برنامج مخازن Excel: قالب بطاقة الصنف وحركة المخزون

برنامج مخازن Excel: ما هو هذا القالب

برنامج مخازن Excel الذي تنزّله من الزر أعلى الصفحة قالب مجاني فيه ورقة للأصناف وورقة لحركات الوارد والمنصرف. تسجّل الحركة فيحسب الملف الرصيد الحالي لكل صنف ومتوسط تكلفته وقيمة المخزون، وينبهك حين يبلغ الرصيد حد إعادة الطلب. وهو جدول بيانات لمستودع واحد، لا برنامج مخازن كامل.

الملف بصيغة xlsx، بلا وحدات ماكرو ولا روابط خارجية ولا كلمات مرور، ويفتح في Microsoft Excel وLibreOffice Calc وGoogle Sheets. أوراقه من اليمين إلى اليسار، وعناوينه بالعربية والإنجليزية. الخلايا الصفراء للإدخال، والرمادية معادلات لا تُكتب فوقها. والبيانات الموجودة فيه مثال افتراضي تكتب بياناتك مكانه.

أوراقه ثلاث: «طريقة الاستخدام»، و«الأصناف»، و«الحركات». يشرح هذا الدليل الورقتين، وخطوات العمل، والمعادلات بأرقام المثال، ولماذا تختلف تكلفة القالب عن طريقة الوارد أولاً صادر أولاً، ومتى يضيق الجدول عن حاجتك. والقالب مجاني، أما Skyline Nexus ERP المذكور في آخر الدليل فبرنامج سحابي مدفوع بعد شهر أول مجاني.

ورقة الأصناف

ورقة «الأصناف» تتسع لمئة صنف. تكتب لكل صنف ستة أعمدة: رمز الصنف، واسم الصنف، والوحدة، ورصيد أول المدة، وتكلفة الوحدة أول المدة، وحد إعادة الطلب. واجعل الرمز فريداً لا يتكرر، فهو الذي تربط به المعادلات بين الورقتين.

واختر الوحدة التي تصرف بها لا التي تشتري بها. إن اشتريت بالكرتون وصرفت بالحبة فالوحدة الحبة، وتُحوَّل كمية الاستلام إليها عند التسجيل. واجعل للرموز نظاماً بسيطاً، بادئة للمجموعة ثم رقم، حتى يسهل الترشيح والبحث.

ثم تحسب الورقة الباقي من ورقة الحركات: الوارد، والمنصرف، والرصيد الحالي وهو رصيد أول المدة زائد الوارد ناقص المنصرف، ومتوسط التكلفة، وقيمة المخزون، وفي أسفلها إجمالي قيمة المخزون.

وعمود الحالة يعطيك واحدة من ثلاث: «متوفر»، أو «أعد الطلب» حين يبلغ الرصيد حد إعادة الطلب أو ينزل عنه، أو «رصيد سالب: راجع الحركات» حين يزيد المنصرف المسجل على الموجود. والرصيد السالب لا يقع في المستودع، فهو دائماً خطأ تسجيل: استلام لم يُدخل، أو صرف كُتب مرتين، أو رمز صنف غير صحيح.

ورقة الحركات وبطاقة الصنف

ورقة «الحركات» فيها 500 سطر وعليها مرشّح. كل سطر حركة واحدة بأعمدتها: التاريخ، ورقم المستند، ورمز الصنف، واسم الصنف ويأتي وحده من ورقة الأصناف، ونوع الحركة وارد أو منصرف، والكمية، وتكلفة الوحدة وتُكتب للوارد فقط، وقيمة الوارد، والرصيد بعد الحركة، وملاحظات.

وعمود الرصيد بعد الحركة رصيد متحرك لكل صنف على حدة. فإذا رشّحت العمود برمز صنف واحد ظهرت أمامك بطاقة ذلك الصنف: كل ما دخل وما خرج بتاريخه ومستنده، والرصيد بعد كل حركة. وهذه هي بطاقة الصنف التي يطلبها أمين المستودع والمحاسب عند المراجعة.

ورقم المستند ليس حشواً. اكتب فيه رقم إذن الاستلام أو إذن الصرف أو فاتورة المورد، ليمكن الرجوع من أي سطر إلى الورقة التي تثبته. وحركة بلا مستند لا يمكن الدفاع عنها عند الجرد.

وسجّل الحركات بترتيب تاريخها، فالرصيد المتحرك يُحسب بترتيب السطور لا بترتيب التواريخ. حركة تُكتب متأخرة في آخر الورقة لا تغيّر الرصيد النهائي للصنف، لكنها تجعل الأرصدة التي قبلها في بطاقته غير صحيحة.

طريقة الاستخدام خطوة بخطوة

ابدأ بجرد فعلي في يوم محدد، ليكون رصيد أول المدة رقماً معدوداً لا منقولاً من دفتر قديم. وحدد شخصاً واحداً مسؤولاً عن الإدخال، ووقتاً ثابتاً له كل يوم. ثم:

• نزّل الملف من زر «تنزيل القالب المجاني»، واحفظ نسخة باسم المستودع والفترة.
• سجّل الأصناف أولاً: رمز لا يتكرر، والاسم، والوحدة، ورصيد أول المدة وتكلفته، وحد إعادة الطلب.
• سجّل كل حركة في ورقة «الحركات» بترتيب تاريخها: اختر وارد أو منصرف، واكتب الكمية.
• اكتب تكلفة الوحدة في حركات الوارد فقط، قبل ضريبة القيمة المضافة إن كنت تستردها.
• راقب عمود الحالة في ورقة «الأصناف»، واطلب ما ظهر أمامه «أعد الطلب».
• رشّح ورقة «الحركات» برمز الصنف كلما أردت بطاقته.
• قارن الرصيد الدفتري بالجرد الفعلي دورياً، وسجّل الفرق حركة تسوية مع ملاحظة تبيّن سببها.
• في أول كل فترة جديدة ابدأ نسخة جديدة، وانقل إليها الأرصدة ومتوسط التكلفة أرصدةً افتتاحية.

كيف تعمل المعادلات بأرقام المثال

في الملف ثلاثة أصناف افتراضية. تتبّع الصنف الأول باليد مرة واحدة لتفهم ما يفعله الملف:

• أرز 5 كجم: رصيد أول المدة 100 كيس بتكلفة 28.00 ريالاً، والوارد 50 كيساً بتكلفة 30.00 ريالاً، والمنصرف 115 كيساً.
• الرصيد الحالي = 100 + 50 − 115 = 35 كيساً.
• متوسط التكلفة = (100 × 28.00 + 50 × 30.00) ÷ (100 + 50) = 4,300 ÷ 150 = 28.67 ريالاً.
• قيمة المخزون = 35 × 4,300 ÷ 150 = 1,003.33 ريالاً، فالملف يضرب في المتوسط قبل تقريبه.
• حد إعادة الطلب 40 والرصيد 35، فالحالة «أعد الطلب».
• زيت الطبخ: الرصيد 65، ومتوسط التكلفة 12.70 ريالاً، والقيمة 65 × 12.70 = 825.50 ريالاً.
• السكر: الرصيد 60، والقيمة 540.00 ريالاً.
• إجمالي قيمة المخزون = 1,003.33 + 825.50 + 540.00 = 2,368.83 ريالاً.

متوسط التكلفة في القالب وطريقة FIFO: لماذا يختلف الرقمان

يحسب القالب التكلفة بمتوسط مرجح للفترة كلها: قيمة رصيد أول المدة زائد قيمة الوارد، مقسومة على كمية أول المدة زائد كمية الوارد. فلكل صنف متوسط واحد في الفترة، يُضرب في الرصيد ليعطي قيمة المخزون. وهذه طريقة مبسطة تناسب الجدول، لأنها لا تحتاج تتبع كل دفعة شراء.

أما طريقة الوارد أولاً صادر أولاً FIFO فتفترض أن ما اشتُري أولاً يُصرف أولاً، فيبقى في المستودع أحدث الدفعات بأسعارها. مثال للمقارنة على الأرز نفسه: المنصرف 115 كيساً يستهلك المئة كيس الأولى بتكلفة 28.00 ثم 15 كيساً من دفعة 30.00، فيبقى 35 كيساً كلها بتكلفة 30.00، وقيمتها 1,050.00 ريالاً. والقالب يقول 1,003.33 ريالاً. الفرق 46.67 ريالاً في صنف واحد، وسببه الطريقة لا خطأ في الحساب.

ومجموع ما اشتريته واحد في الطريقتين، 4,300 ريال، وإنما يختلف توزيعه بين تكلفة ما صُرف وقيمة ما بقي. وحين ترتفع الأسعار تعطي FIFO مخزوناً أعلى قيمة وتكلفة مبيعات أقل. وSkyline Nexus ERP يحسب تكلفة المخزون بطريقة FIFO وليس فيه متوسط مرجح، فلا تتوقع أن يطابق رقم القالب رقم البرنامج إذا انتقلت إليه.

حد إعادة الطلب والجرد الفعلي

حد إعادة الطلب رقم تضعه أنت، والملف يقارن به الرصيد فقط. وطريقة معقولة لحسابه: متوسط ما يُصرف في اليوم مضروباً في عدد أيام التوريد، زائد احتياطي. مثلاً: يُصرف 5 أكياس في اليوم، والمورد يحتاج 6 أيام، فالحاجة في مدة التوريد 30 كيساً، ومع احتياطي 10 أكياس يصير الحد 40.

وراجع الحدود كل موسم. الصنف الذي يتضاعف صرفه في رمضان أو في الصيف يحتاج حداً أعلى قبل الموسم لا في منتصفه، والصنف الراكد يُخفَّض حده حتى لا يتجمد فيه المال.

أما الجرد فهو الاختبار الوحيد لصدق الملف. عُدّ الأصناف الغالية وسريعة الحركة كل شهر، والبقية كل ربع سنة. وحين يختلف المعدود عن الرصيد الدفتري لا تعدّل رصيد أول المدة. سجّل الفرق حركة تسوية، منصرف للنقص ووارد للزيادة، واكتب السبب في عمود الملاحظات: تلف، أو كسر، أو خطأ في العد السابق.

وقِس دقة سجلك بعد كل جرد: عدد الأصناف التي طابق عدّها رصيدها مقسوماً على عدد الأصناف المعدودة. مثلاً: 47 صنفاً مطابقاً من 50 تساوي 94%. وما دون ذلك يستحق البحث عن سببه قبل أي طلب شراء جديد.

حدود القالب

هذه الحدود مقصودة لتبقى المعادلات واضحة وسهلة المراجعة. ومحاولة تجاوزها بإضافات كثيرة، كورقة لكل مستودع ومعادلات تربط بينها، تنتهي غالباً بملف لا يفهمه إلا من بناه، وتلك مخاطرة على المنشأة يوم يغيب.

فاعرف ما لا يفعله الملف قبل أن تبني عليه عملك:

• مستودع واحد فقط، فلا تحويل بين مستودعات أو فروع.
• لا تواريخ صلاحية، ولا أرقام تشغيلات، ولا أرقام تسلسلية.
• مئة صنف و500 حركة في الملف الواحد.
• طريقة تكلفة واحدة هي متوسط الفترة، وليست FIFO.
• ينبه للرصيد السالب لكنه لا يمنع تسجيل الحركة التي سببته.
• لا يصدر فاتورة ولا إذن استلام، فالمستندات تبقى خارجه وتكتب أرقامها فيه.

أخطاء شائعة في مخازن Excel

هذه الأخطاء هي التي تجعل رصيد الملف يبتعد عن رصيد الرف شهراً بعد شهر:

• رمزان للصنف نفسه، أو رمز واحد لصنفين بمقاسين مختلفين.
• تسجيل الحركات في آخر الأسبوع من الذاكرة، لا عند وقوعها من المستند.
• كتابة تكلفة في حركة منصرف، أو ترك حركة وارد بلا تكلفة فينخفض المتوسط.
• خلط الوحدات: استلام بالكرتون وصرف بالحبة تحت رمز واحد.
• تعديل كمية حركة قديمة بدلاً من تسجيل حركة تصحيح بتاريخ اليوم.
• الكتابة فوق خلية رمادية، فتتوقف المعادلة في ذلك السطر دون تنبيه.
• إدخال التكلفة شاملة ضريبة القيمة المضافة مع أن المنشأة تسترد الضريبة.
• الاستمرار في الملف نفسه سنوات حتى تمتلئ سطوره ويثقل.

متى لا يكفي الجدول

لا تنتظر حتى ينهار الملف. علامة التحول العملية أن يتكرر في المنشأة سؤال واحد: كم عندنا من هذا الصنف الآن؟ فإن اختلف جواب المستودع عن جواب المبيعات عن جواب المحاسب، فالمشكلة في تعدد النسخ لا في الأشخاص.

والجدول يكفي ما دام شخص واحد يدخل البيانات والحركة قليلة والمستودع واحداً. ويتوقف عن الكفاية حين تظهر واحدة من هذه:

• أكثر من مستخدم: أمين مستودع وبائع ومحاسب يحتاجون الرصيد نفسه في اللحظة نفسها.
• أثر التدقيق: لا يبيّن الملف من غيّر كمية ولا متى.
• البيع: المنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تصدر فواتيرها من نظام فوترة إلكتروني، فيُكتب الصرف مرتين، مرة في الفاتورة ومرة في الملف.
• الحجم: مئات الحركات في الشهر تملأ السطور وتكثر معها أخطاء الإدخال.
• أكثر من مستودع أو فرع، والتحويل بينها.
• أصناف لها صلاحية أو تشغيلات يجب أن يُصرف أقدمها أولاً.
• حاجة المحاسب إلى تكلفة مبيعات تخرج من حركة المخزون نفسها، لا من حساب في آخر الفترة.

المخازن في Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP ليس قالباً ولا برنامجاً مجانياً: هو برنامج سحابي يعمل من المتصفح، يبدأ بشهر مجاني ثم باقات مدفوعة من 69 ريالاً شهرياً قبل ضريبة القيمة المضافة، بحسب الأسعار حتى أكتوبر 2026. والمخزون فيه محفوظ لكل فرع، وينقص بفاتورة البيع ويزيد بفاتورة الشراء، فلا تُكتب الحركة مرتين. وتُحسب التكلفة بطريقة الوارد أولاً صادر أولاً: كل بيع يستهلك أقدم دفعة شراء متبقية.

وفيه تحويل المخزون بين الفروع بحالات معلق وفي الطريق ومكتمل، وتسوية المخزون لتسجيل التلف والنقص بسببه، واستيراد الأصناف وأرصدة أول المدة من ملف. ومن تقاريره: مخزون كل فرع، وقيمة المخزون، وحركة المخزون، وأعمار المخزون، والأصناف الراكدة، وتواريخ الصلاحية، والتشغيلات، والجرد الفعلي. وتحدد الصلاحيات من يرى سعر الشراء ومن يعمل في أي فرع، ويحفظ سجل النشاطات من أضاف وعدّل وحذف.

وما لا يفعله: ليس فيه طريقة المتوسط المرجح. وشاشة تسوية المخزون تُنقص الرصيد فقط، فالزيادة التي يكشفها الجرد لا تُسجَّل منها. وتحويلات المخزون وتسوياته لا تُرحَّل إلى دفتر الأستاذ من تلقاء نفسها، أما المبيعات والمشتريات فتُرحَّل بعد تفعيل الترحيل التلقائي من الإعدادات. ولا توجد منه نسخة تُنزَّل على الكمبيوتر.

ابدأ الشهر المجاني واستورد أصنافك وأرصدتها بعد نقلها من ملفك هذا إلى قالب الاستيراد، أو احجز عرضاً توضيحياً، أو راسلنا على واتساب.