نظام مشتريات للشركات: من طلب الشراء إلى السداد

ما هو نظام المشتريات وماذا يضبط

نظام المشتريات برنامج يسجّل كل عملية شراء في الشركة من لحظة طلبها إلى لحظة سدادها: طلب الشراء، ثم أمر الشراء للمورد، ثم استلام البضاعة، ثم فاتورة المورد، ثم الدفع. وفائدته أن الشركة لا تدفع إلا ثمن ما طلبته واستلمته فعلاً وبالسعر المتفق عليه، وأن تعرف في أي يوم كم عليها لكل مورد.

والمقصود هنا مشتريات الشركات والمؤسسات من مورديها. أما نظام المنافسات والمشتريات الحكومية فموضوع آخر يخص تعاقد الجهات الحكومية، ولا تتناوله هذه الصفحة.

تحتاج المنشأة إلى نظام مشتريات حين يشتري أكثر من شخص، أو يُخزَّن ما يُشترى، أو تتعدد الفروع والموردون. أما محل يشتري صاحبه بنفسه من ثلاثة موردين فيكفيه تسجيل فواتير الشراء في برنامج المحاسبة. وتشرح هذه الصفحة الدورة كاملة، والمطابقة الثلاثية، وما تطلبه ضريبة القيمة المضافة من فاتورة المورد بحسب اللائحة التنفيذية حتى أكتوبر 2026، ثم مثالاً بالريال وقائمة متطلبات.

دورة الشراء خطوة بخطوة

لكل خطوة في الدورة مستند وصاحب. وإذا سقط مستند منها صار السؤال بعد شهر: من طلب هذا، ومن استلمه؟

وبين أمر الشراء والاستلام قد تدفع للمورد دفعة مقدمة. هذه الدفعة ليست مصروفاً ولا مخزوناً، بل رصيد مدين لك عند المورد يُخصم من فاتورته حين تصل. وإن سُجلت في غير مكانها دفعت الفاتورة كاملة مرة ثانية.

وتكلفة الصنف التي تدخل المخزون ليست ثمنه في الفاتورة وحده. فمعيار المحاسبة الدولي IAS 2 يضم إلى تكلفة الشراء الرسوم الجمركية ومصاريف النقل والمناولة حتى يصل الصنف إلى مكانه، ويطرح منها الخصومات التجارية. والنظام الذي لا يوزع الشحن والتخليص على الأصناف يعطيك هامش ربح أعلى من الحقيقة. وهذه خطوات الدورة ومستند كل خطوة:

• طلب الشراء: يكتبه القسم المحتاج، وفيه الصنف والكمية وتاريخ الحاجة. مستند داخلي لا يذهب إلى المورد.
• أمر الشراء: يصدره مسؤول المشتريات للمورد بعد الاعتماد، وفيه السعر والكمية وموعد التسليم وشرط الدفع. هو التزام الشركة أمام المورد.
• الاستلام: يسجله أمين المستودع بما وصل فعلاً، لا بما كُتب في الأمر. به يدخل الصنف المخزون.
• فاتورة المورد: يسجلها المحاسب بعد مقارنتها بالأمر والاستلام. بها ينشأ الدين للمورد وتُثبت ضريبة المدخلات.
• السداد: تنفذه الخزينة في موعد الاستحقاق، مقابل فاتورة مطابَقة ومعتمدة.
• المرتجع: ما رُفض أو أُعيد يُسجَّل بإشعار، فينقص المخزون ودين المورد وضريبة المدخلات معاً.

المطابقة الثلاثية: ما يحمي المال قبل الدفع

المطابقة الثلاثية مقارنة ثلاثة مستندات قبل الدفع: أمر الشراء، ومستند الاستلام، وفاتورة المورد. تقارن فيها الصنف والكمية والسعر. فأمر الشراء يقول ما اتفقنا عليه، والاستلام يقول ما وصل، والفاتورة تقول ما يطلبه المورد. وإذا اختلف أحدها عن الآخرَين لا يُدفع حتى يُفسَّر الفرق.

والفروق المعتادة ثلاثة: كمية مفوترة أكثر من المستلمة، وسعر في الفاتورة أعلى من الأمر، وصنف وصل غير المطلوب. وعلاجها واحد: لا تُعدَّل فاتورة المورد بالقلم، بل يُطلب منه إشعار دائن بالفرق، أو تُرفض الفاتورة وتُطلب أخرى صحيحة.

وتضع الشركات عادة هامش تسامح صغيراً للفروق التافهة، ككسور التقريب، حتى لا تتوقف الدورة عند كل هللة. والمهم أن يكون الهامش مكتوباً ومعتمداً، لا اجتهاداً من المحاسب في كل مرة.

الاعتماد وفصل المهام

القاعدة: من يطلب لا يعتمد، ومن يعتمد لا يستلم، ومن يستلم لا يدفع. أربعة أشخاص في الشركة الكبيرة، وفي الصغيرة يكفي أن يُفصل بين اثنين: من يتعامل مع المورد، ومن يدفع له.

ويُكتب جدول صلاحيات بالمبالغ: حدّ يعتمده مدير القسم، وحدّ أعلى للمدير المالي، وما فوقه للمدير العام. وأهم ما فيه منع تجزئة الطلب الواحد إلى طلبات صغيرة تمر تحت الحد. فراجع كل شهر الطلبات المتقاربة لمورد واحد في أيام متتابعة.

وملف الموردين نفسه يحتاج ضبطاً. فإضافة مورد جديد أو تغيير حسابه البنكي من أخطر العمليات، ولا يقوم بها من يسجل الفواتير أو يدفعها.

فاتورة المورد وضريبة المدخلات: ما الذي تتحقق منه

فاتورة المورد الضريبية هي المستند الذي تستند إليه ضريبة المدخلات في إقرارك. وتحدد المادة الثالثة والخمسون من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة ما يجب أن تتضمنه الفاتورة الضريبية باللغة العربية، وتوجب إصدارها في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر الذي يلي شهر التوريد.

وبحسب معيار الفاتورة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك يتكون رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة من 15 رقماً يبدأ وينتهي بالرقم 3، فالرقم الذي يخالف هذا الشكل يستحق سؤال المورد. والنسبة الأساسية للضريبة 15%، لكن بعض التوريدات خاضعة لنسبة الصفر أو معفاة، فلا تفترض 15% على كل فاتورة. أما شروط خصم ضريبة المدخلات نفسها فراجعها في اللائحة أو مع مستشارك الضريبي، ولا نفصّلها هنا.

وتُحفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها، بحسب المادة السادسة والستين من اللائحة. فالنظام الذي يرفق صورة فاتورة المورد بمستند الشراء يوفر عليك البحث في الملفات عند الفحص. وهذه البيانات التي تتحقق منها قبل التسجيل:

• تاريخ الإصدار، ورقم تسلسلي يميز الفاتورة.
• رقم التعريف الضريبي للمورد، واسمه وعنوانه، واسم منشأتك وعنوانها.
• رقم تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة إن كنت مسجلاً.
• كمية السلع وطبيعتها، أو نطاق الخدمات وطبيعتها.
• تاريخ التوريد إن اختلف عن تاريخ الإصدار.
• المبلغ الخاضع للضريبة، وسعر الوحدة غير شامل الضريبة، والخصومات.
• معدل الضريبة المطبق، ومبلغ الضريبة مبيناً بالريال.

ذمم الموردين وأعمار الديون

كل فاتورة مورد مسجلة تزيد حساب الموردين، وكل دفعة أو إشعار دائن ينقصه. ودفتر المورد يجمع ذلك لكل مورد على حدة. ومجموع أرصدة الموردين يجب أن يساوي رصيد حساب الموردين في دفتر الأستاذ، فإن لم يتساويا ففي الدفاتر فاتورة أو دفعة سُجلت خارج الدورة.

وتقرير أعمار ذمم الموردين يوزع المستحق على شرائح بحسب عمر الفاتورة: ما لم يحن موعده، ثم من 1 إلى 30 يوماً، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وما فوق 90 يوماً. به تخطط السيولة: ماذا يُدفع هذا الأسبوع، وأي مورد يحتمل التأجيل. وبه تكتشف الأرصدة المدينة عند الموردين، أي ما دفعته زيادة أو مقدماً ولم يُسوَّ بعد.

وطابق كشف حساب المورد مع دفتره عندك مرة كل ربع سنة على الأقل للموردين الكبار. ففاتورة عنده وليست عندك تعني بضاعة لم تُسجل، ودفعة عندك وليست عنده تعني تحويلاً يحتاج متابعة.

مثال: شحنة ناقصة وفاتورة كاملة

مثال: شركة توريدات في الرياض أصدرت أمر شراء لمورد مسجل في ضريبة القيمة المضافة: 100 كرتون بسعر 200 ريال للكرتون قبل الضريبة، والدفع بعد 30 يوماً من الفاتورة.

لو سُجلت الفاتورة كما وصلت ودُفعت لخسرت الشركة 1,150 ريالاً، ولظهر في المخزون خمسة كراتين غير موجودة، ولطالبت بضريبة مدخلات عن بضاعة لم تستلمها. خطأ واحد في ثلاثة أماكن، وهذه خطوات كشفه:

• أمر الشراء: 100 × 200 = 20,000 ريال + ضريبة 15% بقيمة 3,000 = 23,000 ريال.
• الاستلام: وصل 95 كرتوناً سليماً، ورُفضت 5 كراتين تالفة وأعيدت مع السائق.
• فاتورة المورد: 100 كرتون بمبلغ 20,000 + 3,000 = 23,000 ريال.
• المطابقة: المستحق عن المستلم 95 × 200 = 19,000 + ضريبة 2,850 = 21,850 ريالاً.
• الفرق: 23,000 − 21,850 = 1,150 ريالاً، أي 1,000 ثمن خمسة كراتين + 150 ضريبتها. يُطلب من المورد إشعار دائن به.
• القيد بعد الإشعار: مدين المخزون 19,000 / مدين ضريبة المدخلات 2,850 / دائن المورد 21,850. المدين 21,850 يساوي الدائن 21,850.
• السداد بعد 30 يوماً: مدين المورد 21,850 / دائن البنك 21,850، فيعود رصيد المورد صفراً.

قائمة متطلبات نظام المشتريات

اطلب من البائع أن ينفذ أمامك المثال السابق نفسه: أمر شراء، ثم استلام ناقص، ثم فاتورة كاملة، ثم إشعار، ثم سداد. وتحقق من هذه البنود:

• طلب شراء داخلي يتحول إلى أمر شراء دون إعادة كتابة.
• أمر شراء بحالات واضحة: مطلوب، ومستلم جزئياً، ومكتمل.
• استلام جزئي على أكثر من دفعة، مرتبط بأمره.
• فاتورة مورد ترتبط بأمر الشراء، ويُرى الفرق بينهما.
• مرتجع مشتريات بإشعار يعكس المخزون والضريبة ودين المورد.
• دفتر لكل مورد، وكشف حساب، وتقرير أعمار.
• صلاحيات تفصل من ينشئ الأمر عمن يسجل الاستلام وعمن يدفع، وسجل نشاط.
• ضريبة المدخلات في حساب مستقل يطابق تقرير الضريبة والإقرار.

أخطاء شائعة في المشتريات

هذه الأخطاء تتكرر في الشركات الصغيرة والمتوسطة، وكلها تنتهي بمال مدفوع بلا مقابل أو بضريبة لا سند لها:

• الشراء بالهاتف، ثم كتابة أمر الشراء بعد وصول الفاتورة ليطابقها.
• تسجيل الاستلام من الفاتورة لا من العدّ الفعلي.
• دفع دفعة مقدمة للمورد وتسجيلها مصروفاً، فلا تُخصم من فاتورته بعد ذلك.
• تسجيل الفاتورة نفسها مرتين: مرة من صورتها ومرة من أصلها.
• فاتورة بلا رقم ضريبي للمورد أو بلا مبلغ ضريبة مستقل، ومع ذلك تُسجل عليها ضريبة مدخلات.
• ترك مصاريف الشحن والتخليص خارج تكلفة الصنف، فيظهر ربحه أعلى من حقيقته.
• مورد واحد بثلاثة أسماء في ملف الموردين، فيتوزع رصيده ويضيع.

كيف تختار، وكم يكلف

اختر بحسب ما يوجعك اليوم. إن كان الوجع في المخزون فاطلب نظاماً يربط الاستلام بالمستودع والتكلفة. وإن كان في السيولة فاطلب أعمار ذمم وجدولة مدفوعات. وإن كان في الضبط فاطلب صلاحيات واعتماداً وسجل نشاط. واسأل كل بائع: هل المشتريات جزء من النظام المحاسبي أم برنامج منفصل تُنقل منه البيانات؟ وكم مستخدماً أحتاج بين المشتريات والمستودع والمحاسبة؟

والتسعير عادة باشتراك شهري بحسب عدد المستخدمين والفروع. للمرجعية: باقة Core من Skyline Nexus ERP بسعر 339 ريالاً شهرياً قبل ضريبة القيمة المضافة لفرع واحد وخمسة مستخدمين، وهي أقرب إلى شركة فيها مسؤول مشتريات وأمين مستودع ومحاسب. وباقة Solo بسعر 69 ريالاً شهرياً لمستخدم واحد وفرع واحد. والمشتريات والمخزون والمحاسبة ضمن كل الباقات الحالية، والشهر الأول مجاني: 30 يوماً بكل الوحدات وبلا بطاقة. وتأكد من الأسعار في صفحة الأسعار.

وخطط للانتقال قبل التوقيع: استورد ملف الموردين بعد تنظيفه من المكرر، وأدخل لكل مورد رصيده في تاريخ البدء، وسجّل أوامر الشراء المفتوحة التي لم تُستلم بعد. وابدأ الدورة الجديدة من أول الشهر، ولا تُعد إدخال فواتير السنة الماضية.

المشتريات في Skyline Nexus ERP

في قائمة المشتريات في Skyline Nexus ERP: طلب الشراء، وأمر الشراء، وقائمة المشتريات، ومرتجع المشتريات وإشعار المدين. طلب الشراء يحدد الفئة أو العلامة التجارية والفرع وتاريخ الحاجة، ثم يُسحب إلى أمر الشراء. وأمر الشراء فيه المورد وتاريخ الطلب وتاريخ التسليم وشرط الدفع والضريبة والمرفقات، وحالاته: مطلوب، وجزئي، ومكتمل. وطلب الشراء وأمر الشراء يُفعَّلان من الإعدادات.

ومستند الشراء هو مستند الاستلام: يرتبط بأمر شراء أو أكثر، وحالته مطلوب أو معلق أو مستلم أو جزئي. وبعد أن يصير مستلماً يظهر إجراء الدفع للمورد. وعند تفعيل الترحيل التلقائي تُرحَّل المشتريات ومرتجعاتها ومدفوعات الموردين إلى دفتر الأستاذ، وضريبتها إلى حساب ضريبة المدخلات، ويُعبَّأ نموذج الإقرار الضريبي من المستندات نفسها. وللموردين دفتر مورد وتقرير ذمم دائنة وتقرير أعمار بالشرائح المذكورة أعلاه.

وما لا ندّعيه: مطابقة ثلاثية آلية توقف السداد عند الفرق، ودورة اعتماد لأمر الشراء بحسب المبلغ، وتوزيع آلي لمصاريف الشحن على تكلفة الأصناف، وبوابة يدخل منها الموردون. فالمطابقة مراجعة يجريها المحاسب بين الأمر والاستلام والفاتورة، والضبط يكون بالصلاحيات. وتنبيه عملي: شاشة الشراء تقبل تسجيل دفعة على مستند لم يُستلم بعد، فاجعل الطلبات المسبقة في أوامر الشراء، ولا تدفع إلا على مستند مستلم. وتحويلات المخزون بين الفروع لا تُرحَّل بنفسها إلى دفتر الأستاذ.

ابدأ الشهر المجاني ونفّذ دورة شراء واحدة من موردك الفعلي، من الأمر إلى السداد، أو احجز عرضاً توضيحياً، أو راسلنا على واتساب بعدد فروعك ومستخدميك.