منصة فاتورة: ما هي وكيف تُربط منشأتك بها

ما هي منصة فاتورة؟

منصة فاتورة هي منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي تستقبل بيانات الفواتير الضريبية والفواتير الضريبية المبسطة والإشعارات الدائنة والمدينة من أنظمة الفوترة الإلكترونية لدى المنشآت في المرحلة الثانية. وهي ليست برنامجاً لكتابة الفواتير: الفاتورة تصدر من نظامك أنت ثم تُرسَل إليها. ويدخلها المكلف ببيانات دخوله لبوابة المكلف، بحسب الهيئة حتى أكتوبر 2026.

واسم «فاتورة» يُطلق أيضاً على مشروع الفوترة الإلكترونية كله في المملكة، ولذلك يختلط الأمران على الباحث. ومن يبحث عن «منصة فاتورة هيئة الزكاة والدخل» يقصد المنصة نفسها: فالهيئة العامة للزكاة والدخل دُمجت مع الهيئة العامة للجمارك بقرار مجلس الوزراء الصادر في 4 مايو 2021، وصار اسم الجهة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

يشرح هذا الدليل المنصة نفسها: ما تستقبله، وكيف تُهيَّأ عليها أجهزة الفوترة، ومن ينفذ كل خطوة، وكيف تتحقق من فاتورة وصلتك. أما المتطلبات الفنية للمرحلة الثانية ومواعيد المجموعات فلها أدلة مستقلة في هذا الموقع، فلا نكررها هنا.

ما تفعله المنصة وما لا تفعله

تعرّف الهيئة المنصة بأنها بوابتها التي تُستقبل عبرها بيانات الفواتير والإشعارات الصادرة من أنظمة الفوترة لدى المكلفين، وتُهيَّأ عبرها وحدات إصدار الفاتورة الإلكترونية. فهي طرف الهيئة في الربط، ونظامك هو الطرف الآخر. وهذا الفرق يجيب عن أكثر الأسئلة تكراراً:

• تستقبل بيانات الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة والإشعارات الدائنة والمدينة الإلكترونية.
• تُصدر كلمة المرور لمرة واحدة التي تُهيَّأ بها كل وحدة أو جهاز فوترة.
• تعرض قائمة الحلول والأجهزة المهيأة للمنشأة، ومنها يُجدَّد الرمز التعريفي للوحدة أو يُلغى.
• لا تُكتب فيها الفواتير: ليست برنامج فوترة تستعمله المنشأة بدلاً من نظامها.
• لا تمسك حساباتك ولا مخزونك، ولا تحسب ضريبتك عن الفترة.
• لا يُقدَّم منها إقرار ضريبة القيمة المضافة، فالإقرار يُقدَّم من حساب المنشأة في بوابة المكلف.
• لا تختار لك مزود الحل: اختيار النظام مسؤولية المنشأة.

المرحلتان: الإصدار والحفظ ثم الربط والتكامل

بدأت المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار والحفظ، في 4 ديسمبر 2021 على جميع الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية ومن يصدر الفاتورة نيابة عنهم. وتعرّف الهيئة الفاتورة الإلكترونية بأنها فاتورة تصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وتنص على أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي لا تعد فاتورة إلكترونية.

وفي هذه المرحلة لا ربط بالمنصة بعد: المطلوب نظام فوترة إلكتروني يصدر الفاتورة ويحفظها ويولّد رمز الاستجابة السريعة. وتُلزم الهيئة المكلفين بالتوقف عن استخدام «الفواتير المكتوبة بخط اليد أو الفواتير المكتوبة بأجهزة الكمبيوتر عبر برامج تحرير النصوص أو برامج تحليل الأرقام». وبرنامج Excel من برامج تحليل الأرقام.

والمرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، نافذة منذ 1 يناير 2023 على مجموعات. وفيها يُربط نظام المنشأة بمنصة فاتورة، وتصدر الفاتورة بالصيغة المحددة: ملف XML، أو ملف PDF/A-3 يتضمن XML. وتُرسَل الفواتير إلى المنصة من النظام نفسه عبر واجهات برمجية.

ولكل نوع فاتورة مسار. الفاتورة الضريبية تمر بالاعتماد: تتحقق منها الهيئة وتضع عليها ختم التشفير وتُشعر المُصدر قبل أن تُسلَّم للمشتري. والفاتورة الضريبية المبسطة تُشارَك مع الهيئة خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من تاريخ إصدارها. والإشعارات الدائنة والمدينة تتبع نوع فاتورتها. ولا يبدأ الاعتماد والمشاركة إلا من التاريخ الذي تحدده الهيئة لمجموعة المنشأة.

خطوات الربط بمنصة فاتورة ومن ينفذ كل خطوة

الربط يتم لكل وحدة أو جهاز يصدر الفواتير، وتسمي الهيئة هذه العملية تهيئة الوحدة أو الجهاز. فإن كانت فواتير المنشأة تصدر من أكثر من وحدة أو جهاز هُيِّئ كل واحد منها.

ولا نذكر هنا مدة صلاحية الرمز التعريفي للإنتاج، لأننا لم نتحقق منها في صفحات الهيئة يوم الكتابة؛ فراجع ما يظهر في المنصة لكل وحدة. وخطوات المنشأة قصيرة، وبقية الخطوات ينفذها برنامج الفوترة نفسه:

• المنشأة: تدخل إلى منصة فاتورة ببيانات دخولها لبوابة المكلف.
• المنشأة: تختار تهيئة وحدة أو جهاز جديد، فتُصدر المنصة كلمة المرور لمرة واحدة (OTP)، وهي صالحة ساعة واحدة.
• المنشأة: تُدخل كلمة المرور في برنامج الفوترة قبل انتهاء الساعة.
• البرنامج: يرسل طلب توقيع الشهادة (CSR) ويستلم الرمز التعريفي للامتثال (Compliance CSID).
• البرنامج: يُتم فحوص الامتثال التي تطلبها الهيئة.
• البرنامج: بعد اجتياز الفحوص يستلم الرمز التعريفي للإنتاج (Production CSID)، وهو شهادة تصدرها الهيئة تتيح له استخدام واجهات الفوترة الأساسية.
• المنشأة: تراجع في المنصة قائمة الوحدات المهيأة، وتجدّد الرمز التعريفي أو تلغيه عند الحاجة.

البيئة التجريبية قبل الربط الفعلي

توفر الهيئة للمطورين ومزودي الحلول بوابة خاصة تسميها أدلتها منصة المطورين أو بوابة مطوري الأنظمة. وفيها حزمة أدوات تطوير (SDK)، وأداة تتحقق من ملف الفاتورة عبر المتصفح، وبيئة تجريبية للاختبار تحاكي أنظمة الهيئة: يُجرَّب عليها تهيئة الوحدة وإرسال فواتير وإشعارات اختبارية للاعتماد والمشاركة.

وتذكر أدلة منصة فاتورة كذلك بوابة للمحاكاة تابعة لها، وهذا ما يقصده من يبحث عن «منصة محاكاة فاتورة». وبيانات الدخول إلى منصة المطورين تختلف عن بيانات الدخول إلى منصة فاتورة، فحساب المنشأة الضريبي لا يُستخدم هناك.

وما يهم صاحب المنشأة من ذلك سؤال واحد يوجهه إلى مورد البرنامج: هل اجتاز برنامجكم التهيئة وإرسال الفواتير في البيئة التجريبية، وهل أرى ذلك على بيانات منشأتي قبل الموعد؟ فالتجربة المبكرة تكشف أخطاء بيانات المنشأة، كالرقم الضريبي والعنوان، وهي أخطاء يسهل تصحيحها قبل أن تصير فواتير مرفوضة.

من يلزمه الربط ومتى؟

لا يلزم الربط كل المنشآت في يوم واحد. تطبق الهيئة المرحلة الثانية على مجموعات تحددها بحسب الإيرادات الخاضعة للضريبة، وتُشعر كل مجموعة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل. فالمجموعة الرابعة والعشرون شملت المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، وكان ربطها قبل 30 يونيو 2026.

تشمل المجموعة الخامسة والعشرون كل منشأة تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وأعلنت الهيئة أن ربطها بمنصة فاتورة يبدأ من 1 فبراير 2027، والعبرة بالإشعار الذي يصل المنشأة من الهيئة. وهي أحدث مجموعة أعلنتها الهيئة حتى 13 أكتوبر 2026.

ولائحة الفوترة الإلكترونية تسري على الخاضعين لها، وهم المسجلون في ضريبة القيمة المضافة من المقيمين. ولمعرفة موقع منشأتك استعمل «فاحص موجات المرحلة الثانية» المجاني في هذا الموقع، واقرأ دليل موجات الفوترة الإلكترونية. والمرجع الأخير هو إشعار الهيئة.

أما «غرامة عدم الربط» فليست مبلغاً واحداً. بحسب الدليل المبسط لتصنيف المخالفات تبدأ المخالفة بتنبيه ومهلة للمعالجة، ثم غرامات تتدرج مع التكرار حتى 50,000 ريال. وفي أمثلة الدليل نفسه غرامة 10,000 ريال عند تكرار مخالفة عدم ربط الأنظمة بعد التنبيه.

مزودو الحلول: هل تعتمد الهيئة برامج الفوترة؟

لا. تنشر الهيئة قائمة استرشادية لمزودي خدمات الفوترة الإلكترونية، وتقول إن المدرجين فيها اجتازوا شروط التأهيل للمرحلة الأولى أو الثانية. لكنها تنص في إخلاء المسؤولية على أن القائمة استرشادية وغير ملزمة، وأنها «لا تعتبر بمثابة اعتماد من الهيئة للحلول التقنية» المدرجة، وأن الهيئة لا تتحمل مسؤولية تنشأ عن نشرها.

وتضيف الهيئة أن للمكلف أن يحصل على خدمات الفوترة من أي شركة، بشرط أن يكون النظام الذي يستخدمه ملتزماً بمتطلبات الفوترة، وأنها تعد المكلف الملتزم بالمتطلبات نظامياً حتى لو لم يكن مقدم الخدمة مسجلاً في القائمة. فوصف أي برنامج بأن الهيئة اعتمدته وصف غير دقيق مهما كان قائله.

والاختبار العملي أهم من أي وصف: أن تمر وحدات منشأتك بالتهيئة، وأن تعود فواتيرها من المنصة مقبولة دون أخطاء.

كيف أسوي فاتورة ضريبية إلكترونية؟

الفاتورة الضريبية لا تُعمل في منصة فاتورة ولا في موقع الهيئة، بل في نظام الفوترة الإلكتروني لدى المنشأة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. تختار نوع الفاتورة، وتُدخل بيانات المشتري والأصناف، فيحسب النظام الضريبة ويضع الرقم التسلسلي ورمز الاستجابة السريعة، ثم يرسلها إلى المنصة إن كانت المنشأة قد دخلت المرحلة الثانية.

مثال: شركة توريدات في الرياض باعت لمنشأة أخرى أجهزة بقيمة 2,000 ريال قبل الضريبة. الضريبة 2,000 × 15% = 300 ريال، والإجمالي 2,300 ريال. ولأن البيع لمنشأة والقيمة تزيد على 1,000 ريال فالمطلوب فاتورة ضريبية لا مبسطة، تحمل الرقم الضريبي للبائع، ورقم المشتري إن كان مسجلاً، وتُعتمد من المنصة قبل تسليمها. ولو كان المشتري فرداً لكانت فاتورة ضريبية مبسطة تُشارَك خلال 24 ساعة.

وغير المسجل في ضريبة القيمة المضافة لا يصدر فاتورة ضريبية ولا يحصّل الضريبة، وغرامة ذلك المنشورة تصل إلى 100,000 ريال. وتفصيل حقول الفاتورة في دليل متطلبات الفاتورة الضريبية في هذا الموقع.

التحقق من فاتورة ضريبية ورمز الاستجابة السريعة

من يبحث عن «التحقق من فاتورة ضريبية» أو «الاستعلام عن فاتورة ضريبية» يريد أن يعرف هل الفاتورة التي وصلته سليمة. وأول ما يُنظر إليه رمز الاستجابة السريعة: فهو إلزامي في الفاتورة الضريبية المبسطة واختياري في الفاتورة الضريبية بحسب قواعد المرحلة الأولى كما تنشرها الهيئة، وعدم تضمينه مدرج ضمن مخالفات الفوترة الإلكترونية.

والرمز ليس رابطاً لموقع، فإذا صورته بكاميرا الهاتف ظهر لك نص مرمّز لا يُقرأ. وفي هذا الموقع أداة مجانية اسمها «أداة فك رمز الاستجابة السريعة»: تلصق فيها النص المرمّز فتعرض ما بداخله: اسم البائع، ورقمه الضريبي، والتاريخ والوقت، والإجمالي والضريبة، وهل الفاتورة موقّعة وفق المرحلة الثانية.

وما تثبته القراءة محدود: أن بيانات الرمز تطابق المطبوع في الفاتورة، وأن الرقم الضريبي من 15 رقماً يبدأ بالرقم 3 وينتهي به. ولا تثبت أن البائع مسجل فعلاً لدى الهيئة. فإن شككت فاطلب من المورد شهادة تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، أو اسأل الهيئة عبر الرقم الموحد 19993. وهذه البيانات التي تراجعها في الفاتورة نفسها:

• عنوان الفاتورة: «فاتورة ضريبية» أو «فاتورة ضريبية مبسطة».
• اسم البائع وعنوانه ورقمه الضريبي.
• الرقم الضريبي للمشتري في الفاتورة الضريبية إذا كان مسجلاً.
• تاريخ الإصدار والرقم التسلسلي.
• نسبة الضريبة ومبلغها بالريال.
• رمز الاستجابة السريعة، ومطابقة بياناته للمطبوع.

أخطاء شائعة عند الربط بمنصة فاتورة

أغلب تعثر الربط لا يعود إلى المنصة، بل إلى ترتيب الخطوات وتوزيع المسؤولية بين المنشأة ومورد البرنامج. وهذه الأخطاء تتكرر:

• البحث عن مكان لكتابة الفاتورة في المنصة، وهي لا تُكتب فيها.
• ترك كلمة المرور لمرة واحدة حتى تنتهي ساعتها، ثم الظن أن البرنامج معطل.
• تهيئة جهاز واحد ونسيان بقية الفروع وأجهزة الكاشير التي تصدر فواتير.
• تسليم بيانات الدخول لبوابة المكلف لطرف خارجي بدلاً من تنفيذ خطوة كلمة المرور بنفسك.
• انتظار إشعار الهيئة لبدء البحث عن برنامج، والأشهر الستة تمضي سريعاً مع التجربة والتدريب.
• تجاهل رسائل الخطأ والتحذير التي تعود مع الفواتير، فتتراكم فواتير لم تُقبل.
• محاولة تعديل فاتورة أُرسلت بدلاً من تصحيحها بإشعار دائن أو مدين.
• الخلط بين حساب منصة المطورين التجريبي وحساب منصة فاتورة الفعلي.

الربط بمنصة فاتورة في Skyline Nexus ERP

في Skyline Nexus ERP وحدة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك ضمن الإعدادات، وشاشاتها مرتبة بترتيب خطوات التهيئة: الإعداد وتوليد ملف الإعداد، ثم الرمز التعريفي للامتثال، ثم فحص الامتثال، ثم الرمز التعريفي للإنتاج وتجديده، ثم قائمة بكل الفواتير. وخطوتك أنت تبقى كما تحددها الهيئة: إصدار كلمة المرور لمرة واحدة من منصة فاتورة لإتمام التهيئة.

وبعد التهيئة تُعتمد الفاتورة الضريبية قبل إرسالها للمشتري، وتُشارَك الفاتورة المبسطة خلال 24 ساعة، ويمكن إرسال الفواتير المبسطة المنتظرة دفعة واحدة. ولكل فاتورة ملف XML ورمز استجابة سريعة قابلان للتنزيل، ومعها رسائل الخطأ والتحذير العائدة من المنصة. والفاتورة التي أُرسلت لا تُعدَّل ولا تُحذف، وتُصحَّح بإشعار دائن أو مدين. وفي البرنامج جولة إرشادية تمشي معك خطوات التهيئة واحدة واحدة.

وما لا نقوله: لا نصف البرنامج بأن الهيئة اعتمدته، فالهيئة لا تعتمد البرامج كما سبق. والحكم لتجربتك: ابدأ الشهر المجاني وجرّب على بيانات منشأتك، أو احجز عرضاً توضيحياً، أو راسلنا على واتساب.