XRechnung erstellen: Software, Pflichten, Kosten

XRechnung erstellen: was Sie ab 2027 brauchen

Eine XRechnung erstellen Sie mit einer Software, die Ihre Rechnungsdaten als XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 in der deutschen Ausprägung XRechnung ausgibt. Für Rechnungen an andere inländische Unternehmen brauchen Sie ab 1. Januar 2027 eine E-Rechnung, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab 1. Januar 2028 in jedem Fall. Die XRechnung ist dafür das gängigste Format.

Diese Seite richtet sich an Inhaber, Buchhalter und Steuerberater, die jetzt ein Programm auswählen. Sie erfahren, was eine XRechnung technisch ist, welche Angaben in der Datei stehen müssen, wie Sie Software herstellerneutral vergleichen, was die Umstellung kostet und wie ein durchgerechnetes Beispiel aussieht. Den rechtlichen Rahmen mit allen Fristen und Ausnahmen behandelt unser Ratgeber zur E-Rechnungspflicht in Deutschland ausführlicher; hier geht es um die Software.

Alle Angaben geben den Stand Oktober 2026 wieder und stützen sich auf das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die FAQ des Bundesfinanzministeriums (Stand März 2026). Diese Seite ist keine Steuerberatung.

Was eine XRechnung ist und was nicht

Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein, sofern sich die Pflichtangaben verlustfrei in ein EN-16931-konformes Format übertragen lassen. Die XRechnung ist die deutsche Anwendungsspezifikation dieser Norm. Sie liegt als reine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen vor: UBL oder UN/CEFACT CII.

Eine XRechnung hat keinen Bildteil. Wer die Datei öffnet, sieht ohne Viewer nur XML-Code. Das Bundesfinanzministerium weist deshalb auf Viewer hin, darunter den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal. Für den Versender heißt das: Ihr Kunde liest nicht Ihr Rechnungslayout, sondern die Daten, die Ihre Software in die Felder schreibt.

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Sie zählt als sonstige Rechnung. Wer nach XRechnung aus PDF erstellen sucht, sollte wissen, dass ein Konverter die Daten aus der PDF abliest oder abtippen lässt. Das ist eine zweite Erfassung mit eigener Fehlerquelle. Sauberer ist es, die XRechnung direkt aus dem Rechnungsbeleg Ihres Systems zu erzeugen.

Wer ab wann eine E-Rechnung ausstellen muss

Die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Eingeführt hat sie das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108). Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG.

An Bundesbehörden gilt bereits seit 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Sie verlangt grundsätzlich die XRechnung und zusätzlich eine Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§§ 4 und 5 ERechV).

• Bis 31. Dezember 2026: Jeder darf statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung ausstellen, eine PDF-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Umsätze im Jahr 2027: Papier oder PDF mit Zustimmung bleiben nur erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Bestehende EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen.
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.
• Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), Leistungen an Privatpersonen und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze.

Checkliste: Diese Angaben müssen in der XML stehen

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine angehängte PDF reicht nach den BMF-FAQ nicht aus. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als Anhang mitgehen. Prüfen Sie Ihre Stammdaten an diesen Punkten, bevor Sie die erste XRechnung erzeugen:

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, mit Postleitzahl, Ort und Ländercode (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG).
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Nr. 2).
• Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer und der Leistungszeitpunkt (Nr. 3, 4 und 6). In einer Sammelrechnung darf der Kalendermonat als Leistungszeitpunkt stehen.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung jeder Position, mit Mengeneinheit (Nr. 5).
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder bei Steuerbefreiung der Grund dafür (Nr. 7 und 8).
• Käuferreferenz: bei Behörden die Leitweg-ID, im B2B-Verkehr genügt laut BMF umsatzsteuerlich ein Platzhalter, wenn der Kunde keine Referenz vorgibt.
• Kontaktangaben des Verkäufers (Name, Telefon, E-Mail), die die XRechnung zusätzlich verlangt, sowie Zahlungsbedingungen und Bankverbindung.
• Bei Korrekturen: eine Rechnungskorrektur als eigener Rechnungstyp mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.

XRechnung-Software auswählen: herstellerneutrale Kriterien

Ob Sie ein reines Rechnungsprogramm, eine Buchhaltung oder ein ERP wählen, hängt davon ab, was außer der Rechnung im System passieren soll. Für die XRechnung selbst sind diese Fragen entscheidend:

Ein Hinweis zum Wort zertifiziert: Das Umsatzsteuergesetz sieht keine amtliche Zertifizierung von E-Rechnungssoftware vor. Fragen Sie deshalb nicht nach einem Siegel, sondern nach Validierungsergebnissen und danach, welche Regelwerke tatsächlich geprüft wurden.

• Erzeugt die Software die XRechnung aus dem gebuchten Rechnungsbeleg, oder tippen Sie Daten ein zweites Mal ab?
• Welche Version und Syntax: XRechnung 3.0 in UBL, in CII oder in beiden? Manche Empfänger geben eine Syntax vor.
• Werden Rechnungskorrekturen und Stornos ebenfalls als E-Rechnung mit Bezug auf das Original erzeugt?
• Lässt sich eine Leitweg-ID je Kunde hinterlegen, wenn Sie Behörden beliefern?
• Nennt die Software fehlende Pflichtangaben, bevor die Datei entsteht, und gibt es ein Prüfprotokoll?
• Können Sie auch eingehende E-Rechnungen lesen? Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025.
• Wie wird abgerechnet: pauschal oder pro Rechnung, und was kostet der zweite Nutzer?
• Bleibt die XML-Datei unverändert abrufbar, damit Sie die achtjährige Aufbewahrung nach § 14b UStG erfüllen können?

XRechnung prüfen: Validierung und Viewer

Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass eine Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung der Rechnung ist, etwa für den Vorsteuerabzug. Sie wird aber empfohlen, weil sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben aufdeckt. In der Praxis prüfen viele Empfänger eingehende XRechnungen automatisch und weisen fehlerhafte Dateien zurück. Für Sie als Rechnungssteller ist eine abgelehnte Rechnung vor allem ein Zahlungsverzug.

Geprüft wird auf zwei Ebenen: erst gegen die Kernregeln der EN 16931, dann gegen die deutschen Zusatzregeln der XRechnung. Für die zweite Ebene stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) einen frei verfügbaren Validator bereit. Lassen Sie sich bei der Softwareauswahl zeigen, welche Ebene der Anbieter geprüft hat. Zum Lesen einer Datei genügt der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal.

Was XRechnung-Software kostet

Die Kosten entstehen auf drei Wegen. Erstens Online-Werkzeuge, in die Sie jede Rechnung einzeln eintippen: Die Lizenz ist günstig oder gratis, die Arbeitszeit nicht. Zweitens Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme mit Monatspreis, oft mit Aufpreis für weitere Nutzer oder Module. Drittens ERP-Systeme, bei denen die E-Rechnung aus demselben Beleg entsteht, der auch Lager, Umsatz und Umsatzsteuer bucht.

Skyline Nexus ERP Solo kostet 17 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, für einen Nutzer und einen Standort. Mit dem Einführungsangebot, gültig bis 31. Januar 2027, zahlen Sie in den ersten drei Monaten 8,50 Euro, oder bei jährlicher Zahlung 170 Euro für 15 Monate. Davor steht ein kostenloser erster Monat. In den ersten zwölf bezahlten Monaten sind das mit dem Angebot 178,50 Euro netto, ohne Angebot 204 Euro.

Rechnen Sie bei jedem Angebot den Preis nach Ende einer Aktion, die Kosten pro zusätzlichem Nutzer und mögliche Gebühren pro Dokument. Als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug zählt der Bruttopreis: aus 17 Euro werden bei 19 Prozent 20,23 Euro.

Rechenbeispiel: ein Ingenieurbüro stellt auf XRechnung um

Ein Ingenieurbüro in Leipzig hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 1.200.000 Euro. Es liegt damit über 800.000 Euro und muss für Leistungen an inländische Unternehmen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Es schreibt 40 Rechnungen im Monat.

Angenommen, das Abtippen jeder Rechnung in ein Online-Werkzeug dauert 6 Minuten, dann sind das 240 Minuten oder 4 Stunden im Monat. Bei internen Kosten von 45 Euro je Stunde kostet das 180 Euro im Monat oder 2.160 Euro im Jahr, zuzüglich der Fehler beim zweiten Erfassen. Eine Software, die die XRechnung aus dem Beleg erzeugt, spart diese Zeit; Skyline Nexus ERP Solo kostet 204 Euro netto im Jahr.

So sieht eine typische Rechnung und ihre Korrektur in Zahlen aus:

• Rechnung RE-2027-0101: 12 Stunden Tragwerksplanung zu 95 Euro = 1.140,00 Euro netto.
• Umsatzsteuer 19 Prozent: 216,60 Euro. Rechnungsbetrag: 1.356,60 Euro.
• Buchung beim Büro: Forderungen 1.356,60 an Umsatzerlöse 1.140,00 und Umsatzsteuer 216,60.
• Zwei Stunden waren doppelt berechnet. Rechnungskorrektur RE-2027-0102 mit Bezug auf RE-2027-0101: minus 190,00 Euro netto, minus 36,10 Euro Umsatzsteuer, minus 226,10 Euro brutto.
• Buchung der Korrektur: Umsatzerlöse 190,00 und Umsatzsteuer 36,10 an Forderungen 226,10.
• Ergebnis: 950,00 Euro netto plus 180,50 Euro Umsatzsteuer = 1.130,50 Euro offen. Auch die Korrektur geht als E-Rechnung hinaus.

XRechnung erstellen mit Skyline Nexus ERP

In Skyline Nexus ERP schalten Sie unter Business Settings im Bereich Tax die Karte E-invoicing (Germany) ein. Danach erzeugt das System aus Ihren Verkaufsrechnungen und Rechnungskorrekturen XRechnung 3.0 in UBL und in CII sowie ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931 als PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Für Behördenkunden hinterlegen Sie die Leitweg-ID am Kontakt. Die Dateien laden Sie aus der Verkaufsliste oder von der Rechnungsseite herunter und versenden sie auf dem mit dem Kunden vereinbarten Weg, etwa per E-Mail oder über das Rechnungsportal der Behörde. Die erzeugten Dateien wurden im EU-eInvoicing-Testbed gegen die Kernregeln der EN 16931 geprüft, mit dem Ergebnis SUCCESS.

Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen Ihrer Lieferanten lesen Sie unter Purchases ein und sehen eine lesbare Vorschau mit Kopfdaten, Positionen und Umsatzsteuer. Die Einkaufsbuchung legen Sie danach selbst an; eine automatische Übernahme gibt es noch nicht.

Klar abgegrenzt: Skyline Nexus ERP übermittelt keine Rechnungen an das Finanzamt, denn eine zentrale Meldeplattform gibt es in Deutschland nicht, und versendet nicht über das Peppol-Netz. Für Barverkäufe an einer elektronischen Kasse verlangt § 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE); eine TSE stellt Skyline Nexus ERP nicht bereit, die Kasse ist deshalb nicht für den Barverkauf in Deutschland gedacht. Für Rechnungen an Unternehmen ist das ohne Bedeutung.

Testen Sie es mit Ihren eigenen Daten: Der erste Monat ist kostenlos, 30 Tage mit allen Modulen und ohne Kreditkarte. Danach kostet Solo 17 Euro netto im Monat, mit dem Einführungsangebot bis 31. Januar 2027 in den ersten drei Monaten 8,50 Euro. Kostenlosen Monat starten und die erste XRechnung aus einer echten Rechnung erzeugen.