برنامج شؤون الموظفين: الملفات والحضور والإجازات

ما هو برنامج شؤون الموظفين وهل يوجد مجاني

برنامج شؤون الموظفين يحفظ ملف كل موظف وعقده، ويدير الحضور والإجازات والرواتب ومستحقات نهاية الخدمة من مكان واحد. والمنشأة الصغيرة يكفيها ملف Excel أو قاعدة Access مجانية ما دام موظفوها قلة. Skyline Nexus ERP ليس برنامجاً مجانياً: يبدأ بشهر مجاني، ثم باقات مدفوعة من 69 ريالاً شهرياً قبل ضريبة القيمة المضافة.

نقول ذلك من البداية لأن أكثر من يبحث عن هذا البرنامج يريده مجاناً. والمتاح مجاناً فعلاً ثلاثة أشياء: جدول Excel تبنيه أنت، وقاعدة بيانات Access قابلة للتعديل، وبرامج مفتوحة المصدر تثبّتها على خادمك. وكلها خيارات مشروعة نشرح حدودها بإنصاف. أما Skyline Nexus ERP فهو برنامج سحابي يعمل من المتصفح، فلا يحتاج إلى تثبيت، ولا توجد منه نسخة تُنزَّل على الكمبيوتر، وليس من البرامج مفتوحة المصدر.

تشرح هذه الصفحة ما تغطيه شؤون الموظفين في منشأة سعودية، وما يفرضه نظام العمل على بياناتها بحسب نصوصه المنشورة لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية حتى أكتوبر 2026، ومتى يكفي الجدول ومتى يتعطل، ثم قائمة متطلبات ومثالاً بالريال.

ما الذي تغطيه شؤون الموظفين: مهام القسم

مهام قسم شؤون الموظفين تبدأ قبل مباشرة الموظف وتنتهي بعد خروجه. ومدير شؤون الموظفين مسؤول عن أن يكون لكل مهمة منها سجل يُرجع إليه عند السؤال أو النزاع.

وثلاث لحظات تختبر القسم. المباشرة: حين يُفتح للموظف ملفه وحسابه البنكي ويُسجَّل في التأمينات الاجتماعية في شهر التحاقه. والتغيير: حين يزيد راتبه أو ينتقل إلى قسم آخر، فيجب أن يتغير العقد والمسير والتأمينات معاً. والخروج: حين تُحسب مستحقاته وتُصفّى في مهلتها. وهذه هي المهام التي يجب أن يخدمها أي برنامج:

• ملف الموظف: بياناته الشخصية، وهويته أو إقامته وتاريخ انتهائها، ومؤهلاته، وحسابه البنكي، ومستنداته.
• العقد: نوعه ومدته وأجره وبدلاته وتاريخ المباشرة، وحالة توثيقه.
• الهيكل: الأقسام والمسميات الوظيفية ومن يتبع من.
• الحضور والورديات: ساعات العمل الفعلية والتأخر والغياب والعمل الإضافي.
• الإجازات: الطلب والاعتماد والرصيد.
• الرواتب: المسير والحسميات والتأمينات الاجتماعية وملف حماية الأجور.
• التوظيف والتدريب وتقييم الأداء.
• نهاية الخدمة: المكافأة وتصفية المستحقات وإخلاء الطرف.

العقد وتوثيقه في منصة قوى

تصف وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية منصة قوى بأنها البوابة الرقمية الموحدة لخدمات قطاع العمل. وعن طريق خدمة إدارة العقود فيها تنشئ المنشأة عقود موظفيها وتوثقها إلكترونياً، ثم يقبل الموظف العقد أو يرفضه أو يطلب تعديله من حسابه في قوى أفراد. وعند قبول الطرفين يُعدّ العقد موثقاً ومعتمداً من الوزارة.

وأعلنت الوزارة أن نسب التوطين في برنامج نطاقات تُحسب ابتداءً من 15 أبريل 2026 على أساس عقود العمل الموثقة إلكترونياً عبر قوى. فالعقد غير الموثق لم يعد مسألة أوراق فقط. ومعنى ذلك لبرنامج شؤون الموظفين أن يحفظ لكل موظف حالة توثيق عقده وتاريخ انتهائه، وأن تطابق بياناته ما في قوى: الأجر والمسمى وتاريخ المباشرة.

والتوثيق نفسه يجري في منصة قوى من حساب المنشأة، ولا يقوم به برنامج شؤون الموظفين. ما يفعله البرنامج أنه يبقي بياناتك مرتبة حتى تدخلها هناك صحيحة من أول مرة. وهذا ما يحسن أن يحفظه عن كل عقد:

• نوع العقد ومدته وتاريخ بدايته ونهايته.
• الأجر الأساسي، وكل بدل على حدة.
• المسمى الوظيفي ومكان العمل.
• حالة التوثيق في قوى وتاريخه.
• نسخة من العقد مرفقة بملف الموظف.

ساعات العمل والعمل الإضافي: ما يجب أن يسجله الحضور

تنص المادة الثامنة والتسعون من نظام العمل على أنه لا يجوز تشغيل العامل تشغيلاً فعلياً أكثر من ثماني ساعات في اليوم إذا اعتمد صاحب العمل المعيار اليومي، أو أكثر من ثمان وأربعين ساعة في الأسبوع إذا اعتمد المعيار الأسبوعي. وتُخفَّض الساعات في شهر رمضان للمسلمين إلى ما لا يزيد على ست ساعات في اليوم أو ست وثلاثين في الأسبوع. وفي النظام استثناءات لفئات وحالات محددة.

وعن العمل الإضافي تنص المادة السابعة بعد المائة على أجر إضافي يوازي أجر الساعة مضافاً إليه 50% من الأجر الأساسي، ويجوز لصاحب العمل برضا العامل أن يحتسب له أيام إجازة تعويضية مدفوعة الأجر بدلاً من ذلك. فسجل الحضور الذي لا يفرّق بين الساعات العادية والإضافية، ولا يعرف المعيار الذي اختارته المنشأة، لا يصلح أساساً للمسير.

وتفاصيل أخرى، مثل أرصدة الإجازات وطريقة استخراج أجر الساعة، مرجعها نظام العمل ولائحته التنفيذية وعقد الموظف. لم نتحقق من أرقامها لهذه الصفحة فلا نذكرها، واطلب من البرنامج أن يجعلها إعدادات تضبطها أنت.

متى يكفي Excel أو Access المجاني، وأين يتعطل

إذا كان في منشأتك أقل من عشرة موظفين برواتب ثابتة، فجدول Excel منظم يكفيك: ورقة لبيانات الموظفين، وورقة للإجازات، وورقة للمسير. وضمن صفحات هذا الموقع قالب مسير رواتب مجاني بصيغة Excel. وقاعدة Access القابلة للتعديل خطوة أبعد: نماذج إدخال وتقارير، إن كان عندك من يصونها.

ويتعطل الجدول عند أربعة مواضع. تعدد المستخدمين: ملف واحد يعدّله ثلاثة ينتهي بثلاث نسخ. والأثر: لا يعرف أحد من غيّر الراتب ومتى. والتنبيه: إقامة تنتهي أو عقد ينتهي ولا ينبهك الملف إن لم تفتحه. والترابط: الحضور في ملف والمسير في آخر والقيد المحاسبي يدخله المحاسب بيده.

أما البرامج مفتوحة المصدر فمجانية الرخصة لا مجانية التشغيل: تحتاج خادماً ومن يثبّتها ويحدّثها وينسخ بياناتها احتياطياً، وتعريبها ومطابقتها لقواعد التأمينات الاجتماعية وملف حماية الأجور مسؤوليتك. تناسب منشأة فيها فريق تقني، ولا تناسب مكتباً يريد أن يفتح المتصفح ويعمل.

مثال: تصفية مستحقات موظف بعد سبع سنوات

مثال: موظف أجره الأخير 6,000 ريال انتهت علاقة عمله في آخر الشهر بعد سبع سنوات كاملة. تنص المادة الرابعة والثمانون من نظام العمل على أجر نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر عن كل سنة بعدها، على أساس الأجر الأخير.

وهذا الحساب يحتاج ثلاثة أشياء من ملف الموظف: تاريخ المباشرة، والأجر الأخير، وسبب انتهاء العلاقة. فإن كان أحدها ناقصاً أو مختلفاً عما في العقد الموثق بدأ النزاع. وتفاصيل الحالات في دليل مكافأة نهاية الخدمة في السعودية، وفي الموقع حاسبة مجانية لها.

• السنوات الخمس الأولى: 5 × 3,000 = 15,000 ريال.
• السنتان بعدها: 2 × 6,000 = 12,000 ريال.
• المكافأة كاملة: 15,000 + 12,000 = 27,000 ريال.
• إذا انتهت العلاقة باستقالته، وخدمته أكثر من خمس سنوات وأقل من عشر، استحق ثلثي المكافأة بحسب المادة الخامسة والثمانين: 27,000 × 2 ÷ 3 = 18,000 ريال.
• يضاف أجر الشهر الأخير 6,000 ريال: فالتصفية 27,000 + 6,000 = 33,000 ريال، أو 18,000 + 6,000 = 24,000 ريال في حالة الاستقالة.
• ويضاف ما له من رصيد إجازات، ويُخصم ما عليه من سلف، بحسب سجلاته.
• الموعد: خلال أسبوع على الأكثر من انتهاء العلاقة، وخلال مدة لا تزيد على أسبوعين إذا كان العامل هو من أنهى العقد، بحسب المادة الثامنة والثمانين.

قائمة متطلبات برنامج شؤون الموظفين

جرّب البرنامج على خمسة موظفين حقيقيين قبل أن تشتري: أدخل ملفاتهم، وسجّل شهراً من الحضور وإجازة وسلفة، ثم شغّل المسير. وتحقق من هذه البنود:

• ملف موظف فيه تواريخ انتهاء الهوية أو الإقامة والعقد، وتقرير بما ينتهي في الأشهر القادمة.
• أقسام ومسميات وظيفية وهيكل تبعية.
• حضور وورديات تفرّق بين الساعات العادية والإضافية.
• طلب إجازة يعتمده المدير، ورصيد يتحدث بعد الاعتماد.
• مسير رواتب يأخذ الغياب والإضافي والسلف من سجلاتها، لا بإدخال ثانٍ.
• صلاحيات تحدد من يرى الرواتب، ومن يعدّل الملف، ومن يعتمد.
• سجل نشاط يبين من غيّر ماذا ومتى.
• استيراد الموظفين من ملف Excel، وتصدير بياناتك متى أردت.

كيف تختار: أسئلة محايدة

لا يوجد برنامج واحد يناسب كل منشأة. مصنع بثلاث ورديات يحتاج حضوراً دقيقاً، ومكتب استشارات يحتاج إجازات وتقييماً، وشركة مقاولات تحتاج أن تعرف أين يعمل كل عامل. فاكتب أولاً أكثر ثلاث مهام تأخذ وقت قسمك اليوم، وقيّم كل برنامج عليها.

ثم اسأل البائع: هل الرواتب في البرنامج نفسه أم في برنامج آخر؟ هل واجهته بالعربية كاملة؟ كيف أستخرج بياناتي إن تركتكم؟ كم يكلف المستخدم الإضافي؟ وهل تعديل بنود الرواتب ونسب التأمينات بيدي أم ينتظر تحديثاً منكم؟ والبائع الذي يتهرب من هذه الأسئلة قد أجاب عنها.

وخطط للانتقال قبل أن تختار. نظّف ملف الموظفين أولاً: أسماء كما في الهوية، وأرقام هويات وإقامات، وتواريخ مباشرة، وأجور مفصّلة إلى أساسي وبدلات. ثم استورده مرة واحدة، وأدخل أرصدة الإجازات والسلف القائمة في تاريخ البدء. وابدأ من أول شهر جديد، ولا تحاول إعادة إدخال سنوات مضت.

أخطاء شائعة في شؤون الموظفين

أغلب هذه الأخطاء لا يعالجها شراء برنامج، بل قرار بأن يكون لكل معلومة مكان واحد ومسؤول واحد. والبرنامج يسهّل الالتزام بهذا القرار ولا يغني عنه:

• ملف موظف بلا تاريخ انتهاء للإقامة أو العقد، فيُكتشف الانتهاء بعد وقوعه.
• عقد في قوى بأجر، ومسير بأجر آخر، وتأمينات اجتماعية بأجر ثالث.
• إجازات تُمنح شفهياً ولا تُسجَّل، فيختلف الرصيد عند التصفية.
• عمل إضافي يُدفع بتقدير المدير لا من سجل الحضور.
• موظف غادر وما زال حسابه في البرنامج فعالاً، وما زال مسجلاً في التأمينات الاجتماعية.
• صور الهويات والعقود محفوظة في بريد الموظف المسؤول لا في ملف الموظف.
• ملف Excel واحد للرواتب بكلمة مرور يعرفها الجميع.

التكلفة: المجاني والمدفوع

الجدول مجاني، لكن وقت من يصونه غير مجاني. والبرامج المدفوعة تُسعَّر عادة برسم شهري عن كل موظف أو عن كل مستخدم، وقد تكون الرواتب أو الحضور إضافات منفصلة. فاحسب تكلفة سنة كاملة، وأضف ضريبة القيمة المضافة 15%، واسأل عن سعر التجديد.

للمرجعية: باقة Solo من Skyline Nexus ERP بسعر 69 ريالاً شهرياً قبل ضريبة القيمة المضافة، أي 79.35 ريالاً معها، لمستخدم واحد وفرع واحد، وتناسب صاحب منشأة يدير موظفيه بنفسه. وباقة Core بسعر 339 ريالاً شهرياً لفرع واحد وخمسة مستخدمين، وتناسب قسماً فيه مسؤول موارد بشرية ومحاسب ومدير. ووحدة الموارد البشرية والرواتب ضمن كل الباقات الحالية. وتأكد من الأسعار في صفحة الأسعار.

والمجاني عندنا فعلاً: الشهر الأول، ومدته 30 يوماً بكل الوحدات وببياناتك وبلا بطاقة، وحاسبة مكافأة نهاية الخدمة وحاسبة اشتراكات التأمينات الاجتماعية في الموقع، وقالب مسير الرواتب بصيغة Excel. فإن كانت هذه تكفيك اليوم فاستخدمها ولا تشترك.

شؤون الموظفين في Skyline Nexus ERP

في Skyline Nexus ERP وحدة للموارد البشرية فيها: الموظفون والأقسام والمسميات الوظيفية، والحضور والورديات، والإجازات، وتقييم الأداء، والتوظيف، والتدريب. ومعها الرواتب: هياكل الرواتب وتشغيل المسير واعتماده وقسائم الرواتب، وتقارير للتأمينات الاجتماعية، وتقرير لمكافأة نهاية الخدمة. ويمكن استيراد الموظفين من ملف، وتحديد صلاحيات كل مستخدم بالأدوار، وفي النظام سجل نشاط يبين الإضافة والتعديل والحذف.

ولأن الوحدة جزء من نظام محاسبي، يُصدر ملف الأجور لنظام حماية الأجور من مسير الرواتب المعتمد، وترفعه المنشأة بنفسها على منصة مدد أو لدى بنكها. وعند تشغيل خيار الترحيل التلقائي للرواتب يصل قيد المسير إلى دفتر الأستاذ. والواجهة متاحة بالعربية والإنجليزية.

وما لا يقدمه: لا يتصل بمنصة قوى ولا بمدد ولا بأبشر ولا بمقيم ولا بالمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، فتوثيق العقود وتجديد الإقامات والسداد تجري في تلك المنصات من حساب المنشأة. وليس له تطبيق جوال. ونذكر هنا وجود الشاشات لا تفاصيل كل شاشة، فاطلب في العرض التوضيحي أن ترى ما يهمك منها، كطريقة احتساب رصيد الإجازات. وهو برنامج سحابي يعمل من المتصفح، فلا يحتاج إلى تثبيت.

ابدأ الشهر المجاني وأدخل خمسة من موظفيك وشغّل مسير شهر واحد، أو احجز عرضاً توضيحياً، أو راسلنا على واتساب بعدد موظفيك وما يأخذ وقت قسمك اليوم.