ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Profile, Software, Kosten

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: die kurze Antwort

Eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen Sie mit einer Software, die eine lesbare PDF/A-3-Datei erzeugt und darin die Rechnungsdaten als XML nach EN 16931 einbettet. Als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Sie brauchen ZUGFeRD oder XRechnung für Rechnungen an inländische Unternehmen ab 2027 oder 2028.

ZUGFeRD ist das hybride Format: Ihr Kunde sieht wie gewohnt eine PDF-Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten aus derselben Datei. Das macht ZUGFeRD beliebt bei Unternehmen, deren Kunden teils noch manuell arbeiten. Diese Seite erklärt, welches Profil Sie wählen, was zwischen PDF und XML übereinstimmen muss, wie Sie ZUGFeRD-Software vergleichen und was sie kostet.

Den Unterschied zur reinen XML-Rechnung behandelt unser Ratgeber zum Erstellen einer XRechnung, die Fristen der E-Rechnungspflicht unser Ratgeber zur E-Rechnungspflicht in Deutschland. Stand aller Angaben: Oktober 2026. Diese Seite ist keine Steuerberatung.

So ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut

Nach der Beschreibung des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) integriert ZUGFeRD strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument nach ISO 19005-3, also PDF/A-3. Die XML folgt der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) und der EN 16931. Die PDF ist die Sichtkomponente, die XML ist ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung. ZUGFeRD ist in Deutschland und Frankreich inhaltlich gleich mit Factur-X.

Wichtig für die Praxis: Seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung führt bei hybriden Rechnungen der strukturierte Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, sind nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums die XML-Daten maßgebend. Früher war es umgekehrt. Wer bisher eine PDF erzeugt und die XML getrennt zusammenbaut, trägt damit ein neues Risiko.

• Eine PDF mit Ihrem gewohnten Rechnungslayout, archivierungsfähig als PDF/A-3.
• Eine eingebettete XML-Datei mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
• Ein Profil, das festlegt, wie viele Daten die XML enthält.
• Optional weitere Anhänge, etwa Stundennachweise, die ergänzen, aber keine Pflichtangabe ersetzen.

Welches ZUGFeRD-Profil gilt als E-Rechnung?

ZUGFeRD kennt mehrere Profile mit wachsendem Datenumfang, darunter MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen und reichen deshalb nicht.

Das Profil EN 16931 bildet die europäische Norm vollständig ab und ist für die meisten B2B-Rechnungen die sichere Wahl. Wer branchenspezifische Zusatzfelder braucht, etwa ausführliche Lieferdaten, greift zu EXTENDED, muss aber prüfen, ob der Empfänger diese Felder verarbeitet. Fragen Sie große Kunden vor der Umstellung, welches Profil und welche Syntax sie erwarten.

Die Leistungsbeschreibung in der XML muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Ein Verweis auf die PDF genügt nicht. Bei Bauleistungen lässt das BMF derzeit zu, im strukturierten Teil nur die Gewerke mit Summen zu nennen, wenn eine lesbare Anlage das Leistungsverzeichnis aufschlüsselt.

ZUGFeRD oder XRechnung: wann Sie welches Format wählen

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Der Unterschied liegt beim Empfänger und beim Ablauf.

• ZUGFeRD passt, wenn Ihre Kunden kleine Betriebe sind, die die Rechnung noch ansehen, ausdrucken oder per E-Mail weiterleiten wollen.
• XRechnung passt, wenn Ihre Kunden große Unternehmen mit automatischem Rechnungseingang sind oder ausdrücklich XRechnung verlangen.
• Für Behörden des Bundes schreibt § 4 ERechV grundsätzlich die XRechnung vor; ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der EN 16931 entspricht. Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse müssen in beiden Fällen enthalten sein (§ 5 ERechV).
• Viele Unternehmen bieten beides an und legen das Format je Kunde fest. Eine Software, die aus demselben Beleg beide Formate erzeugt, erspart Sonderwege.

Checkliste: Was in PDF und XML übereinstimmen muss

FeRD empfiehlt, eigene Prüfmechanismen für die inhaltliche Identität von PDF und XML einzuführen, weil die Finanzverwaltung keine festgelegt hat. Kontrollieren Sie vor dem ersten Versand mindestens diese Punkte an einer Testrechnung:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt sind in PDF und XML identisch.
• Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. von Verkäufer und Käufer stimmen überein.
• Jede Position hat Menge, Einheit, Bezeichnung, Nettobetrag und Steuersatz in der XML, nicht nur in der PDF.
• Die Steueraufschlüsselung je Steuersatz ergibt in der XML dieselbe Summe wie in der PDF.
• Skonto, Rabatte und Versandkosten stehen als eigene Angaben in der XML.
• Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn sind als Gutschrift bezeichnet, Rechnungskorrekturen beziehen sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung.
• Die Datei öffnet sich in einem Viewer, etwa dem E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal, und zeigt dort dieselben Beträge.

ZUGFeRD-Software auswählen: Kriterien ohne Markenbrille

ZUGFeRD ist laut FeRD keine Anwendungssoftware, sondern eine Strukturbeschreibung, die in die eigene Software eingebaut werden muss. Entscheidend ist also, wie gut ein Programm sie umsetzt. Diese Fragen trennen brauchbare von mühsamen Lösungen:

• Entstehen PDF und XML in einem Schritt aus demselben Beleg? Dann können sie nicht auseinanderlaufen.
• Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil werden erzeugt? Für die E-Rechnungspflicht mindestens BASIC, in der Regel EN 16931.
• Werden auch Rechnungskorrekturen als ZUGFeRD erzeugt?
• Kann die Software zusätzlich XRechnung ausgeben, für Kunden, die das verlangen?
• Werden fehlende Pflichtangaben vor dem Erzeugen gemeldet?
• Liest die Software eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien Ihrer Lieferanten?
• Wie wird abgerechnet, und kostet jeder weitere Nutzer extra?
• Wie lange bleibt die Originaldatei abrufbar? Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren.

Korrigieren und aufbewahren: ZUGFeRD nach dem Versand

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist nach dem Versand nicht erledigt. Ist eine E-Rechnung Pflicht, muss nach den BMF-FAQ auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen, mit dem Rechnungstyp für eine Berichtigung und einem eindeutigen Bezug auf das Original. Während der Übergangsfristen bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027, darf eine Berichtigung noch in anderer Form erfolgen. Einzelne Positionen dürfen auch in einer folgenden E-Rechnung berichtigt werden, solange sich das Dokument spezifisch auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Verwechseln Sie dabei nicht Rechnungskorrektur und Gutschrift. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, die der Leistungsempfänger selbst ausstellt, wenn das vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine kaufmännische Rückbuchung wegen Retoure ist eine Rechnungskorrektur und sollte nicht als Gutschrift bezeichnet werden.

Aufbewahren müssen Sie jede aus- und eingehende Rechnung acht Jahre (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Bei ZUGFeRD heißt das praktisch: die vollständige PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML speichern, nicht nur einen Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF. Die E-Mail selbst ist laut FeRD als bloßes Transportmittel grundsätzlich nicht aufzubewahren, sofern sie keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält.

Was ZUGFeRD-Software kostet

Bei ZUGFeRD-Software zahlen Sie entweder eine Lizenz für ein Rechnungsprogramm, ein Abonnement für eine Buchhaltung oder ein ERP, oder Gebühren pro Dokument bei einem Dienstleister. Konverter, die aus einer fertigen PDF eine ZUGFeRD-Datei bauen, sind oft günstig, lesen die Daten aber ein zweites Mal aus und verlagern das Risiko abweichender PDF- und XML-Inhalte zu Ihnen.

Skyline Nexus ERP Solo kostet 17 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, für einen Nutzer und einen Standort, mit ZUGFeRD und XRechnung im Grundpreis. Mit dem Einführungsangebot, gültig bis 31. Januar 2027, zahlen Sie in den ersten drei Monaten 8,50 Euro oder bei jährlicher Zahlung 170 Euro für 15 Monate. Der erste Monat ist kostenlos. In den ersten zwölf bezahlten Monaten sind es mit dem Angebot 178,50 Euro netto, ohne Angebot 204 Euro.

Rechenbeispiel: ZUGFeRD-Rechnung mit zwei Steuersätzen und Skonto

Ein Lebensmittelgroßhändler in Bremen liefert an ein Café. Die Rechnung enthält zwei Steuersätze und ein Skontoangebot. Genau hier entstehen in der Praxis Abweichungen zwischen PDF und XML, deshalb lohnt das Nachrechnen.

Ein typischer Fehler: Die PDF zeigt 1.094,00 Euro, in der XML steht durch einen Zahlendreher 1.049,00 Euro. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums gilt der XML-Betrag. Das Café bucht womöglich 45 Euro zu wenig, und die Rechnung muss berichtigt werden.

• Position 1: Kaffeebohnen, 40 kg zu 20,00 Euro = 800,00 Euro netto, 7 Prozent Umsatzsteuer = 56,00 Euro.
• Position 2: Verpackungsmaterial, 200 Stück zu 1,00 Euro = 200,00 Euro netto, 19 Prozent Umsatzsteuer = 38,00 Euro.
• Summe netto 1.000,00 Euro, Umsatzsteuer 94,00 Euro, Rechnungsbetrag 1.094,00 Euro.
• Skonto 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen: 21,88 Euro brutto, davon 16,00 Euro netto mit 1,12 Euro Umsatzsteuer auf 7 Prozent und 4,00 Euro netto mit 0,76 Euro Umsatzsteuer auf 19 Prozent.
• Zahlung mit Skonto: 1.094,00 minus 21,88 = 1.072,12 Euro. Beide Seiten korrigieren Entgelt und Steuer je Steuersatz.
• Prüfung: 16,00 + 1,12 + 4,00 + 0,76 = 21,88 Euro. Die Steueraufschlüsselung je Satz muss in XML und PDF gleich sein.

ZUGFeRD-Rechnungen mit Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP erzeugt ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931: eine PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteter XML, aus demselben Verkaufsbeleg, aus dem auch Umsatz und Umsatzsteuer gebucht werden. Andere Profile wie MINIMUM, BASIC-WL oder EXTENDED erzeugt das System nicht. Für Kunden, die eine reine XML verlangen, entsteht aus demselben Beleg XRechnung 3.0 in UBL oder CII. Aktiviert wird das unter Business Settings im Bereich Tax mit der Karte E-invoicing (Germany); Rechnungskorrekturen werden ebenfalls erzeugt. Die Datei laden Sie aus der Verkaufsliste oder von der Rechnungsseite herunter und schicken sie Ihrem Kunden, etwa per E-Mail. Die Dateien wurden im EU-eInvoicing-Testbed gegen die Kernregeln der EN 16931 geprüft.

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien Ihrer Lieferanten lesen Sie unter Purchases ein und sehen eine lesbare Vorschau mit Positionen und Steuer; die Einkaufsbuchung legen Sie danach selbst an.

Was Skyline Nexus ERP nicht tut: Es übermittelt nichts an das Finanzamt, versendet nicht über das Peppol-Netz und trägt kein Zertifikat. Für Barverkäufe an einer elektronischen Kasse verlangt § 146a AO eine zertifizierte TSE; die stellt Skyline Nexus ERP nicht bereit, deshalb ist die Kasse nicht für den Barverkauf in Deutschland gedacht.

Probieren Sie es mit einer echten Rechnung: Der erste Monat ist kostenlos, 30 Tage mit allen Modulen, ohne Kreditkarte. Danach kostet Solo 17 Euro netto im Monat, mit dem Einführungsangebot bis 31. Januar 2027 in den ersten drei Monaten 8,50 Euro. Kostenlosen Monat starten.