterien für Software und ein Rechenbeispiel. Stand: Oktober 2026, keine Steuerberatung.

Was die Empfangspflicht rechtlich bedeutet und was nicht

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Laut BMF-FAQ kommen E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, ein gemeinsamer Speicherort im Konzern, ein USB-Stick oder der Download aus einem Internetportal in Betracht; den Weg vereinbaren Lieferant und Kunde zivilrechtlich. Eine Ausnahme vom Empfang sieht das Gesetz nicht vor.

Die Pflicht ist weniger streng, als viele Anbieter suggerieren. Der Empfänger muss eine E-Rechnung nicht tatsächlich weiter elektronisch verarbeiten, als es die Aufbewahrungsregeln ohnehin verlangen (BMF-FAQ, Frage 9). Wer E-Rechnungen ansieht, prüft, bucht und die Datei aufbewahrt, erfüllt die Pflicht. Eine automatische Verarbeitung ist eine Chance, keine Vorgabe.

Umgekehrt dürfen Sie eine PDF-Rechnung bis zum Ende der Übergangsfristen weiter annehmen. Eine PDF ist eine sonstige Rechnung und braucht nach § 14 Abs. 1 UStG Ihre Zustimmung; eine Papierrechnung ist bis dahin immer zulässig.

XRechnung öffnen: Viewer und hybride Rechnungen

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Öffnen Sie sie im Browser, sehen Sie Code. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer. Das Bundesfinanzministerium nennt den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt; am Markt gibt es außerdem viele kostenfreie Viewer privater Anbieter.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sehen Sie eine normale PDF. Vorsicht: Seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung führt bei hybriden Rechnungen der strukturierte Teil. Weichen PDF und XML ab, gelten die XML-Daten. Das BMF empfiehlt deshalb, die XML selbst zu visualisieren, statt sich auf das PDF-Bild zu verlassen. Für die Buchhaltung heißt das: Geprüft und gebucht wird, was in der XML steht.

E-Rechnung prüfen in vier Stufen

Den Vorsteuerabzug dürfen Sie nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG nur geltend machen, wenn Sie eine nach den §§ 14 und 14a ausgestellte Rechnung besitzen. Die Prüfung einer E-Rechnung hat deshalb eine formale und eine sachliche Seite. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

Ist ein Lieferant nach Ablauf der Übergangsfristen zur E-Rechnung verpflichtet und schickt trotzdem nur eine PDF, fehlt nach Verwaltungsauffassung eine ordnungsgemäße Rechnung. Fordern Sie dann eine E-Rechnung an und klären Sie den Vorsteuerabzug mit Ihrer Steuerberatung.

• Stufe 1, Format: Ist es überhaupt eine E-Rechnung? XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL, die das BMF nicht als E-Rechnung anerkennt.
• Stufe 2, Validierung: Entspricht die Datei der EN 16931 und gegebenenfalls den XRechnung-Regeln? Laut BMF ist die Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, deckt aber fehlende oder unlogische Angaben auf.
• Stufe 3, Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Datum, Rechnungsnummer, Menge und Art, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Alle Angaben müssen im strukturierten Teil stehen.
• Stufe 4, sachliche Prüfung: Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferschein überein, Menge, Preis und Konditionen? Wurde dieselbe Rechnungsnummer schon einmal gebucht?

Sonderfälle im Rechnungseingang: Sammelrechnung, Anhang, Bauleistung

Einige Rechnungsarten sehen in der E-Rechnung anders aus als gewohnt. Die BMF-FAQ (Frage 7b) regeln die häufigsten Fälle, und wer sie kennt, weist korrekte Rechnungen nicht versehentlich zurück.

Eine Sammelrechnung darf auch als E-Rechnung den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt angeben (§ 31 Abs. 4 UStDV); mehrere Lieferungen eines Monats stehen dann in einer Datei. Zusätzliche Unterlagen wie Stundennachweise oder Aufmaße dürfen als Anhang in der E-Rechnung mitkommen, ersetzen aber keine Pflichtangabe im strukturierten Teil. Bei Bauleistungen genügt es derzeit, wenn der strukturierte Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen nennt und eine lesbare Anlage das Leistungsverzeichnis aufschlüsselt, auf die eindeutig verwiesen wird.

Prüfen Sie bei solchen Rechnungen deshalb beides: die Summen im strukturierten Teil und die Details im Anhang. Für die Aufbewahrung gilt die gesamte Datei samt Anhängen als Original.

Checkliste: Ihr Eingangsprozess für E-Rechnungen

Ein klarer Eingangsprozess verhindert die zwei häufigsten Probleme: übersehene Rechnungen im allgemeinen Postfach und gelöschte Originaldateien. Legen Sie diese Punkte schriftlich fest; das ist zugleich ein Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation nach den GoBD.

• Eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen einrichten und allen Lieferanten mitteilen.
• Festlegen, wer das Postfach täglich leert und wer vertritt.
• Jede Datei unverändert in einem festen Ablageort speichern, bevor sie bearbeitet wird.
• XML im Viewer öffnen, nicht nur das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung ansehen.
• Validierung und Pflichtangaben prüfen, dann gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen.
• Freigabe durch die zuständige Person vor der Zahlung, bei höheren Beträgen nach dem Vier-Augen-Prinzip.
• Buchung mit Verweis auf die Originaldatei, Zahlung, dann Ablage für acht Jahre.
• Fehlerhafte Rechnungen nicht selbst ändern, sondern beim Lieferanten eine Rechnungskorrektur anfordern.

Aufbewahren: acht Jahre, Originalformat, GoBD

Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahren Sie jede eingehende Rechnung acht Jahre auf, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurde. § 147 Abs. 3 AO sieht für Buchungsbelege ebenfalls acht Jahre vor. Bei einer E-Rechnung ist laut BMF-FAQ zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck reicht nicht, und eine nachträglich erzeugte PDF ersetzt das Original nicht.

Das BMF stellt außerdem klar: Umsatzsteuerlich liegt regelmäßig kein Verstoß vor, nur weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems gespeichert werden. Die GoBD, das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025, gelten für Ihre Buchführung trotzdem. Die E-Mail selbst ist nach Darstellung des FeRD als bloßer Umschlag grundsätzlich nicht aufzubewahren, außer sie enthält weitere aufbewahrungspflichtige Informationen.

Bei einer Außenprüfung hat die Finanzverwaltung nach § 147 Abs. 6 AO ein Recht auf Datenzugriff. Ordnen Sie Ihre Ablage deshalb so, dass Sie jede Rechnung schnell über Lieferant, Datum und Rechnungsnummer finden.

Software zum Empfangen: herstellerneutrale Kriterien

Für wenige Eingangsrechnungen im Monat reichen Postfach, Viewer und Ordner. Ab etwa einer Handvoll Rechnungen pro Woche lohnt sich Software, die Prüfung und Buchung verbindet. Fragen Sie bei jeder Lösung:

• Liest sie XRechnung in UBL und CII sowie ZUGFeRD, und zeigt sie die XML-Daten statt nur das PDF-Bild?
• Ordnet sie den Lieferanten automatisch zu, etwa über die USt-IdNr.?
• Zeigt sie Positionen, Steueraufschlüsselung und Summen übersichtlich, bevor gebucht wird?
• Wie entsteht die Buchung: automatisch, als Vorschlag oder manuell? Automatik spart Zeit, braucht aber gepflegte Artikel- und Kontenzuordnungen.
• Bleibt die Originaldatei unverändert gespeichert, oder müssen Sie selbst archivieren?
• Gibt es ein Protokoll, wer wann gebucht und geändert hat?
• Was kostet die Lösung pro Monat und pro weiterem Nutzer, und fallen Gebühren pro Dokument an?

Rechenbeispiel: eine fehlerhafte Eingangsrechnung

Ein Elektrobetrieb in Kassel bestellt 50 Kabeltrommeln zu je 40,00 Euro netto. Laut Lieferschein kommen 50 Stück an. Der Lieferant schickt eine XRechnung über 52 Stück. So läuft die Prüfung:

• Rechnung laut XML: 52 x 40,00 Euro = 2.080,00 Euro netto, 19 Prozent Umsatzsteuer 395,20 Euro, Rechnungsbetrag 2.475,20 Euro.
• Format und Pflichtangaben sind in Ordnung, die sachliche Prüfung gegen den Lieferschein zeigt 2 Stück zu viel.
• Der Betrieb bucht nicht und fordert eine Rechnungskorrektur an. Der Lieferant schickt eine Korrektur als E-Rechnung über minus 2 x 40,00 = minus 80,00 Euro netto und minus 15,20 Euro Umsatzsteuer, zusammen minus 95,20 Euro.
• Richtiger Betrag: 2.475,20 minus 95,20 = 2.380,00 Euro, davon 2.000,00 Euro netto und 380,00 Euro Umsatzsteuer.
• Buchung: Wareneingang 2.000,00 und Vorsteuer 380,00 an Verbindlichkeiten aus Lieferungen 2.380,00.
• Beide Dateien, Rechnung und Korrektur, werden acht Jahre im Original aufbewahrt.

Was die Software für den Rechnungseingang kostet

Für den reinen Empfang zahlen Sie nichts extra: Postfach und der Viewer der Finanzverwaltung sind vorhanden. Kosten entstehen für die Arbeitszeit beim Prüfen und Buchen und, wenn Sie Software einsetzen, für deren Abonnement. Rechnen Sie bei Angeboten zwölf Monate inklusive aller Nutzer, die Rechnungen prüfen oder freigeben.

Skyline Nexus ERP Solo kostet 17 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer für einen Nutzer und einen Standort, mit Einkauf, Lager und Buchhaltung. Mit dem Einführungsangebot, gültig bis 31. Januar 2027, zahlen Sie in den ersten drei Monaten 8,50 Euro oder bei jährlicher Zahlung 170 Euro für 15 Monate; davor steht ein kostenloser erster Monat.

E-Rechnungen empfangen mit Skyline Nexus ERP

In Skyline Nexus ERP laden Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung Ihres Lieferanten unter Purchases mit Import supplier e-invoice hoch. Das System liest die Datei und zeigt eine Vorschau mit Kopfdaten, dem zugeordneten Lieferanten, Positionen, Steueraufschlüsselung und Summen. Von dort legen Sie den Einkauf an; eine automatische Einkaufsbuchung aus der E-Rechnung gibt es noch nicht. Danach sehen Sie die Verbindlichkeit im Supplier Ledger und im Supplier Aging Report, und das Audit Trail des Rechnungswesens protokolliert Anlage, Änderung und Buchung mit Benutzer und Zeitpunkt.

Grenzen, die Sie kennen sollten: Skyline Nexus ERP holt Rechnungen nicht selbst aus einem E-Mail-Postfach ab und ist kein zertifiziertes Archiv; bewahren Sie die Originaldatei zusätzlich in Ihrer Ablage auf. Eine TSE für Barverkäufe an einer elektronischen Kasse stellt Skyline Nexus ERP nicht bereit, die Kasse ist daher nicht für den Barverkauf in Deutschland gedacht. Ausgehende Rechnungen erzeugt das System als XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931.

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