E-Rechnung für Kleinunternehmer: was 2026-2028 gilt

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen: Nach § 34a UStDV dürfen sie immer eine sonstige Rechnung auf Papier oder als PDF verschicken. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 1. Januar 2025; dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Wer aus der Regelung herauswächst, muss ab dem Wechsel in die Regelbesteuerung auch E-Rechnungen ausstellen.

Für viele Selbstständige ist das eine gute Nachricht mit zwei Haken. Erstens kommt die E-Rechnung trotzdem ins Haus, als XML-Datei, die sich ohne Viewer nicht lesen lässt, und sie muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Zweitens endet die Befreiung, sobald der Umsatz die Grenzen überschreitet, und dann gelten die Fristen für alle anderen Unternehmen.

Diese Seite erklärt beides praxisnah, mit Beispiel und Checkliste. Was Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer kostet, vergleicht unser eigener Ratgeber zu günstiger Buchhaltungssoftware. Stand aller Angaben: Oktober 2026, keine Steuerberatung.

Wer seit 2025 Kleinunternehmer ist

Seit 1. Januar 2025 sind die Umsätze eines im Inland ansässigen Unternehmers steuerfrei, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet; bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit (§ 19 Abs. 2 UStG).

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, geben grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab und können keine Vorsteuer abziehen. Auf die Befreiung kann man verzichten; der Verzicht bindet nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Wer verzichtet, ist umsatzsteuerlich ein normales Unternehmen und unterliegt damit auch den Regeln zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Wichtig für die Planung: Die Befreiung gilt nur, solange der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wird diese Grenze überschritten, endet die Befreiung bereits im laufenden Jahr. Den genauen Zeitpunkt und die Folgen für bereits geschriebene Rechnungen klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Was auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen muss

Kleinunternehmer stellen weiter Rechnungen aus, nur eben ohne Umsatzsteuer. § 34a UStDV nennt die Mindestangaben. Eine solche Rechnung darf nach Satz 4 der Vorschrift immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Eine E-Rechnung freiwillig auszustellen ist zulässig, etwa wenn ein großer Kunde darum bittet.

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten zusätzlich die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV.

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden.
• Ihre Steuernummer, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
• Das Ausstellungsdatum.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Umfang und Art der Leistung.
• Das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
• Bei einer Rechnung, die Ihr Kunde für Sie ausstellt, die Angabe Gutschrift.

E-Rechnungen empfangen: was das für Sie konkret bedeutet

Für den Empfang sieht das Gesetz keine Ausnahme vor, auch nicht für Kleinunternehmer. Das Bundesfinanzministerium begründet das damit, dass Ausnahmen immer Abgrenzungsprobleme schaffen. Ein Lieferant darf Ihnen also eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen können. Ab 2028 werden die meisten Rechnungen von Unternehmen in diesem Format kommen.

Praktisch brauchen Sie drei Dinge. Eine Adresse, an die Rechnungen gehen, idealerweise ein eigenes Postfach. Ein Werkzeug, das die XML lesbar macht; die Finanzverwaltung bietet dafür einen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal. Und einen Ablageort, an dem die Originaldatei acht Jahre unverändert liegt (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren; ein Ausdruck reicht nicht.

Beruhigend: Laut BMF-FAQ liegt umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß vor, nur weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems gespeichert werden. Die GoBD selbst gelten aber weiter. Als Kleinunternehmer haben Sie keinen Vorsteuerabzug, die Rechnung ist für Sie trotzdem ein Beleg für Ihre Einnahmenüberschussrechnung.

Zeitplan: 2025, 2026, 2027 und 2028 im Überblick

Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG betreffen Unternehmen, die E-Rechnungen ausstellen müssten. Für Sie als Kleinunternehmer werden sie in dem Moment wichtig, in dem Sie die Regelung verlassen.

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer, müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026: Regelbesteuerte Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen ausstellen.
• Umsätze 2027: Papier oder PDF mit Zustimmung nur noch, wenn der Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Für fast alle ehemaligen Kleinunternehmer trifft das zu.
• Ab 1. Januar 2028: Regelbesteuerte Unternehmen müssen an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmer bleiben ausgenommen.
• Immer ausgenommen: Rechnungen an Privatpersonen und Kleinbeträge bis 250 Euro brutto.

Rechenbeispiel: eine Grafikdesignerin wächst aus der Regelung heraus

Eine Grafikdesignerin in Münster hatte 2025 einen Umsatz von 18.000 Euro und 2026 von 31.000 Euro. Für 2026 war sie noch Kleinunternehmerin, weil der Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro lag und sie 100.000 Euro nicht überschritt. Für 2027 ist sie es nicht mehr, weil 2026 die 25.000 Euro überschritten wurden. So wirkt sich das aus:

• 2026 als Kleinunternehmerin: Logo für eine Bäckerei 1.500,00 Euro, ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis auf § 19 UStG. Rechnung als PDF zulässig.
• 2026, Einkauf: Ein Softwareanbieter schickt eine E-Rechnung über 100,00 Euro netto plus 19,00 Euro Umsatzsteuer = 119,00 Euro. Sie muss sie empfangen können und bucht 119,00 Euro als Betriebsausgabe, ohne Vorsteuerabzug.
• 2027 regelbesteuert: Dasselbe Logo kostet 1.500,00 Euro netto plus 285,00 Euro Umsatzsteuer = 1.785,00 Euro. Weil ihr Umsatz 2026 unter 800.000 Euro lag, darf sie 2027 noch PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Kunden schicken.
• 2027, Einkauf: Aus derselben Rechnung über 119,00 Euro zieht sie jetzt 19,00 Euro Vorsteuer ab; Betriebsausgabe 100,00 Euro.
• Ab 1. Januar 2028: Rechnungen an inländische Unternehmen gehen nur noch als E-Rechnung hinaus, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen an Privatkunden bleiben frei im Format.
• Fazit: Wer die Grenze absehbar überschreitet, sollte 2027 nutzen, um Software und Kundendaten für die E-Rechnung vorzubereiten.

Checkliste für Kleinunternehmer

Mit diesen Schritten sind Sie für den Empfang gerüstet und für den Fall vorbereitet, dass Sie die Regelung verlassen:

• Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
• Einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD einrichten, etwa den E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal.
• E-Rechnungen als Originaldatei ablegen, nicht nur ausdrucken, und acht Jahre aufbewahren.
• Rechnungsvorlage prüfen: Hinweis auf § 19 UStG, Steuernummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
• Umsatz im laufenden Jahr monatlich gegen 25.000 und 100.000 Euro beobachten.
• Vor dem Wechsel in die Regelbesteuerung: Kundendaten mit Anschrift und Steuernummer vervollständigen und ein Programm wählen, das E-Rechnungen erzeugt.
• Bei Barverkäufen mit einer elektronischen Kasse: Eine zertifizierte TSE nach § 146a AO ist Pflicht, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung.

Fünf verbreitete Irrtümer zur E-Rechnung bei Kleinunternehmern

Rund um die E-Rechnung kursieren in Foren und Werbeanzeigen Aussagen, die für Kleinunternehmer nicht stimmen oder nur halb stimmen. Diese fünf begegnen Steuerberatern besonders oft:

• Irrtum: Ab 2027 müssen alle E-Rechnungen schreiben. Richtig ist: Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV dauerhaft vom Ausstellen ausgenommen, regelbesteuerte Unternehmen erst 2027 oder 2028 verpflichtet.
• Irrtum: Als Kleinunternehmer darf ich E-Rechnungen ablehnen. Richtig ist: Für den Empfang gibt es keine Ausnahme; Sie müssen E-Rechnungen annehmen können.
• Irrtum: Eine PDF per E-Mail ist schon eine E-Rechnung. Richtig ist: Eine PDF ist eine sonstige Rechnung. E-Rechnungen sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
• Irrtum: Ich brauche dafür eine teure Spezialsoftware. Richtig ist: Für den reinen Empfang genügen ein Postfach, ein Viewer wie der der Finanzverwaltung und eine geordnete Ablage.
• Irrtum: Ausdrucken und abheften reicht. Richtig ist: Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form, also die Datei selbst.

Welche Software Kleinunternehmer für die E-Rechnung brauchen

Wenn Sie nur Dienstleistungen anbieten, wenige Rechnungen schreiben und klar unter den Grenzen bleiben, brauchen Sie für die E-Rechnung keine neue Software: ein Postfach, ein Viewer und eine geordnete Ablage reichen. Eine zusätzliche Software lohnt sich, wenn Sie Waren verkaufen und einen Bestand führen, wenn Ihre Kunden E-Rechnungen verlangen oder wenn Sie absehbar in die Regelbesteuerung wechseln.

Achten Sie auf drei Punkte: Die Software sollte eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar darstellen, ausgehende E-Rechnungen aus dem Rechnungsbeleg erzeugen können, sobald Sie sie brauchen, und Ihre Rechnungen, Einkäufe und Bestände ohne Doppelerfassung zusammenführen.

Zum Preis: Kleinunternehmer ziehen keine Vorsteuer ab, deshalb zählt der Bruttopreis. Skyline Nexus ERP Solo kostet 17 Euro netto im Monat, bei 19 Prozent also 20,23 Euro brutto. Zwölf Monate kosten 204 Euro netto oder 242,76 Euro brutto. Mit dem Einführungsangebot, gültig bis 31. Januar 2027, kosten die ersten drei Monate 8,50 Euro netto; die ersten zwölf bezahlten Monate kosten dann 178,50 Euro netto oder 212,42 Euro brutto. Bei jährlicher Zahlung sind es 170 Euro netto, 202,30 Euro brutto, für 15 Monate.

E-Rechnungen empfangen und erstellen mit Skyline Nexus ERP

In Skyline Nexus ERP lesen Sie XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen Ihrer Lieferanten unter Purchases ein und sehen eine lesbare Vorschau mit Lieferant, Positionen, Umsatzsteuer und Summen. Den Einkauf legen Sie danach selbst an; eine automatische Übernahme als Einkaufsbuchung gibt es noch nicht.

Sobald Sie E-Rechnungen ausstellen wollen oder müssen, schalten Sie unter Business Settings im Bereich Tax die Karte E-invoicing (Germany) ein. Dann erzeugt das System aus Verkaufsrechnungen und Rechnungskorrekturen XRechnung 3.0 in UBL und CII sowie ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931; Sie laden die Datei herunter und schicken sie Ihrem Kunden. Skyline Nexus ERP übermittelt nichts an das Finanzamt und versendet nicht über das Peppol-Netz. Eine TSE für Barverkäufe an einer elektronischen Kasse stellt Skyline Nexus ERP nicht bereit, die Kasse ist daher nicht für den Barverkauf in Deutschland gedacht.

Solo ist für einen Nutzer und einen Standort gedacht und kostet 17 Euro netto im Monat; der erste Monat ist kostenlos, 30 Tage mit allen Modulen und ohne Kreditkarte. Kostenlosen Monat starten und eine echte Lieferantenrechnung einlesen.