E-Rechnungspflicht: Fristen, Formate und GoBD

Was die E-Rechnungspflicht bedeutet

Die E-Rechnungspflicht verlangt von in Deutschland ansässigen Unternehmen, bei inländischen B2B-Umsätzen strukturierte elektronische Rechnungen zu verwenden. Empfangen können müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025; die Pflicht zur Ausstellung gilt je nach Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027 oder 2028. Das ist wichtig, weil ein PDF nach Ende der Übergangsfristen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr ist.

Rechtsgrundlage ist Paragraf 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes von 2024. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere, auch Papier, ist eine sonstige Rechnung. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erläutert die Regeln in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie in seinen FAQ; die folgenden Daten sind auf dem Stand September 2026 geprüft.

Die Fristen: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 oder 2028

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Zuerst kam die Empfangspflicht, und zwar ohne Umsatzgrenze. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt; bis dahin bleibt eine sonstige Rechnung nur unter den folgenden Bedingungen zulässig.

Bei öffentlichen Auftraggebern war man dem Zeitplan bereits voraus. Lieferanten von Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes E-Rechnungen senden, in der Regel als XRechnung mit Leitweg-ID, und die Länder haben eigene Regelungen. Wer bereits an Behörden fakturiert, hat beim Format einen Vorsprung, aber nicht unbedingt beim Empfang, den die B2B-Pflicht hinzufügt.

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können; laut BMF genügt dafür ein E-Mail-Postfach
• 2025 und 2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen noch Papierrechnungen versenden, andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von mehr als 800.000 Euro müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen
• Im gesamten Jahr 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiter Papier- oder, mit Zustimmung, andere elektronische Rechnungen ausstellen
• Bis 31. Dezember 2027: Bestehende EDI-Verfahren, die die Definition der E-Rechnung nicht erfüllen, bleiben zulässig
• Ab 1. Januar 2028: Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen E-Rechnungen sein, unabhängig von der Unternehmensgröße
• Ab 1. Juli 2030: EU-weite E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze nach dem ViDA-Paket

Die 800.000-Euro-Grenze an drei Beispielen

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von Paragraf 19 Absatz 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Geprüft wird er nur für 2027; ab 2028 gibt es keine Grenze mehr. Drei deutsche Unternehmen zeigen, wie das in der Praxis aussieht.

Unternehmen A, ein Großhändler, hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 2.400.000 Euro. Es darf bis zum 31. Dezember 2026 PDF- oder Papierrechnungen versenden und muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen B, ein kleines Ingenieurbüro, hatte 2026 einen Umsatz von 720.000 Euro. Es darf während des gesamten Jahres 2027 sonstige Rechnungen ausstellen und muss am 1. Januar 2028 umstellen. Steigt sein Umsatz 2027 auf 950.000 Euro, ändert das nichts, weil ab 2028 ohnehin die allgemeine Pflicht gilt.

Unternehmen C erzielt 20.000 Euro im Jahr und nutzt die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG, die seit 2025 gilt, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Es muss nach dieser Regelung nie E-Rechnungen ausstellen, muss sie aber seit 2025 empfangen können. Die Lehre für Unternehmensgruppen: nach dem frühesten Termin planen, der für irgendeine Gesellschaft gilt, und den Empfang schon heute für jede Gesellschaft als aktive Pflicht behandeln.

Was nicht unter die E-Rechnungspflicht fällt

Die Pflicht ist enger, als das Wort vermuten lässt. Sie betrifft nur Rechnungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Für die folgenden Fälle bleiben Papier und andere Formate zulässig, soweit die allgemeinen Rechnungsvorschriften eingehalten werden.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach Paragraf 19 UStG
• Rechnungen an Verbraucher und andere Nichtunternehmer (B2C)
• Grenzüberschreitende Rechnungen an oder von nicht im Inland ansässigen Unternehmen, bis 2030 die ViDA-Regeln für innergemeinschaftliche Umsätze greifen

XRechnung oder ZUGFeRD: das Format und die EN 16931

Deutschland schreibt kein einzelnes Format vor. Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, oder einem anderen zwischen den Parteien vereinbarten Format, sofern es die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlaubt und mit der EN 16931 interoperabel ist. In der Praxis dominieren zwei Formatfamilien.

Die XRechnung ist eine reine XML-Rechnung: eine deutsche Anwendungsspezifikation (CIUS) der EN 16931 in UBL- oder UN/CEFACT-CII-Syntax, die für Rechnungen an Bundesbehörden bereits Pflicht ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF/A-3 mit einer eingebetteten CII-XML-Datei. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist zulässig, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die keine vollständige Rechnung enthalten. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind technisch derselbe Standard.

Bei einer hybriden Rechnung führt der strukturierte Teil. Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, behandelt das BMF die XML-Daten als die Rechnung. Damit kippt eine jahrzehntealte Gewohnheit: Wer das Bild prüft und danach bucht, prüft das falsche Dokument.

• XRechnung: nur XML, für Menschen nur mit einem Viewer lesbar, Standard bei öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder EXTENDED: lesbares PDF plus eingebettete XML, im B2B-Bereich verbreitet
• ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL: keine gültigen E-Rechnungen im Sinne der Pflicht
• Einfaches PDF per E-Mail: sonstige Rechnung, nur in der Übergangszeit und mit Zustimmung zulässig
• EDI: bis Ende 2027 zulässig, auch wenn es die EN 16931 nicht erfüllt

E-Rechnungen empfangen: was das praktisch heißt

Empfangsbereit sein klingt trivial, weil ein E-Mail-Postfach genügt, doch gerade beim Empfang sind viele Buchhaltungen verwundbar. Eine XRechnung, die ein E-Mail-Programm öffnet, zeigt Code statt einer Rechnung, und seit 2025 kann der Empfänger eine rechtmäßig versandte E-Rechnung weder ablehnen noch auf Papier bestehen. Ab 2027 gilt: Ist der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet, ist seine Papier- oder PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung, was den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden kann.

Bewährt hat sich ein Ablauf in vier Schritten: ein eigenes Rechnungspostfach, die Validierung der XML-Datei gegen die EN 16931, eine lesbare Darstellung für die Freigabe und die Buchung aus den Daten statt durch Abtippen. Legen Sie vorher fest, was mit einer E-Rechnung ohne Bestellung, von einem unbekannten Lieferanten oder mit Preisabweichung geschieht.

• Lieferanten eine zentrale Rechnungsadresse nennen, getrennt von persönlichen Postfächern
• Jede XML-Datei validieren und technisch ungültige Rechnungen zeitnah zurückweisen
• Freigebenden eine aus der XML erzeugte Ansicht zeigen, kein separates PDF
• Die Original-XML unverändert archivieren, egal wie die Daten danach weiterverarbeitet werden

Rechenbeispiel: E-Rechnung buchen und korrigieren

Ein Lieferant stellt eine XRechnung über Waren aus: netto 10.000 Euro, Umsatzsteuer 19 Prozent 1.900 Euro, brutto 11.900 Euro. Der Käufer validiert die Datei, gleicht sie mit der Bestellung ab und bucht: Soll Wareneingang 10.000 / Soll Vorsteuer 1.900 / Haben Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 11.900. Die XML-Datei wird als Originalbeleg archiviert.

Zwei Wochen später gehen Waren im Wert von 1.000 Euro netto zurück. Der Lieferant stellt eine Rechnungskorrektur als E-Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer aus: netto 1.000, Umsatzsteuer 190, brutto 1.190. Der Käufer bucht Soll Verbindlichkeiten 1.190 / Haben Wareneingang 1.000 / Haben Vorsteuer 190; offen bleiben 10.710 Euro. Keine der beiden Dateien wird geändert oder ersetzt.

Vorsicht beim Wort Gutschrift. Umsatzsteuerlich bezeichnet es eine Rechnung, die der Leistungsempfänger im Gutschriftverfahren selbst ausstellt, nicht eine kaufmännische Korrektur. Bezeichnen Sie Korrekturen als Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, es sei denn, Sie rechnen tatsächlich im Gutschriftverfahren ab, und denken Sie daran, dass auch Gutschriften unter die Regeln zur E-Rechnung fallen.

GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen

Die GoBD sind die Grundsätze des BMF zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form. Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein und über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben. Für die E-Rechnung heißt das: Die strukturierte Datei selbst ist aufzubewahren, im Original und unverändert.

Rechnungen und andere Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, nachdem die Frist 2025 von zehn Jahren verkürzt wurde; Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Bei einer hybriden ZUGFeRD-Rechnung ist der XML-Teil aufbewahrungspflichtig; enthält der PDF-Teil zusätzliche buchungsrelevante Informationen, sollten Sie auch diesen aufbewahren und das Vorgehen mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Im Rahmen einer Außenprüfung hat die Finanzverwaltung nach Paragraf 147 Absatz 6 AO das Recht auf Datenzugriff: unmittelbar im System, mittelbar über Mitarbeiter des Unternehmens und durch Überlassung der Daten auf einem Datenträger. Ein Archiv mit Ausdrucken oder Bildern von E-Rechnungen erfüllt keine dieser drei Formen.

• Die Original-XML unverändert aufbewahren; eine konvertierte Fassung darf zusätzlich, nie stattdessen gespeichert werden
• So ablegen, dass der Beleg von der Buchung aus auffindbar ist und umgekehrt
• Eine Verfahrensdokumentation führen: wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden
• Die Daten acht Jahre maschinell auswertbar halten, auch nach einem Softwarewechsel
• Änderungen protokollieren: wer hat was wann getan, mit Erhalt des ursprünglichen Werts

Was ein Buchhaltungssystem für die E-Rechnung können muss

Die E-Rechnungspflicht ist ein Datenaustauschproblem, und jede Schwäche in den Stammdaten wird zu einer abgelehnten oder ungültigen Rechnung. Prüfen Sie ein System oder einen E-Rechnungs-Dienstleister anhand dieser Liste, bevor Sie sich entscheiden.

Entscheiden Sie dann, ob E-Rechnungen im Buchhaltungssystem selbst oder über einen spezialisierten Dienstleister erzeugt und empfangen werden. Die erste Variante hält einen einzigen Datensatz je Rechnung; die zweite ist oft schneller eingeführt, braucht aber eine verlässliche Schnittstelle, damit Rechnungsdaten, Status und archivierte Datei mit der Buchung verknüpft bleiben. In beiden Fällen gilt: Testen Sie mit Ihren zehn größten Kunden und Lieferanten lange vor Ihrem Stichtag, denn deren Stammdaten scheitern zuerst.

• XRechnung und zulässige ZUGFeRD-Profile erzeugen und vor dem Versand gegen die EN 16931 validieren
• Eingehende XML empfangen, validieren, lesbar darstellen und Einkäufe aus den Daten buchen
• Vollständige Stammdaten führen: Firmierung, Anschrift, USt-IdNr., Käuferreferenz (Leitweg-ID bei Behörden)
• Auf jeder Position die richtige Steuerkategorie und gegebenenfalls den Befreiungsgrund führen, nicht nur einen Satz
• Rechnungen eindeutig nummerieren und jede Korrektur mit dem Original verknüpfen
• Ausgestellte Rechnungen sperren, sodass Korrekturen nur über weitere Belege möglich sind
• Die strukturierte Datei acht Jahre GoBD-konform archivieren
• Je Gesellschaft wissen, welche Übergangsregel 2026 und 2027 gilt

E-Rechnung mit Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP bietet bereits die Disziplinen im Hauptbuch, auf denen die deutsche E-Rechnungspflicht aufbaut. Rechnungsnummernkreise werden je Geschäftsstandort mit Präfix und fortlaufender Nummer festgelegt, Steuersätze und Steuergruppen werden zentral gepflegt, und das Umsatzsteuer-Meldeformular und die Umsatzsteuerkonten im Hauptbuch werden auf derselben Grundlage berechnet. Gebuchte Buchungssätze werden per Storno korrigiert statt geändert, Buchungsperioden lassen sich abschließen und sperren, und der Audit Trail der Buchhaltung protokolliert, wer was geändert hat, mit altem und neuem Wert. Skyline Nexus ERP läuft auf Englisch und Arabisch, mit Oberflächenübersetzungen unter anderem ins Deutsche.

Native Anbindungen für XRechnung und ZUGFeRD werden Markt für Markt eingeführt; sagen Sie uns, dass Sie in Deutschland fakturieren, und wir bestätigen Ihren Go-live-Termin. Bis dahin ist der gangbare Weg ein E-Rechnungs-Dienstleister, der EN-16931-Dateien erzeugt und empfängt und über die REST-API von Skyline Nexus mit Verkäufen, Retouren, Kontakten und Steuersätzen versorgt wird, während die XML-Dateien in einem GoBD-konformen Archiv liegen. Fordern Sie eine Vorführung mit Ihren eigenen Rechnungsfällen an.