Rechnungsprogramm: Pflichtangaben, E-Rechnung, Kosten

Was ein Rechnungsprogramm heute können muss

Ein Rechnungsprogramm erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, hält Rechnungen acht Jahre unverändert vor und erzeugt für Geschäftskunden E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Ab 1. Januar 2027 brauchen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz dieses Format für Rechnungen an inländische Unternehmen, ab 2028 alle.

Damit hat sich die Frage nach dem passenden Rechnungsprogramm verschoben. Früher genügte eine schöne Vorlage, aus der ein PDF entstand. Heute zählt, ob die Software eine strukturierte XML-Datei erzeugt, ob Korrekturen sauber als eigener Beleg laufen und ob die Rechnungsdaten ohne Abtippen in die Buchhaltung gelangen.

Diese Seite richtet sich an Selbstständige, kleine Firmen und Handwerksbetriebe in Deutschland, die ein Rechnungsprogramm suchen oder ihr bisheriges ersetzen wollen. Sie finden die Pflichtangaben als Checkliste, die Fristen der E-Rechnung, eine ehrliche Abwägung zwischen kostenlos, Kaufversion und Abo, herstellerneutrale Auswahlkriterien und ein durchgerechnetes Beispiel. Stand aller Angaben: Oktober 2026, keine Steuerberatung.

Pflichtangaben: die Checkliste nach § 14 Abs. 4 UStG

Jedes Rechnungsprogramm muss die zehn Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes abbilden. Fehlt eine davon, riskiert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug, und Sie bekommen die Rechnung zur Korrektur zurück. Prüfen Sie im Test, ob die Software jede Angabe als eigenes Feld führt und nicht nur als freien Text:

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und nennen stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung; welche Angaben sie brauchen, regelt § 34a UStDV.

• Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden.
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung, wenn er feststeht.
• Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto.
• Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• In Sonderfällen der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden oder die Angabe Gutschrift, wenn der Kunde abrechnet.

E-Rechnung: was sich von 2025 bis 2028 ändert

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Foto ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatkunden. Wer überwiegend an Verbraucher verkauft, kann also weiter klassische Rechnungen schreiben, muss aber eingehende E-Rechnungen von Lieferanten lesen und aufbewahren können. Ein Rechnungsprogramm, das heute gekauft wird, sollte deshalb beides beherrschen.

Kostenlos, Kaufversion oder Abo: was sich wirklich rechnet

Ein kostenloses Rechnungsprogramm reicht, solange Sie wenige Rechnungen an Privatkunden schreiben. Prüfen Sie bei Gratisangeboten und Vollversionen zum Herunterladen drei Dinge: ob eine echte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD entsteht, ob Rechnungsnummern lückenlos und unveränderbar vergeben werden und wo die Daten liegen, wenn der Rechner ausfällt. Viele Gratisversionen begrenzen außerdem die Zahl der Rechnungen oder Kunden.

Wer ein Rechnungsprogramm einmalig kaufen und ohne Abo nutzen möchte, sollte die Folgekosten mitdenken. Die Formate der E-Rechnung werden regelmäßig fortgeschrieben, etwa wenn eine neue XRechnung-Version gilt. Eine Kaufversion braucht dann ein kostenpflichtiges Update, sonst erzeugt sie Dateien nach veralteten Regeln. Hinzu kommen Datensicherung und die Pflicht, die Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar zu halten, auch nach einem Rechnerwechsel.

Ein Abo enthält Updates, Datensicherung und meist den Zugriff von mehreren Geräten. Dafür zahlen Sie dauerhaft. Vergleichen Sie fair, indem Sie drei Jahre rechnen: Kaufpreis plus Updates plus eigener Aufwand für Sicherung auf der einen Seite, Abopreis mal 36 Monate auf der anderen. Ein preiswertes Rechnungsprogramm ist das, das über drei Jahre Ihre Pflichten erfüllt und Ihnen Arbeit abnimmt, nicht das mit dem niedrigsten Startpreis.

Rechnungsprogramm auswählen: herstellerneutrale Kriterien

Testberichte und Testsieger-Listen helfen beim Vorsortieren, ersetzen aber nicht den eigenen Test mit Ihren Daten. Legen Sie im Testzeitraum einen echten Kunden an, schreiben Sie eine echte Rechnung und eine Korrektur dazu, und stellen Sie diese Fragen:

Ein guter Praxistest dauert eine Stunde: Rechnung schreiben, als E-Rechnung ausgeben, mit dem kostenlosen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung öffnen, Teilgutschrift erstellen und am Ende prüfen, ob offene Posten und Umsatzsteuer stimmen.

• Erzeugt das Programm XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 direkt aus der Rechnung?
• Lassen sich Nummernkreise mit Präfix und Startwert festlegen, und sind Lücken ausgeschlossen?
• Wie wird eine falsche Rechnung korrigiert: per Rechnungskorrektur oder Gutschrift als eigener Beleg, oder durch Überschreiben?
• Können Sie Lieferanten-E-Rechnungen einlesen und lesbar anzeigen?
• Laufen Rechnungen, Zahlungen und offene Posten in eine Buchhaltung, oder müssen Sie alles erneut erfassen?
• Gibt es Lagerbestände und Artikel, falls Sie Ware verkaufen?
• Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn Sie kündigen: Export als CSV oder Excel, und für wie lange?

Rechnungsprogramm, Buchhaltung oder ERP: was kleine Firmen brauchen

Rechnungsprogramme für kleine Firmen gibt es in drei Ausbaustufen. Ein reines Rechnungsprogramm schreibt Angebote und Rechnungen und verwaltet Kunden. Eine Buchhaltungssoftware verbucht zusätzlich Einnahmen, Ausgaben und Zahlungen und liefert die Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ein ERP verbindet Rechnung, Einkauf, Lager und Buchhaltung, sodass eine verkaufte Ware den Bestand mindert und der Wareneinsatz automatisch gebucht wird.

Ein Beispiel ist die Kfz-Werkstatt. Sie verkauft Arbeitszeit und Teile, oft an Privatkunden und an Firmen mit Dienstwagen. Ein reines Rechnungsprogramm genügt, solange Teile einzeln eingekauft werden. Sobald ein Teilelager entsteht, lohnt sich eine Lösung, die den Bestand mitführt, weil sonst Inventur und Wareneinsatz von Hand abgestimmt werden müssen.

Faustregel: Wer nur Dienstleistungen abrechnet und wenig Belege hat, ist mit einem Rechnungsprogramm und einer einfachen Buchhaltung gut bedient. Wer Ware einkauft und lagert, spart mit einem integrierten System die doppelte Erfassung. Mehr zur Rechnung in der Buchhaltung erklärt unser Ratgeber zum Buchen eines Verkaufs.

Rechenbeispiel: Werkstattrechnung mit Korrektur

Eine Kfz-Werkstatt in Kassel führt eine Inspektion am Firmenwagen eines Handwerksbetriebs durch. Weil der Kunde ein inländisches Unternehmen ist, muss die Werkstatt diese Rechnung spätestens ab 2028 als E-Rechnung ausstellen; derselbe Auftrag für eine Privatperson bleibt eine klassische Rechnung. Alle Beträge in Euro, Umsatzsteuer 19 Prozent.

Wichtig: Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert im System. Die Korrektur ist ein eigener Beleg mit eigener Nummer und Bezug auf die Originalrechnung, so bleibt die Nummernfolge lückenlos und nachvollziehbar.

• Arbeitslohn 2,5 Stunden zu 96,00 = 240,00. Teile: Ölfilter 18,40, Motoröl 5 Liter zu 14,90 = 74,50, Luftfilter 26,10, zusammen 119,00. Altölentsorgung 4,00.
• Netto 240,00 + 119,00 + 4,00 = 363,00. Umsatzsteuer 19 Prozent = 68,97. Rechnungsbetrag 431,97.
• Buchung: Forderungen 431,97 an Umsatzerlöse 363,00 und Umsatzsteuer 68,97.
• Der Luftfilter wurde nicht verbaut. Rechnungskorrektur: minus 26,10 netto, minus 4,96 Umsatzsteuer, minus 31,06 brutto.
• Neuer Stand: netto 336,90, Umsatzsteuer 64,01, brutto 400,91. Kontrolle: 431,97 minus 31,06 = 400,91.
• Buchung der Korrektur: Umsatzerlöse 26,10 und Umsatzsteuer 4,96 an Forderungen 31,06.

Österreich und Schweiz: was anders ist

Wer ein Rechnungsprogramm für Österreich sucht, findet viele deutschsprachige Angebote, sollte aber auf das österreichische Recht achten. Die Pflichtangaben stehen dort im österreichischen Umsatzsteuergesetz, Rechnungen an den Bund werden elektronisch über das Portal e-Rechnung.gv.at eingebracht, und für Barumsätze gelten eigene Registrierkassenregeln. Die Fristen der deutschen E-Rechnungspflicht gelten in Österreich nicht.

In der Schweiz ist die QR-Rechnung mit Swiss QR Code der übliche Zahlteil einer Rechnung; die früheren Einzahlungsscheine wurden per 30. September 2022 vom Markt genommen. Wer in der Schweiz fakturiert, braucht deshalb eine QR-Rechnung-Software oder ein Rechnungsprogramm mit dieser Funktion. Diese Seite und das unten beschriebene Produkt sind auf die deutsche Rechtslage ausgerichtet; eine Schweizer QR-Rechnung erzeugt Skyline Nexus ERP derzeit nicht.

Was ein Rechnungsprogramm kostet

Die Preisspanne reicht von kostenlosen Einstiegsversionen mit Begrenzungen über Abos im niedrigen zweistelligen Eurobereich pro Monat bis zu Paketen, die Buchhaltung und Lager einschließen. Rechnen Sie nicht nur den Monatspreis, sondern auch versteckte Kosten: Gebühren je Nutzer, Aufpreise für E-Rechnung oder Mahnwesen, Kosten für zusätzliche Firmen oder Standorte und den Preis nach Ablauf eines Rabatts. Alle Preise sind netto zu vergleichen.

Skyline Nexus ERP Solo kostet in Deutschland 17 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer, für einen Nutzer und einen Standort, mit Rechnungen, E-Rechnung, Buchhaltung, Lager und allen weiteren Modulen. Der erste Monat ist kostenlos. Mit dem Einführungsangebot, gültig bis 31. Januar 2027, zahlen Sie bei monatlicher Zahlung in den ersten drei bezahlten Monaten 8,50 Euro; die ersten zwölf bezahlten Monate kosten damit 3 x 8,50 + 9 x 17,00 = 178,50 Euro netto. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie im Angebotszeitraum 170 Euro für 15 Monate, also rund 11,33 Euro pro Monat.

Ohne Einführungsangebot kosten zwölf Monate bei monatlicher Zahlung 204 Euro netto. Für mehrere Nutzer gibt es den Tarif Core für 79 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer mit einem Standort und fünf Nutzern; Core ist nicht Teil des Einführungsangebots.

Rechnungen schreiben mit Skyline Nexus ERP

In Skyline Nexus ERP legen Sie unter Invoice Settings einen Nummernkreis mit Präfix, Startwert und Stellenzahl an und weisen ihn jedem Standort zu; Rechnungslayouts wählen Sie ebenfalls je Standort. Nach dem Einschalten der Karte E-invoicing (Germany) unter Business Settings im Bereich Tax erzeugt das System aus Verkaufsrechnungen und Rechnungskorrekturen XRechnung 3.0 in UBL und CII sowie ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931 als PDF/A-3. Für Behördenkunden hinterlegen Sie die Leitweg-ID am Kontakt. Die Dateien laden Sie herunter und versenden sie auf dem vereinbarten Weg, etwa per E-Mail.

Korrekturen laufen als eigener Beleg: Eine Rückgabe zur Rechnung ist eine Gutschrift, auch mehrere Teilrückgaben je Rechnung sind möglich. Gelöschte Verkäufe landen im Recycle Bin und werden im Activity Log protokolliert. Offene Posten sehen Sie im Customer Ledger und im Customer Aging Report. Sobald die Auto-Post-Schalter aktiviert sind, buchen Verkäufe und Zahlungen automatisch ins Hauptbuch. Lieferanten-E-Rechnungen lesen Sie unter Purchases als lesbare Vorschau ein; die Einkaufsbuchung legen Sie danach selbst an.

Klar abgegrenzt: Skyline Nexus ERP übermittelt keine Rechnungen an das Finanzamt und versendet nicht über das Peppol-Netz. Hinweis: Skyline Nexus ERP ist kein Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a Abs. 1 AO. Für Barverkäufe in Deutschland verwenden Sie eine Kasse mit zertifizierter TSE.

Testen Sie es mit einer echten Rechnung: Der erste Monat ist kostenlos, 30 Tage mit allen Modulen und ohne Kreditkarte. Kostenlosen Monat starten.