فاتورة ضريبية Excel: نموذج للتدريب لا للإصدار

نموذج فاتورة ضريبية Excel: ما هو ولماذا لا تُصدر به فواتيرك

نموذج الفاتورة الضريبية Excel في هذه الصفحة ملف مجاني للتدريب ومراجعة الحساب وإعداد عروض الأسعار، ولا يصلح لإصدار فاتورة ضريبية نظامية في السعودية. فبحسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تُلزم المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، منذ 4 ديسمبر 2021، المكلفين الخاضعين للائحتها بالتوقف التام عن استخدام «الفواتير المكتوبة بخط اليد أو الفواتير المكتوبة بأجهزة الكمبيوتر عبر برامج تحرير النصوص أو برامج تحليل الأرقام». وExcel برنامج من هذا النوع.

الملف بصيغة xlsx، بلا وحدات ماكرو ولا روابط خارجية ولا كلمات مرور، ويفتح في Microsoft Excel وLibreOffice Calc وGoogle Sheets. أوراقه ثلاث: «اقرأ أولاً»، و«فاتورة ضريبية»، و«فاتورة مبسطة»، وفي كل ورقة تنبيه أحمر بأن ملف Excel ليس فاتورة إلكترونية. الخلايا الصفراء للإدخال، والرمادية معادلات، وبيانات المثال افتراضية.

يشرح هذا الدليل سبب المنع بنص الهيئة، ومن يصدر الفاتورة الضريبية ومن لا يصدرها، وحقولها، ثم الورقتين والمعادلات بأرقام المثال، والطريق النظامي لمن أراد إصدار فواتيره. والقالب مجاني، أما Skyline Nexus ERP المذكور في آخر الدليل فبرنامج سحابي مدفوع بعد شهر أول مجاني.

لماذا لا تُعد فاتورة Excel فاتورة إلكترونية في السعودية

بحسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حتى أكتوبر 2026، تُلزم المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية، وهي مرحلة الإصدار والحفظ النافذة منذ 4 ديسمبر 2021، المكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية بالتوقف التام عن استخدام «الفواتير المكتوبة بخط اليد أو الفواتير المكتوبة بأجهزة الكمبيوتر عبر برامج تحرير النصوص أو برامج تحليل الأرقام»، وبأن يكون لديهم حل تقني للفوترة الإلكترونية يستوفي متطلبات الهيئة. هذا كلام الهيئة. ومن عندنا: Excel برنامج جداول، أي من برامج تحليل الأرقام.

وتعرّف الهيئة الفاتورة الإلكترونية بأنها فاتورة «يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية»، وتضيف أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي لا تعد فاتورة إلكترونية. وتنص صفحة الاستعداد للمرحلة الأولى على أن الفواتير المكتوبة بخط اليد أو ببرامج كتابة النصوص لا تعد فواتير إلكترونية.

والفرق عملي لا شكلي. نظام الفوترة الإلكترونية ينشئ رمز الاستجابة السريعة، ويمنع تعديل الفاتورة بعد إصدارها، ويحفظها. وفي المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، يرتبط النظام بمنصة فاتورة: تُعتمد الفاتورة الضريبية من الهيئة قبل تسليمها للمشتري، وتُشارك الفاتورة المبسطة مع الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدارها. وملف Excel لا يفعل شيئاً من ذلك: يُعدَّل بعد الطباعة بلا أثر، ولا ينشئ الرمز، ولا يتصل بالمنصة.

وحفظ الملف بصيغة PDF لا يغيّر الحكم في تقديرنا، لأن العبرة بالنظام الذي أصدر الفاتورة وحفظها لا بصيغة الملف. فاستعمل النموذج فيما صُنع له: التدريب، ومراجعة الحساب، وعروض الأسعار.

من يصدر الفاتورة الضريبية ومن لا يصدرها

الفاتورة الضريبية يصدرها المسجل في ضريبة القيمة المضافة. والتسجيل إلزامي إذا تجاوزت التوريدات الخاضعة للضريبة 375,000 ريال في اثني عشر شهراً، واختياري للمقيم إذا تجاوزت توريداته أو نفقاته الخاضعة للضريبة 187,500 ريال، بحسب دليل الهيئة حتى أكتوبر 2026.

والمنشأة غير المسجلة لا تصدر فاتورة ضريبية أصلاً، ولا تكتب على فواتيرها ضريبة ولا رقماً ضريبياً. وصفحة العقوبات لدى الهيئة تذكر أن إصدار غير المسجل فاتورة ضريبية مخالفة غرامتها تصل إلى 100,000 ريال. فلا تملأ النموذج بنسبة 15% إن لم تكن مسجلاً.

ولغير المسجل أن يعطي عميله فاتورة عادية أو إيصالاً بلا ضريبة: اسم المنشأة، والوصف، والمبلغ. ويكفيه لذلك جدول أو دفتر ما دامت فواتيره قليلة، وهذا من المواضع التي يكون فيها الحل المجاني كافياً فعلاً.

أما المسجل فعليه المرحلة الأولى منذ 4 ديسمبر 2021، ثم المرحلة الثانية في الموعد الذي تبلغه به الهيئة. تشمل المجموعة الخامسة والعشرون كل منشأة تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وأعلنت الهيئة أن ربطها بمنصة فاتورة يبدأ من 1 فبراير 2027، والعبرة بالإشعار الذي يصل المنشأة من الهيئة.

حقول الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة

الفاتورة الضريبية للتوريد إلى منشأة أخرى، والمبسطة للتوريد إلى الأفراد أياً كانت القيمة، وتجوز المبسطة كذلك لتوريد إلى منشأة تقل قيمته عن 1,000 ريال. وتصدر الفاتورة الضريبية في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر الذي يلي شهر التوريد، بحسب اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة.

وتضيف متطلبات الفوترة الإلكترونية نوع الفاتورة عنواناً لها، ورمز الاستجابة السريعة وهو إلزامي في الفاتورة المبسطة. والرقم الضريبي على الفاتورة 15 رقماً يبدأ بالرقم 3 وينتهي به. وليس في النموذج رمز استجابة سريعة، لأن الرمز ينشئه نظام الفوترة لا الجدول.

وتنص اللائحة على أن تكون الفاتورة الضريبية بالعربية، ولك أن تضيف لغة أخرى، وأن تتضمن هذه التفاصيل:

• تاريخ الإصدار، ورقماً تسلسلياً يميز الفاتورة.
• اسم المورد وعنوانه ورقم تعريفه الضريبي.
• اسم العميل وعنوانه، ورقمه الضريبي إذا كان مسجلاً.
• كمية السلع وطبيعتها، أو نطاق الخدمات وطبيعتها.
• تاريخ التوريد إذا اختلف عن تاريخ الإصدار.
• المبالغ الخاضعة للضريبة، وسعر الوحدة غير شامل الضريبة، وأي خصومات.
• معدل الضريبة المطبق، ومبلغ الضريبة مبيّناً بالريال، وبيان المعالجة إذا لم تكن بالنسبة الأساسية.
• في المبسطة: تاريخ الإصدار، واسم المورد وعنوانه ورقمه الضريبي، وبيان السلع أو الخدمات، والمقابل الواجب السداد، والضريبة أو بيان بأن المقابل يشملها.

ورقة فاتورة ضريبية

في أعلى ورقة «فاتورة ضريبية» بيانات الطرفين: اسم البائع وعنوانه ورقمه الضريبي وسجله التجاري، واسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي. ثم رقم الفاتورة، وتاريخ الإصدار، وتاريخ التوريد.

وتحتها عشرة بنود، ولكل بند أعمدته: الوصف، والكمية، وسعر الوحدة قبل الضريبة، والخصم، والمبلغ الخاضع للضريبة وهو الكمية في السعر ناقص الخصم، ونسبة الضريبة وهي خلية صفراء فيها 15%، ومبلغ الضريبة مقرَّباً إلى أقرب هللة، والإجمالي شامل الضريبة.

وفي أسفل الورقة خمسة مجاميع: الإجمالي قبل الخصم، ومجموع الخصم، والإجمالي الخاضع للضريبة، ومجموع ضريبة القيمة المضافة، والإجمالي المستحق. والنسبة 15% هي النسبة الأساسية بحسب الهيئة حتى أكتوبر 2026، وتُركت خلية صفراء لأن بعض التوريدات يخضع لنسبة الصفر أو يُعفى.

ورقة فاتورة مبسطة

ورقة «فاتورة مبسطة» أقصر، كفاتورة المحل. في أعلاها اسم البائع ورقمه الضريبي، ورقم الفاتورة، وتاريخ الإصدار ووقته، ونسبة ضريبة القيمة المضافة. ثم البنود بالوصف والكمية وسعر الوحدة شاملاً الضريبة، وإجمالي كل بند.

والفرق عن الورقة الأولى أن الأسعار هنا تُكتب شاملة الضريبة، كما تُعرض على الرف. فيستخرج الملف الضريبة من الإجمالي: الضريبة المتضمنة تساوي الإجمالي مضروباً في النسبة ومقسوماً على واحد زائد النسبة. ثم يطرحها ليعطيك المبلغ قبل الضريبة.

واللائحة تكتفي في الفاتورة المبسطة بذكر الضريبة الواجبة السداد أو ببيان أن المقابل يشملها، ولذلك لا تجد في الورقة عمود ضريبة لكل بند. ومن يبيع للأفراد وللمنشآت معاً يتدرب على الورقتين: المبسطة لما يبيعه للمستهلك، والضريبية لما يبيعه لمنشأة أخرى.

كيف تعمل المعادلات بأرقام المثال

في الورقتين مثال افتراضي بالريال. احسبه باليد مرة، وستعرف بعدها كيف تراجع أي فاتورة يصدرها برنامجك:

• بند الاستشارات: 10 ساعات × 300 = 3,000.00، وضريبته 450.00، وإجماليه 3,450.00.
• بند إعداد إقرار ضريبة القيمة المضافة: 1,500 ناقص خصم 150 = 1,350.00، وضريبته 202.50، وإجماليه 1,552.50.
• المبلغ الخاضع للضريبة في الفاتورة = 3,000.00 + 1,350.00 = 4,350.00.
• مجموع الضريبة = 450.00 + 202.50 = 652.50، والإجمالي المستحق = 4,350.00 + 652.50 = 5,002.50.
• تحقق: 4,350.00 × 15% = 652.50.
• المبسطة: 2 × 23.00 + 1 × 57.50 = 103.50 شاملة الضريبة.
• الضريبة المتضمنة = 103.50 × 15 ÷ 115 = 13.50، والمبلغ قبل الضريبة = 103.50 − 13.50 = 90.00.
• تحقق: 90.00 × 15% = 13.50.

فيمَ يفيد النموذج فعلاً

للنموذج ثلاثة استعمالات صحيحة، وكلها لا تجعل الملف فاتورة:

• التدريب: موظف جديد أو طالب محاسبة يتعرف حقول الفاتورة الضريبية وترتيبها قبل أن يعمل على برنامج الفوترة.
• مراجعة الحساب: أدخل أرقام فاتورة أصدرها برنامجك وقارن. هل حُسبت الضريبة على المبلغ بعد الخصم؟ هل التقريب إلى أقرب هللة صحيح؟
• عرض السعر: ورقة تبيّن للعميل المبلغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي، على أن تسميها عرض سعر لا فاتورة.
• ومن التدريب أيضاً: جرّب على الورق شكل فاتورتك وبنودها وخصوماتها قبل أن تُعدّ تصميم الفاتورة في برنامجك.

أخطاء شائعة في فواتير Excel

أخطر هذه الأخطاء هو الخطأ الذي يُرتكب عن حسن نية، حين يظن صاحب المنشأة أن الشكل الصحيح يكفي:

• إرسال ملف Excel أو نسخة PDF منه للعميل على أنه فاتورة ضريبية.
• حساب الضريبة على المبلغ قبل الخصم، والصحيح بعده.
• استخراج الضريبة من سعر شامل بضربه في 15%: 103.50 × 15% = 15.53 خطأ، والصحيح 13.50.
• تقريب مجموع الفاتورة وحده بدلاً من تقريب ضريبة كل بند، فتظهر فروق هللات.
• كتابة ضريبة ورقم ضريبي والمنشأة غير مسجلة.
• تكرار رقم فاتورة أو ترك فجوة في التسلسل، فالجدول لا يضبط الأرقام.
• تعديل فاتورة بعد إرسالها بدلاً من إصدار إشعار دائن أو مدين.
• تحصيل المبلغ بعرض السعر دون إصدار الفاتورة الضريبية من النظام.

متى لا يكفي الجدول، وما الطريق النظامي

للمسجل في ضريبة القيمة المضافة لا يكفي الجدول من أول فاتورة، مهما قلّ عدد الفواتير. الطريق النظامي حل فوترة إلكترونية يستوفي متطلبات الهيئة. ولا تعتمد الهيئة برنامجاً بعينه: قائمة مزودي الحلول على موقعها استرشادية وغير ملزمة، ونصها أنها لا تعتبر «بمثابة اعتماد من الهيئة للحلول التقنية»، وأن المكلف الملتزم بالمتطلبات نظامي ولو لم يكن مزوده في القائمة.

ومخالفات الفوترة الإلكترونية، بحسب دليل الهيئة المبسط لتصنيف المخالفات، تبدأ بتنبيه ثم غرامات تتدرج مع التكرار حتى 50,000 ريال بحسب نوع المخالفة. وفي الموقع أدوات مجانية تعينك: حاسبة ضريبة القيمة المضافة، وأداة فك رمز الاستجابة السريعة، وفاحص موجات المرحلة الثانية. واسأل أي مزود عن هذه النقاط:

• هل ينشئ رمز الاستجابة السريعة ويمنع تعديل الفاتورة بعد إصدارها؟
• هل يضبط تسلسل الفواتير، ويصدر الإشعار الدائن والمدين مرتبطاً بالفاتورة الأصلية؟
• هل يجري خطوات الربط بمنصة فاتورة، ويرسل الفواتير ويعرض نتيجتها؟
• كيف تُحفظ الفواتير؟ فاللائحة تطلب حفظها ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية.
• هل لكل مستخدم حسابه وصلاحياته، وهل يُسجَّل من أصدر ومن عدّل؟
• كم فاتورة يحتمل في الشهر، وماذا يكلف عند زيادة المستخدمين والفروع؟

الفاتورة الضريبية في Skyline Nexus ERP

Skyline Nexus ERP ليس قالباً ولا برنامجاً مجانياً: هو برنامج سحابي يعمل من المتصفح، يبدأ بشهر مجاني ثم باقات مدفوعة من 69 ريالاً شهرياً قبل ضريبة القيمة المضافة. وفيه وحدة للفوترة الإلكترونية تجري خطوات الربط بمنصة فاتورة: إنشاء طلب الشهادة، ورمز الامتثال، وفحوص الامتثال، ورمز الإنتاج. ثم ترسل الفاتورة الضريبية للاعتماد قبل تسليمها للمشتري، وتشارك الفاتورة المبسطة خلال 24 ساعة، وتنزّل ملف XML ورمز الاستجابة السريعة، وتعرض رسائل الخطأ والتحذير لكل فاتورة.

والفاتورة التي أُرسلت للهيئة تُقفل على التعديل والحذف، وتُصحَّح بإشعار دائن أو مدين. ولكل فرع ترقيم فواتيره وتصميم لفاتورته الضريبية وآخر للمبسطة. وعروض الأسعار والمسودات تُحفظ في البرنامج ولا تُرحَّل إلى الحسابات حتى تصير فاتورة نهائية. ومن تقاريره تقرير الضريبة ونموذج الإقرار الضريبي معبأً من الفواتير.

ولا نصف البرنامج بغير ما يفعله: الهيئة لا تمنح اعتماداً لبرنامج بعينه كما سبق، والعبرة أن تمر منشأتك بخطوات الربط وتُقبل فواتيرها. ابدأ الشهر المجاني وأصدر فواتير تجريبية ببياناتك، أو احجز عرضاً توضيحياً، أو راسلنا على واتساب.